A busca pelas vantagens da gestão de processos é um dos maiores motivos por trás do aumento de investimento realizado no setor de BPM (Business Process Management, gestão de processos de negócios). E não sem motivos, afinal, esta metodologia transforma cada vez mais empresas ao redor do mundo.
Segundo um relatório do Mordor Intelligence, o setor, avaliado em US$14,96 bilhões em 2024, deve crescer outros 11,83% até 2029 e chegar aos US$ 26,17 bilhões investidos. Na pesquisa, as principais razões desse aumento são as facilidades obtidas pela automação de processos, redução de custos e aumento significativo na eficiência operacional.
Porém, é importante ressaltar que a conquista desses benefícios tem relação direta com a implementação correta do gerenciamento das atividades. Portanto, continue a leitura para entender:
- o conceito e características da gestão de processos;
- como aplicar a gestão de processos no negócio.
Vamos lá?!
Qual o conceito de gestão de processos?
Segundo o glossário do Gartner, gestão de processos é uma disciplina que utiliza vários métodos para descobrir, modelar, analisar, mensurar, melhorar e otimizar atividades que compõem um fluxo de trabalho. Ou seja, é um conjunto de soluções baseadas em tecnologias que, quando combinadas, auxiliam a eficiência e produtividade geral de uma companhia.
O principal objetivo ao adotar esta metodologia é desfrutar das vantagens da gestão de processos, como:
- melhora na eficácia;
- redução de custos;
- otimização do tempo de execução das tarefas;
- aumento na satisfação dos clientes;
- mais facilidade na tomada de decisões;
- dados mais assertivos e atualizados.
Para tanto, as empresas utilizam a automação de processos, inteligência artificial e ferramentas específicas para tornar as atividades mais eficientes e estratégicas.
Quais as principais características da gestão de processos?
Entendido o conceito de gestão de processos, é igualmente importante compreender suas principais características. As principais são:
- foco em resultados: busca a obtenção de resultados claros e mensuráveis, como a redução de custos operacionais ou aumento na produção;
- visão sistêmica: envolve a compreensão de como diferentes atividades estão interligadas e são otimizáveis;
- padronização: cria fluxos claros sobre a exata forma de realização dos procedimentos para evitar erros;
- melhoria contínua: busca a revisão e atualização constante dos mecanismos e metodologias utilizadas;
- experiência do cliente: leva em consideração o que o consumidor busca para garantir o máximo de satisfação nas entregas;
- controle e monitoramento: monitora-se constantemente os resultados por meio das métricas de desempenho para garantir a qualidade;
- responsabilidade e transparência: cada processo tem um responsável e os fluxos são bem detalhados para garantir a compreensão;
- uso da tecnologia: a automação e uso de tecnologias são as forças motrizes e as maiores vantagens da gestão de processos;
- flexibilidade: pode-se atualizar o funcionamento dos fluxos sempre que necessário para garantir mais qualidade nas entregas conforme os objetivos.
O alinhamento entre estas características leva à possibilidade de desfrutar de inúmeras vantagens da gestão de processos, que vão desde a melhora no dia a dia de trabalho, até um aumento significativo na receita da companhia. Confira, abaixo, alguns exemplos desses benefícios.
As 5 maiores vantagens da gestão de processos
A aplicação da gestão de negócios oferece uma vastidão de benefícios estratégicos para as empresas. Abaixo, reunimos os 5 principais.
- Aumento da eficiência operacional
Por meio do mapeamento dos processos, é possível otimizar as etapas, eliminar atividades que não agregam valor e tornar toda a cadeia produtiva muito mais eficiente. Ao eliminar redundâncias, diminui-se o tempo utilizado para a realização do que de fato é essencial, o que resulta em entregas mais rápidas.
- Melhoria na qualidade
Também é possível melhorar exponencialmente a qualidade do seu produto ou serviço por meio da gestão de processos. Afinal, ao identificar erros e ineficiências, você garante resultados adequados aos padrões pré-definidos pela liderança ou pelos times responsáveis.
- Agilidade e flexibilidade
Processos mais curtos e otimizados levam menos tempo para execução — e são mais facilmente adaptáveis. Ao reduzir a quantidade de procedimentos ineficientes ou que não agregam valor, toda a operação fica mais ágil e, sempre que necessário, é possível remodelá-la para aumentar a eficiência.
- Tomada de decisões baseada em dados
Uma das maiores vantagens da gestão de processos é o uso de dados seguros, coletados em tempo real e frequentemente atualizados para amparar decisões. Desta forma, você garante que todas as escolhas importantes para a companhia consideram informações importantes sobre os objetivos internos e questões de mercado relevantes.
- Melhoria contínua
Buscar a melhoria contínua significa manter os fluxos de trabalho atualizados para evitar obsolescências, perdas de informações ou prejuízos. Por meio da gestão de processos, você garante que seus sistemas estejam sempre em dia e não corre o risco de perder tempo, dinheiro ou recursos por não acompanhar o mercado.
Como aplicar a gestão de processos?
A melhor forma de garantir as vantagens da gestão de processos é se certificar de que a implementação desta metodologia seja eficaz. Isto é, na hora de aplicá-la, você deve considerar alguns aspectos e etapas indispensáveis:
- modelagem dos processos: modele todas as atividades que compõem seu fluxo de trabalho. Neste momento, aproveite para eliminar as etapas redundantes ou que não agregam valor às operações;
- implementação de melhorias: uma vez limitados os processos, identifique o que pode melhorar, atualizar e otimizar por meio de novas tecnologias, como a automação;
- monitoramento e controle: acompanhe de perto todo o desempenho dos processos. Estude os resultados e utilize ferramentas específicas para coletar dados importantes sobre as etapas e entregas;
- tecnologia e atualização: busque formas de atualizar seus sistemas e softwares para evitar prejuízos e obsolências ou contratar plataformas tecnológicas que façam integração com sistemas legados, otimizando os processos;
- treinamento e mudança de cultura: treine os colaboradores para que todos saibam manusear as soluções, resolver problemas e encontrar soluções que melhorem continuamente o desenvolvimento dos resultados.
- Automação de processos: após a implantação e o uso contínuo, é possível identificar oportunidades de automação, resultando em economia de tempo e recursos, além de aumentar a produtividade do negócio.
Veja também: Como fazer automação de processos? 5 passos para te ajudar!
Mas atenção: estas são apenas etapas básicas, de forma resumida, para considerar. Se você deseja saber de forma mais aprofundada como aplicar a gestão de processos, ter uma parceria especializada é uma excelente forma de garantir segurança e qualidade na hora de aderir à transformação digital.
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