Os processos organizacionais envolvem alguns elementos que merecem ser entendidos para o bem do próprio negócio. Os termos subprocesso, tarefas e atividades são alguns dos que mais geram dúvidas em gestores e profissionais.
Na prática, essas palavras se referem a ações muito distintas, embora estejam interligadas. Entenda melhor o que é subprocesso, tarefa e atividade e como isso se aplica em BPM!
Tarefa
Por definição, a tarefa é uma atividade que deve ser realizada pelo profissional dentro de um prazo. Ela está vinculada aos objetivos e às regras da empresa.
No dia a dia, muitas tarefas são dependentes de outras. Assim, os responsáveis pela ação A só poderão concluí-la se a tarefa B tiver sido terminada. Por esse motivo, alguns projetos podem ficar estagnados, já que alguns passos só podem ser feitos depois de outros.
Atividade
Por sua vez, a atividade é o trabalho que efetivamente é realizado. Desse modo, ela diz respeito à interação do profissional com o ambiente de trabalho, incluindo as ferramentas tecnológicas, a gestão e a organização do negócio.
Para ter uma ideia mais clara, basta pensar que dois trabalhadores podem ter a mesma tarefa, mas desempenharem atividades diferentes.
Então, nem sempre a atividade (trabalho real) é igual à tarefa (trabalho prescrito). Diversos fatores podem alterar a forma como os profissionais executam as ações, chegando ou não ao resultado esperado.
Quando os gestores enxergam cada etapa do processo — e o que é preciso para algo acontecer — as atividades tendem a se aproximar das tarefas. Se o profissional deve exercer uma ação, mas não tem capacitação suficiente por exemplo, isso pode ser melhorado para que a tarefa seja cumprida da melhor forma.
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Subprocesso
O subprocesso consiste em um conjunto de atividades dentro de um processo. Por ser mais detalhado do que os processos, ele permite observar os fluxos de trabalho e as atividades necessárias para uma execução.
Se um processo fosse fabricar um produto, o subprocesso seria definir e encontrar os materiais, desenvolver a peça e montá-la para a venda.
Como visto, tanto subprocessos quanto tarefas e atividades são importantes para qualquer organização. Mesmo que uma empresa ainda não tenha atingido a maturidade em processos, ela já possui essas ações.
Compreender esses termos na prática ajuda a definir as estratégias para entregar mais, melhor e com maior valor para os clientes.
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