As vantagens de uma ferramenta BPM são bastante perceptíveis quando o objetivo é melhorar a gestão de uma empresa, a fim de torná-la mais moderna e competitiva no mercado por meio do emprego de tecnologias de automação de processos.
De acordo com uma pesquisa publicada pela UNESP, a qualidade da gestão de processos é cada vez mais requisitada no cotidiano das empresas brasileiras, principalmente por gestores e líderes que buscam aumentar a eficiência nas atividades.
Ao longo deste conteúdo, vamos falar sobre:
- o que é BPM;
- para que serve uma ferramenta BPM e suas vantagens;
- como implementar uma ferramenta BPM dentro da rotina operacional.
Se esse assunto te interessa, acompanhe a leitura.
O que é BPM?
BPM significa “Business Process Management” ou, em português, gestão de processos de negócios, e refere-se a uma disciplina gerencial ou método de gestão cuja finalidade é melhorar os processos envolvidos na execução de projetos.
O conceito de BPM também diz respeito às ferramentas de gestão e produtividade ao levar em consideração que os processos envolvem diferentes etapas, como:
- automação;
- otimização;
- modelagem;
- aperfeiçoamento;
- mensuração.
Esses procedimentos demandam tempo, investimento, qualidade, custo, recursos operacionais e humanos e planejamento. De modo geral, é um software BPM que atende todas essas necessidades. O objetivo é sempre descomplicar e não criar processos burocráticos.
Para quem deseja se aprofundar no conceito, o livro “BPM para todos: uma visão geral abrangente, objetiva e esclarecedora sobre gerenciamento de processos de negócios”, publicado por Gart Capote de Britto está disponível gratuitamente na internet.
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Para que serve uma ferramenta BPM?
Uma ferramenta BPM serve para gerenciar melhor um negócio, com base em cinco etapas: identificação de processos, modelagem, análise, implementação de ferramentas e monitoramento da rotina operacional do negócio.
Existe mais de uma ferramenta BPM disponível no mercado, mas, de modo geral, esse recurso é bastante utilizado para organizar o fluxo de processos centrais dentro da empresa como a documentação das informações.
Em resumo, se você deseja incorporar boas práticas de gestão na sua empresa, essa é uma das vantagens de uma ferramenta BPM. Quer saber quais são as outras? Confira o tópico a seguir!
Quais são as vantagens de uma ferramenta BPM?
As principais vantagens de uma ferramenta BPM para uma empresa são:
- permite o desenho de fluxos de forma dinâmica;
- padronização de processos;
- aumento da produtividade;
- alinhamento estratégico;
- ganho de agilidade.
Entenda melhor.
- Desenho de fluxos de forma dinâmica
Os modelos de processos BPM são programas que servem para desenhar os fluxos de trabalho de forma dinâmica e didática. Se os processos estão nítidos, melhor o cenário para compor os fluxos e compartilhá-los com todos os colaboradores.
- Padronização de processos
Os processos padronizados têm como base as regras definidas pelo negócio e não se pautam de acordo com critérios individuais de cada participante. Essa lógica garante a execução de boas práticas, e a empresa tem mais chances de crescer, pois a qualidade das tarefas é um denominador comum.
- Aumento da produtividade
Ao padronizar os processos, os gestores obtêm melhor aproveitamento dos recursos por meio de ganhos de produtividade. É comum haver menos retrabalho na equipe já que ferramentas de automação são excelentes quando o objetivo é detectar falhas.
- Alinhamento estratégico
Os processos de trabalho precisam ser coerentes com a estratégia do negócio. Além disso, a medição e a análise de indicadores de desempenho reforçam este alinhamento. Neste cenário, a função de monitoramento da uma ferramenta BPM é muito bem-vinda para que as falhas sejam corrigidas de modo constante.
- Agilidade
A automação de processos aumenta a agilidade na execução de tarefas, já que os recursos humanos são melhor aproveitados e as ferramentas de trabalho acabam com a burocracia da rotina. Existem decisões simples tomadas por ferramentas configuradas conforme as metas da empresa. Com a ferramenta BPM, o registro e o rastreio desses processos torna-se viável.
De modo geral, essas vantagens de uma ferramenta BPM:
- proporcionam melhorias no desempenho na rotina operacional de uma empresa, enquanto elevam a produtividade e a qualidade da gestão do tempo;
- promovem integração de estratégias inteligentes aos objetivos de uma empresa, o que ajuda atingi-los com mais facilidade;
- trazem clareza na visão organizacional da empresa em curto, médio e longo prazo.
Agora que você sabe o que é BPM, para que serve e quais os benefícios para os negócios, veja o que você precisa fazer para implementar a ferramenta na sua empresa.
Como implementar uma ferramenta BPM?
Se as vantagens de uma ferramenta BPM são compatíveis com as suas expectativas para uma empresa mais estratégica, atente-se às dicas de como implementar essa mudança:
- agende uma demonstração de software BPM antes de investir na ferramenta e, desse modo, você saberá se o recurso atende sua necessidade ou não;
- se possível, faça parceria com uma empresa que oferece suporte para as etapas de implementação da ferramenta BPM;
- mapeie os processos de trabalho que precisam ser otimizados;
- invista em ferramentas de modelagem de processos para identificar as falhas e os pontos de melhoria na operação;
- faça uma segunda versão dos fluxos e processos de trabalho e dê início à implementação;
- lembre-se de monitorar as mudanças para ajustar o que for necessário e atingir o que deseja.
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