Entrega ágil de processos digitais proporcionou gestão em tempo real, qualidade operacional e auditoria simplificada através da transformação digital.
O Senac (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial) em MG, foi criado em 1946. A partir de um decreto-lei, do então Presidente da República, Eurico Gaspar Dutra, autorizando a Confederação Nacional do Comércio a instalar e administrar escolas de aprendizagem comercial em todo o país. Com quase 8 milhões de alunos, são sete décadas de história dedicadas à Educação. Sendo referência como instituição de educação profissional, adaptada às tendências da atualidade, a evolução do mundo moderno e a transformação digital.
Hoje, são mais de 180 opções de cursos presenciais e a distância. Três faculdades que ofertam cursos de graduação e de MBA (Unidades BH, Barbacena e Contagem). Sendo 34 unidades educacionais, 1 Hotel-Escola em Barbacena, 1 Pousada-Escola em Tiradentes, 3 Restaurantes-Escola (BH, Barbacena e Tiradentes), 12 carretas-escola especialmente adaptadas para levar educação profissional a todo o Estado.
Há cerca de três anos, a realidade dos fluxos dos processos internos do Senac-MG era de atividades bastante burocráticas. Havia alto custo no transporte de documentos, consumo de papel, impressão e envio para outras unidades. Por vezes este trâmite demandava muito tempo e até mesmo a perda/extravio desses materiais. Buscando uma plataforma de software para automação de processos e gestão de documentos que solucionasse essas dificuldades e permitisse a gestão em tempo real, o Senac em Minas, após processo licitatório, adquiriu o BPM/ECM da empresa Lecom Tecnologia.
Início dos trabalhos com a Transformação Digital
O início do trabalho se deu por meio do mapeamento, modelagem e automação dos processos, em parceria com a Lecom. Utilizando a metodologia de Design Thinking, foi possível revisar os processos de negócios e reduzir os gargalos. As entregas se deram por meio da metodologia ágil, facilitando a implantação e gerando resultados operacionais e financeiros imediatos. A partir da automação dos processos e gestão dos documentos obteve-se: gestão em tempo real, melhoria operacional, rastreabilidade e redução de custos.
Atualmente, são 600 processos concluídos e 223 processos em andamento. Gerando uma redução em média de 12 páginas (impressas) por processo. Além de: uma redução das alçadas de aprovação, redução no envolvimento de pessoas no processo, controle dos prazos e auditorias precisas.
O objetivo do projeto era organizar, automatizar, ganhar inteligência e produtividade com os processos. Além de gerir os documentos de todo Senac em Minas, extinguindo processos burocráticos internos e identificando os que não geram valor.
Melhorias
Com os processos automatizados ganharia-se agilidade na execução, transparência, economia e gestão. Pois o objetivo é trabalhar com dados em tempo real, evitando retrabalhos em diversos processos. Ou seja, ganhos imediatos e Retorno de Investimento (ROI) garantido.
Somado a isso, a proposta de imersão do mapeamento dos processos com metodologia Design Thinking enriqueceu a visão de toda a organização. Pode-se considerar até um ganho extra da capacitação da equipe para outros projetos. Como resultado obteve-se gestão integrada de processos e documentos, agilidade na execução, economia e monitoramento.
O projeto tem como foco central automatizar processos dentro da organização, reduzindo custos e ganhando agilidade e inteligência no dia a dia. Atualmente o Senac conta com 1350 funcionários, sendo que todos utilizam o Lecom BPM/ECM, assim o projeto incentiva a desburocratização e melhores práticas de gestão. Vale destacar que de janeiro/2016 até julho/2017, 10 novos modelos foram desenvolvidos e outros estão em produção.
Histórico
O Senac em Minas entende que a excelência nos serviços exige da administração e das equipes a busca contínua pela eficiência nas funções e eficácia tanto dos serviços prestados como do atendimento aos usuários. É um caminho para realizar a transformação digital na instituição. Os motivos e necessidades, em resumo, são a busca pela melhoria concreta e visível da gestão dos serviços.
Em 2014, iniciou-se a busca por uma solução de BPM/ECM para utilização no Senac em Minas. A compra foi realizada através de processo licitatório. Em 2015 o ambiente já estava implantado. O projeto seria uma mudança de cultura e quebra de paradigmas. Pois a proposta era utilizar a metodologia de entrega ágil, trabalhar com sprints e documentações mais enxutas.
Outras metodologias foram estudadas e criou-se um mapa comparativo sobre o modo de entrega tradicional versus o método ágil proposto pela Lecom. Isso pareceu precursor já que a abordagem de contínua experimentação permitiria aprender e entregar mais rápido. Dessa forma teríamos insights durante os sprints para chegar em um bom resultado com a vantagem de ter a aprovação e validação dos usuários.
E assim iniciou-se o projeto, com uma imersão para mapeamento dos processos utilizando Design Thinking, que serviu para dar uma visão macro e começar a criar todos os processos do Senac em Minas. Passou-se então a definir os processos, prioridades, cronograma, entre outros. O projeto é considerado desafiador, sobretudo pela questão cultural.
O processo piloto foi o de “Cadastro de Item” e desde então já foram entregues outros processos, como: Cadastro de Proposta Comerciais, Solicitação de Atendimento de TI, Criação e Atualização de Produtos Educacionais, Autorização para Lecionar, Gestão de Incidentes de TI e Gestão de Mudança de TI.
“Os gestores das áreas perceberam que teriam um ganho em tempo real, através da ferramenta o usuário final consegue acompanhar, onde, quando e com quem está o processo”, Erika Quintela – Analista de Negócios do Senac MG.
Confira a apresentação completa sobre “Transformação Digital Senac MG”:
Transformação digital
A plataforma utilizada é o BPM/ECM da Lecom Tecnologia e foi através dela que transformamos os processos analógicos em digitais. O Lecom BPM/ECM possibilitou o trabalho com autonomia. Trazendo mais produtividade e inteligência no controle e gestão dos processos através da gestão dos documentos, gestão dos processos legado do Senac MG. Proporcionando redução de custos, qualidade operacional e auditorias precisas.
Ainda sobre a questão de integração com sistemas legado, importante citar que a plataforma Lecom BPM propiciou ao Senac MG um grande ganho operacional e diminuição de erros nas atividades dos funcionários no seu dia a dia. O que permitiu que os gestores tivessem total rastreabilidade e visibilidade do andamento dos processos.
Baseado nos objetivos da equipe Senac em Minas, conquistamos através do processo “Autorização para Lecionar”, redução drástica no tempo de execução dos processos e nos custos, passamos a ter a gestão da demanda realizada pelos servidores e usuários e automaticamente passamos a validar a documentação de um professor contratado e acontecia da seguinte forma:
O docente contratado pelo Senac em Minas ia até a secretaria educacional em uma das unidades e apresentava os documentos pessoais, diplomas, currículos e certificados com o intuito de lecionar disciplinas. A Secretaria Escolar, por outro lado, gerava uma C.I. (Comunicação Interna) informando em seu conteúdo, quais disciplinas o Docente deseja lecionar e com esse conjunto de documentos impressos, criava-se uma pasta denominada processo de capa e de acordo com a urgência, esta pasta era enviada via malote ou via Sedex 10 para avaliação do analista educacional.
Antes e depois
Chegando à sede administrativa era feita a triagem destes documentos que logo eram disponibilizados para o auxiliar administrativo. O qual fazia a separação das priorizações e colocava na mesa dos analistas educacionais. E, por sua vez tinham a atividade de analisar a documentação do docente verificando entre os diplomas e certificados as capacidades adquiridas para lecionar tais disciplinas solicitadas.
Uma vez aprovado, gerava-se o documento de autorização para colher assinatura do Superintendente Educacional. E logo que assinado, era disponibilizado para a unidade do Senac MG.
Hoje, o processo de “Autorização para Lecionar” parte da demanda para lecionar disciplinas, a partir da análise da documentação apresentada pelo Docente. As Secretarias Escolares abrem o processo de Autorização e os direcionamentos, análises e aprovações, ocorrem entre os envolvidos específicos atendendo os requisitos de auditoria, qualidade operacional e gestão em tempo real.
Atualmente, a média é de 183 solicitações de Autorização para Lecionar por mês. Esse processo teve redução no tempo de execução em 40%, sendo que anteriormente eram necessários 5 dias para conclusão desse pedido, atualmente em média são 2 dois dias.
“Além da facilidade na rastreabilidade do processo, entendemos que o BPM proporciona uma gestão extremamente necessária, considerando a proporção de demandas de uma instituição do porte do Senac Minas”. Rodrigo Pereira – Analista de Negócios do Senac MG.
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Resultados
Atualment,e praticamente todos os processos do Senac MG utilizam a metodologia ágil. Trabalha-se com um cronograma padrão das atividades, analisando as variáveis que dependem do processo. Seguindo uma linha padrão de execução, onde é possível definir as etapas a serem executadas para determinado processo ser concluído.
Houve uma integração com o sistema de gestão integrado do Senac, o ERP (Enterprise Resource Planning) especificamente no cadastro de item, que solucionou um gap, mapeado logo no início. Pois muitas vezes o próprio usuário não conseguia fazer a pesquisa de item (se era novo, inclusão ou ativação) mesmo ele já estando dentro próprio ERP. Então essa integração foi realizada para que ele pudesse consultar a existência do item de uma forma mais simples.
Com os processos digitais ficou evidente a minimização da burocracia, tanto que várias áreas nos procuram com mais sugestões para aprimorar os processos, visto que já sentiram o resultado que foi gerado. Reduziu-se de forma significativa as etapas do processo que não geram valor.
Principais resultados
- Redução de 98% de documentos impressos na tramitação;
- Otimização de 65% no processo de tramitação e análise;
- Precisão na Auditoria;
- Guarda e recuperação ágil de documentação;
- Facilidade na rastreabilidade do processo
- Média mensal de 183 solicitações de Autorização para Lecionar;
- Garantia de registro das informações trocadas entre as áreas
- Inclusão da participação de novas áreas
- Controle dos Prazos (SLA)
- Em 3 meses e meio, foram abertos 361 processos
- Redução de 80% do Prazo Total do Processo, ou seja, o processo é 5 vezes mais ágil.
- Melhoria da Comunicação, eliminação de envio de e-mails do processo, rastreabilidade
Autora: Ana Claudia Graciano, Analista de Marketing da Lecom Tecnologia
Publicado originalmente em: https://itforum365.com.br/gestao/na-pratica/transformacao-digital-no-senac-em-minas
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