Organizar processos não facilita apenas o trabalho da sua empresa, mas faz com que você obtenha um nível de produtividade equivalente ao do mercado internacional. De acordo com o relatório Business Process Management — Global Market Outlook estima-se que o mercado de BPM cresça 15,5% anualmente e alcance US$ 26,76 bilhões em 2026. Então, será que ainda há dúvidas de que vale a pena investir em um BPMS?
Ter uma plataforma para gerenciar seu negócio é mais simples do que parece. Neste texto, você vai descobrir o que considerar antes de investir em um BPMS e como escolher o seu sistema. Confira!
O que é um BPMS?
Business Process Management Suite/System (BPMS) é um sistema digital para gerenciar processos corporativos. A ferramenta implementa e automatiza práticas Business Process Management (BPM), que padronizam e otimizam os procedimentos internos por meio de análise, monitoramento e controle de dados.
Em resumo, é como se o BPM fosse a teoria, e o BPMS, a prática.
A modelagem de processos facilita o entendimento de cada atividade por todos os envolvidos no processo. Assim, cada equipe compreende como funcionam as atividades de setores distintos, de forma a entender o processo de ponta a ponta.
Agora que você entende o que é um BPMS, é o momento de analisar se essa tecnologia faz sentido na realidade da sua empresa.
Vale a pena investir em um BPMS?
Sim! São diversas as vantagens que um BPMS proporciona:
- Otimização de processos;
- Transparência e controle;
- Melhoria na tomada de decisões;
- Conformidade e segurança.
Um sistema desse tipo é inteligente, ou seja, faz a autogestão, sem a necessidade de controle humano direto. Contudo, gestores e colaboradores podem verificar informações essenciais para seu trabalho, acompanhar dados, monitorar, e muito mais.
Entenda, com mais detalhes, por que vale a pena investir em um BPMS.
Otimização de processos
Por se tornar responsável pelas tarefas repetitivas e burocráticas de uma empresa, o BPMS evita erros, como problemas de digitação ou com dados. Além disso, traz informações sempre atuais e produz relatórios precisos com gráficos fáceis de entender.
Transparência e controle
O BPMS é uma ferramenta inteligente de gestão, que centraliza dados e processos de uma empresa e traz uma visão de fácil entendimento sobre cada uma dessas informações. Dessa forma, o gestor pode ver, por exemplo:
- como cada atividade é executada;
- os resultados de uma estratégia ou projeto;
- o retorno sobre investimento em uma campanha;
- o estoque disponível em diferentes lojas;
- o processo logístico de seus produtos;
- custos, despesas e receitas de cada setor.
Dessa forma, todas as atividades são transparentes, pois não há como manipular os dados.
Melhoria na tomada de decisões
Vale a pena investir em um BPMS para ter sempre dados atualizados nos seus relatórios.
Ao implementá-lo, a empresa trabalha com documentos extremamente precisos, pois o sistema atualiza informações, métricas e porcentagens em tempo real. Na tomada de decisões, os gestores se baseiam em dados reais, que permitem estimativas mais precisas.
Conformidade e segurança
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe uma série de normas que uma instituição precisa cumprir para mostrar seu compromisso com a segurança das informações de seus clientes, colaboradores e stakeholders.
O BPMS facilita esse cumprimento. Além de centralizar os dados, o sistema permite avaliar com mais precisão se a empresa cumpre a lei.
Essa conformidade, claro, não se limita à LGPD. Com a ferramenta, você consegue verificar se alvarás, certificados e outras exigências legais que uma companhia necessita para seu funcionamento estão em dia.
Como visto, são inúmeras as vantagens de um BPMS para seu negócio. Contudo, é preciso ter critério antes de adquirir um sistema.
O que considerar antes de investir em um BPMS?
Antes de adquirir uma ferramenta do tipo, você deve avaliar:
- necessidades da empresa: quais processos você deseja otimizar com o BPMS? Seu negócio trabalha com muitas atividades burocráticas e repetitivas? Seus colaboradores perdem muito tempo com tarefas passíveis de digitalização?
- orçamento disponível: o sistema deve estar de acordo com o orçamento da empresa. Contudo, não pense apenas no preço — é essencial considerar a qualidade em longo prazo.
- compatibilidade com sistemas atuais: invista em um sistema que consiga integrar e otimizar as ferramentas já utilizadas pelo seu negócio.
- escalabilidade: um bom BPMS consegue acompanhar o crescimento e as mudanças da empresa. Dessa forma, a ferramenta deve ser escalável, ou seja, ter a capacidade de se expandir e de agregar outras tecnologias e funções.
Se você entendeu o que considerar antes de investir em um BPMS, é hora de escolher o sistema ideal para seu negócio.
Como escolher um BPMS?
Quando estiver preparado para escolher uma ferramenta de BPM, avalie as seguintes características:
- Avalie funcionalidades essenciais
- Verifique suporte e manutenção oferecidos
- Considere a usabilidade do sistema
- Opte por soluções que permitem personalização
Esses passos são essenciais, pois possibilitam que o sistema seja útil tanto para gestores quanto para setores operacionais.
Entenda melhor como escolher um BPMS.
1. Avalie funções essenciais
Antes de escolher um BPMS, verifique se o sistema conta com estes componentes imprescindíveis:
- ferramenta de modelagem de processos;
- gerenciador de regras;
- controle de versão de processos maduros;
- motor de automação;
- gerenciador de formulários;
- possibilidade de determinar responsáveis para cada tarefa ou etapa;
- integração de sistemas
- monitoramento de indicadores de desempenho.
1.Verifique suporte e manutenção oferecidos
Uma das grandes vantagens de trabalhar com o software as a service (SaaS), como o BPMS é ter seu sistema de gestão frequentemente atualizado e com uma equipe de suporte e manutenção de fácil acesso.
Quando você opta por um sistema de gestão, seleciona também profissionais capacitados e que oferecem auxílio sempre que necessário. Na hora de escolher um BPMS, verifique quais os horários de atendimento e as ferramentas necessárias para entrar em contato com a equipe de suporte.
2. Considere a usabilidade do sistema
Um bom BPMS é seguro, mas não complicado de usar. O sistema deve privilegiar a experiência do usuário, ou seja, ser intuitivo e proporcionar um bom uso a todos que tenham acesso.
Observe se a ferramenta é fácil de usar e se o usuário consegue o que necessita por meio de poucos cliques. Além disso, avalie se a ferramenta é escalável, o que a permite se atualizar com frequência, agregar novas funções e crescer com seu negócio.
3. Opte por soluções que permitam personalização
Por mais que duas empresas de um mesmo segmento tenham setores e processos semelhantes, ambas não atuam da mesma forma. Portanto, trabalhe com um BPMS que permite personalização, ou seja, inserir ferramentas que fazem sentido para a realidade do seu negócio.
Como visto, vale — e muito — a pena investir em um BPMS. O sistema conta com diversas funções que otimizam a rotina, centralizam dados e permitem uma visão mais estratégica do negócio. Contudo, o SaaS não é uma simples compra, e sim uma parceria de longo prazo.
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