Explorar as tendências da automação de processos é uma forma que os gestores encontraram para manter a atualização dos sistemas e soluções da empresa. Por meio deste conhecimento, é possível implementar mudanças estratégicas e colher resultados muito mais expressivos, tanto em produtividade quanto em receita.
Deste interesse, vem um aumento significativo nos investimentos realizados no mercado de automação. Segundo o relatório da Mordor Intelligence, espera-se que o setor alcance os US$ 145,65 bilhões até 2029 — um crescimento de 5,82% com relação ao valor de 2024.
Para os gestores, os principais motivos que justificam o aporte financeiro nesta área são a busca pelas vantagens da automação de processos e as melhorias para a organização geral da companhia.
Para saber mais sobre o tema, entender o que é a automação de processos e dar o primeiro passo para a transformação digital, continue a leitura. Neste material, falamos mais sobre:
- quais as principais tendências da automação de processos;
- os impactos da automação de processos nos negócios;
- quais as tecnologias empregadas;
- os principais tipos de automação de processos;
- como implementar a automação de processos com eficácia.
O que é a automação de processos?
Automação de processos é o nome dado à aplicação de tecnologias para tornar autônoma a realização de tarefas que compõem um fluxo de trabalho. Seu principal objetivo é reduzir o tempo de execução e eliminar ou diminuir a necessidade de força de trabalho humana para que os resultados sejam mais eficientes e satisfatórios.
Para cada abordagem, existe uma vastidão de benefícios atrelados, que variam de acordo com o escopo adotado pelas companhias.
A seguir, falamos mais sobre as vantagens da automação de processos.
Vantagens da automação de processos
As tecnologias de automação de processos garantem benefícios estratégicos, tanto para a produtividade quanto para os lucros de um negócio. Ao optar por esta metodologia, você passa a desfrutar das vantagens abaixo.
- Aumento da eficiência
Automatizar processos elimina etapas redundantes, repetitivas e que consomem muito tempo e recursos para serem cumpridas e impactam diretamente a eficiência operacional. Ao excluir ou otimizar o que não funciona, todo fluxo torna-se mais funcional e lucrativo.
- Redução de erros
Uma das principais tendências da automação de processos é a redução de erros e falhas, especialmente relacionados à ação humana. Por meio de tecnologias específicas, você cria regras claras, baseadas em dados, para eliminar as possibilidades de prejuízos.
- Redução de custos
A redução do número de processos, diminuição de falhas e realocação de recursos impacta diretamente nos custos envolvidos na produção. Desta forma, é possível economizar dinheiro enquanto melhora seus fluxos de trabalho.
- Aumento na qualidade
A automação garante que os produtos ou serviços sigam sempre as mesmas regras para execução das atividades e alcancem o mesmo nível de qualidade. Com menos risco de variabilidade, os resultados são mais previsíveis e positivos.
- Liberação de tempo para atividades mais estratégicas
Ao automatizar tarefas manuais e burocráticas, você pode realocar os times de forma mais estratégica, em setores onde a capacidade crítica e criatividade são mais importantes. Assim, agrega-se mais valor à operação e reduz-se o risco de ocorrências negativas.
- Escalabilidade
As tecnologias da automação de processos são altamente escaláveis, ou seja, permitem a otimização de novas atividades no futuro, para a realização de mais tarefas conforme o crescimento da empresa.
- Monitoramento e controle aprimorados
Sistemas automatizados oferecem mais visibilidade sobre os dados das operações e controle sobre a realização das tarefas. Desta forma, você pode acessar relatórios completos sobre as informações do seu negócio para realizar mudanças e atualizações assertivas sempre que necessário.
- Funcionários mais satisfeitos
A realização de tarefas monótonas e repetitivas causa desgaste e insatisfação nos funcionários. Ao optar pela automação de processos, é possível realocá-los em setores mais dinâmicos e garantir um time mais disposto a cumprir com seus escopos.
- Melhoria na tomada de decisões
O acesso a dados seguros e constantemente atualizados garante que você tome decisões mais assertivas. Por meio das tecnologias empregadas na automação de processos, você tem acesso a informações muito mais completas e com menos chances de erros.
- Cumprimento com as normas e legislações
A padronização das etapas leva em consideração as normas e legislações vigentes e garante que todos os seus processos estejam dentro da legalidade e de acordo com as regras internas da organização.
Estas são apenas algumas das vantagens da automação de processos. Porém, vale ressaltar que sua aplicação tem impactos que vão muito além.
Quais os impactos da automação de processos nos negócios?
Aplicar as tendências da automação de processos nos negócios impacta positivamente diversos aspectos da companhia: organização, produtividade, desempenho, eficiência e lucros são apenas alguns dos campos que esta metodologia atinge. Veja algumas áreas:
- aumento na produtividade;
- transformação do perfil de trabalho;
- agilidade e flexibilidade;
- diminuição do tempo de execução das atividades;
- aumento na qualidade dos produtos ou serviços;
- melhoria na experiência do cliente;
- redução do tempo de inatividade;
- inovação e competitividade;
- sustentabilidade.
Contudo, durante a implementação da automação, existe a possibilidade de encontrar alguns desafios. Não são impedimentos, nem prejuízos, mas cuidados que você deve observar para que todo o processo seja, de fato, um divisor de águas na rotina empresarial. Entenda melhor a seguir.
Possíveis desafios na automação de processos
Ao adotar as tendências da automação de processos, é importante saber que existem alguns pontos desafiadores que devem ser levados em consideração.
- Adaptação da cultura organizacional
A implementação da automação exige uma mudança cultural em toda a companhia. Portanto, é preciso adaptar os funcionários, treiná-los e garantir que eles compreendam que a nova metodologia não é uma substituta, mas sim um reforço para a eficiência operacional.
- Risco de dependência tecnológica
Uma das possíveis dificuldades da automação de processos é a dependência excessiva da tecnologia. É importante cuidar para que, caso os sistemas falhem, não haja interrupção das atividades e prejuízos.
- Impactos na criatividade
A automação de processos atua com base em regras definidas pela gestão, o que limita o desenvolvimento de processos criativos ou inovadores nos campos automatizados. Justamente por esta razão, a recomendação é que a metodologia seja aplicada a atividades burocráticas, repetitivas, que não exijam a criação ou exercício da criatividade.
Tecnologias de automação de processos: quais são mais utilizadas?
A automação de processos envolve uma ampla variedade de tecnologias que atuam em diferentes níveis de complexidade para garantir a eficiência das execuções. Confira alguns exemplos a seguir.
- Automação de processos robóticos (RPA)
O RPA, robotic process automation, utiliza softwares para automatizar tarefas baseadas em regras, como preenchimento de formulários, processamento de dados e execução de cálculos.
Esses sistemas imitam as ações humanas e, graças às transformações obtidas, o setor recebeu um total de US$ 7,40 bilhões em investimentos em 2024, segundo pesquisa do Market Research Future.
- Machine Learning (aprendizado de máquina)
O machine learning permite que os sistemas aprendam conforme absorvem dados do desenvolvimento das tarefas. Para tal finalidade, os softwares coletam informações e fazem previsões e melhorias sem ação humana. Seu uso é frequente em atividades como prognóstico de demandas, manutenção preditiva e análise de dados.
- Inteligência artificial (IA)
A IA na automação de processos promove melhorias significativas na execução de tarefas complexas, como reconhecimento de padrões, processamento de linguagem natural e machine learning.
Conforme o relatório do Bain & Company, em parceria com a UiPath, as empresas que adotaram o uso da inteligência artificial identificaram um crescimento de 85% na eficiência e produtividade e 35% de redução de custos.
- Sistemas de gestão empresarial (ERP)
ERP, enterprise resource planning, são plataformas que integram processos de negócios, como finanças, vendas, logística e RH, em um único sistema, para unificar as atividades e torná-las correlacionadas. Desta forma, a otimização realizada em um setor é aproveitada nos demais, e a eficiência percebida em uma área estende-se às outras.
- Gestão de processos de negócios (BPM)
O BPM, business process management, é uma metodologia criada para organizar e gerenciar todas as informações sobre os fluxos de trabalho. Por meio das ferramentas específicas de gestão, pode-se identificar, mapear, gerenciar, automatizar e otimizar as tarefas de forma assertiva e segura.
- Computação em nuvem
A computação em nuvem permite o escalonamento e flexibilidade da automação, uma vez que a automatização dos recursos de TI acontece sob demanda. Desta forma, as empresas tornam autônomos processos como gerenciamento de dados, backups e criação de ambientes digitais para trabalho remoto.
- Chatbots e atendimentos virtuais
A automação voltada ao atendimento do cliente envolve o uso de IA, machine learning e NLP (Natural Processing Language, processamento de linguagem natural) para interagir com os usuários da forma mais natural e coesa possível. Desta forma, pode-se oferecer atendimento mais rápido e assertivo para dúvidas, por exemplo, sem pausa e sem sobrecarregar o time.
Quais os principais tipos de automação de processos?
A esta altura, você provavelmente já se convenceu dos benefícios que as tendências da automação de processos oferecem, não é? Porém, para conquistar essas vantagens, você deve observar e entender as suas necessidades e a aplicação de cada solução.
Por este motivo, saber quais os principais tipos de automação de processos é essencial. Conheça alguns a seguir:
- automações robóticas, que consistem no uso de bots para realização de tarefas simples e repetitivas, como preenchimento de formulários, geração de relatórios ou processamento de dados;
- automação industrial, utilizada em ambientes de manufatura, em que máquinas operam de maneira automática na realização de tarefas como montagem de peças, embalamento de produtos ou inspeção;
- automação de processos de negócios, que compõe fluxos de trabalho mais complexos para auxiliar no desenvolvimento de operações do setor financeiro, de recursos humanos ou atendimento ao cliente;
- automação de TI (tecnologia da informação), criada para automatizar etapas como criação e recuperação de backups, atualização de sistemas, monitoramento de rede e gerenciamento de servidores.
Lembre-se: há relação direta entre a eficiência das soluções e a forma como você as emprega. Portanto, é imprescindível compreender como implementar a automação de processos antes de iniciar qualquer mudança na estrutura do seu negócio.
Como implementar a automação de processos em 9 passos?
Saber como implementar a automação de processos é indispensável para garantir o funcionamento da metodologia e a obtenção dos resultados. Para tanto, é importante conhecer profundamente seus processos e estudá-los com cuidado para identificar pontos de melhorias e o que funciona ou não.
Em linhas gerais, a implementação deve seguir 9 passos:
- identificação dos processos a ser automatizados;
- definição de objetivos claros e alcançáveis;
- escolha das ferramentas e sistemas adequados;
- modelagem do novo fluxo de trabalho;
- configuração da automação, suas regras e gatilhos;
- testes;
- treinamento e capacitação dos times;
- monitoramento e ajuste;
- melhoria contínua;
- escalonamento para outros processos.
Ao seguir este passo a passo, as chances de erros ou falhas na implementação são mínimas. Porém, para adicionar uma camada extra de segurança e confiabilidade na hora de adotar a gestão e automação de processos, é indispensável a presença de uma plataforma confiável, de resultados comprovados e experiência garantida.
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- coletar e analisar dados importantes para o escalonamento das atividades;
- mapear os processos e modelar fluxos inteiros;
- automatizar tarefas;
- implementar tecnologias como a hiperautomação, inteligência artificial, RPA e machine learning;
- eliminar etapas ineficientes e que não agregam valor à organização;
- identificar oportunidades de melhorias.
Estes são apenas alguns exemplos do que a Lecom te ajuda a fazer.
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