Assim como uma máquina, cujas engrenagens se complementam e funcionam em harmonia para movimentar todo o conjunto, uma empresa trabalha melhor e obtém resultados mais lucrativos se todos os setores e áreas operarem em sincronia. Esta, inclusive, é uma das principais vantagens de aplicar a gestão por processos nas companhias.
Aliás, a busca dos gestores por benefícios, como reduzir custos e aumentar a produtividade, é um dos principais fatores por trás do aumento no mercado de gerenciamento.
Prova disso são os US$14,96 bilhões investidos em BPM atualmente — e a previsão de crescimento de 11,83% até 2029, de acordo com um relatório da Mordor Intelligence.
Neste novo modelo de aplicação de negócios, a gestão propõe uma visão orientada pelos processos, e não pela hierarquia. Dessa forma, todas as etapas têm sua importância equiparadas e trabalham em conjunto para a conquista dos objetivos de negócio.
Para entender mais sobre as vantagens de aplicar a gestão por processos, continue neste artigo. Falamos sobre:
- o que é a gestão por processos;
- como colocá-la em prática;
- quais as melhores ferramentas para aplicar;
- como a Lecom te ajuda a orientar sua gestão pelos processos.
Boa leitura!
O que é gestão por processos?
Gestão por processos é a interação conjunta entre todas as áreas da empresa. Este conceito determina que todos os setores de uma organização precisam funcionar em harmonia para prosperar. Na gestão por processos, toda a estrutura organizacional é vista de forma equiparada, sem uma cadeia hierárquica de importância entre as etapas.
Gerenciar por processos é orientar, monitorar e ajustar os procedimentos baseados em eventos, gatilhos e indicadores de performance. Assim, é possível mantê-los alinhados com objetivos, práticas e estratégia da organização. Ao focar nos processos, em vez do conhecimento tácito dos funcionários, pode-se construir uma metodologia que possibilita resultados melhores.
Quando uma companhia se compromete com o gerenciamento por processos, não apenas define seus procedimentos centrais, mas também mede os insumos e os resultados das tarefas. A organização é disciplinada em seu uso contínuo e consistente de dados para determinar como e quando é preciso fazer mudanças.
Uma das principais vantagens de aplicar a gestão por processos é a flexibilização da organização, independente de porte ou ramo de atuação.
Essa metodologia permite uma análise profunda e a execução de mudanças com base no que os dados indicam, em vez de confiar em incidentes isolados.
Vantagens de aplicar a gestão por processos
Tão importante quanto entender o que é gestão por processos, é conhecer seus benefícios. Confira abaixo os 4 principais.
- Melhora na eficiência e redução de custos
Ao identificar e mapear os processos para orientar a gestão, é possível ao gestor identificar ineficiências, redundâncias e falhas que, além de minar a eficiência operacional, geram custos significativos.
- Mais transparência e controle
Outra das vantagens de aplicar a gestão por processos é a melhoria no controle e o aumento da transparência na execução e análise das atividades. Com a metodologia, você enxerga claramente a etapa em que o procedimento se encontra, quem é responsável por cada ação e quais os próximos passos da cadeia produtiva.
- Aumento da qualidade e consistência
Orientar a gestão por processos permite a padronização das atividades. Esta vantagem, somada à eliminação de erros, aumenta significativamente a qualidade das entregas e permite resultados positivos, consistentes e satisfatórios para os clientes.
- Facilitação da melhoria contínua
A abordagem por processos permite uma avaliação sistemática das atividades — um dos principais aspectos da melhoria contínua. Dessa forma, os gestores conseguem inovar e se adaptar às necessidades de mercado para manter a companhia competitiva.
Como colocar a gestão por processos em prática
Para colocar a gestão por processos em prática, siga a lógica da divisão organizacional por funções e atividades, não por setores. Na visão por processos, forma-se comitês com integrantes de vários departamentos diferentes, ou seja, uma gestão horizontal. Para isso, é preciso seguir as seguintes etapas:
- planejamento estratégico: liste todos os processos relevantes para a organização e exclua aqueles que não agregam valor. Dessa forma, facilita a criação do mapeamento e aumenta a facilidade com que os colaboradores enxergam cada etapa das atividades;
- modelagem: utilize um modelo de mapeamento de processos para ilustrar todo o caminho da demanda, desde o seu recebimento, até a entrega final. Para tanto, crie fluxogramas com cores, formas e linhas que indiquem os próximos passos e pessoas envolvidas em cada etapa;
- análise e testes: escolha um único processo para testar as definições do passo anterior. Dessa forma, você verifica a existência de falhas ou inconsistências antes da implementação da gestão nos processos oficialmente;
- execução: detectados e eliminados os pontos fracos, é hora de executar o planejamento. Aqui, é importante você acompanhar as atividades de perto para cuidar de eventuais problemas que o time não tenha detectado anteriormente;
- monitoramento: para evitar que os processos fiquem ultrapassados, é preciso monitorá-los constantemente. Isso, além de evitar obsolescências, também permite a execução de melhorias e atualizações sempre que necessário.
É importante lembrar que esse ciclo é vivo e precisa estar em constante mudança. Trata-se de um aspecto que sofre interferências internas e externas o tempo todo, como inovações no mercado, comportamento do consumidor, novas regulamentações ou mudanças de objetivos de negócio.
Ferramentas para aplicar a gestão por processos na empresa
Ao utilizar ferramentas para aplicar a gestão por processos, é possível automatizar as tarefas e tornar toda a cadeia produtiva mais eficiente, livre de erros e lucrativa.
Dessa forma, pode-se realocar recursos e força de trabalho humana em setores mais estratégicos a fim de conquistar as vantagens de aplicar a gestão por processos.
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