Se você quer que a sua empresa tenha sucesso, precisa saber quais as responsabilidades do gerente de projetos e a importância deste profissional para o andamento de um negócio.
Embora muitas pessoas ainda não saibam o papel fundamental que este profissional exerce na organização, ele é cada vez mais procurado no mercado — e as ferramentas para auxiliar um gerente de projetos também têm muita procura.
Segundo o relatório do Mordor Intelligence, este mercado cresceu exponencialmente nos últimos anos, e espera-se que continue a expansão. A previsão é que, em 2029, o valor investido chegue aos US$ 10,86 bilhões. Tudo graças aos inúmeros benefícios oferecidos pela expertise das pessoas especializadas no ramo.
Mas, afinal, o que faz um gerente de projetos? Quais as suas responsabilidades? Por que ele é tão relevante?
Continue a leitura para esclarecer todas essas dúvidas!
O que faz um gerente de projetos?
O gerente de projetos é responsável por planejar, executar e coordenar todas as atividades de uma demanda na empresa. Ele é a peça-chave para o alcance dos objetivos e o cumprimento de prazos, orçamentos e escopos. Em outras palavras, é o principal encarregado por garantir que o negócio atinja as metas definidas no tempo desejado.
Entre as etapas que o gerente de projetos precisa acompanhar, estão:
- a elaboração dos objetivos;
- a definição de papéis;
- a delegação e a coordenação das tarefas;
- a documentação e a execução das atividades;
- a comunicação das decisões.
Além disso, ele deve ter pleno controle sobre as fases e o ritmo de entrega de cada uma, com atenção para possíveis mudanças que podem ocorrer no caminho.
Qual a importância do gerente de projetos?
Como falamos, o cargo de gerente de projetos é essencial para o sucesso e o crescimento de qualquer negócio. Afinal, ele é um dos poucos profissionais que contam com uma visão completa e estratégica de toda a organização.
Sendo assim, este gestor é um profissional primordial para que a empresa possa, por exemplo:
- atingir os objetivos traçados;
- otimizar os resultados;
- avaliar os riscos;
- tomar decisões.
Entretanto, para realizar todas essas ações, é preciso saber quais as responsabilidades do gerente de projetos e conhecer as habilidades essenciais para o cargo. A seguir, mostramos quais são!
Principais habilidades de um gerente de projetos: 5 competências essenciais
As principais habilidades de um gerente de projetos são:
- Liderança: incentivar e motivar, ajudar quando necessário, delegar tarefas e definir metas alcançáveis para os colaboradores.
- Boa comunicação: o gerente precisa deixar claros os objetivos do projeto e as suas etapas, e, portanto, deve saber se comunicar claramente. Essa habilidade também é muito útil para administrar os conflitos.
- Organização: em um projeto, existem diferentes prazos, processos e equipes, e o gestor precisa organizar tudo para manter o projeto em andamento.
- Proatividade: se a prática foge do plano idealizado ou se acontecem imprevistos, o gerente de projetos precisa se adaptar rapidamente diante das mudanças;
- Negociação: o gestor deve ser capaz de estabelecer acordos reais e vantajosos para o projeto.
Tais características contribuem para que o profissional garanta entregas de valor, que atendam os requisitos das iniciativas nas quais está envolvido.
Outra habilidade importante é a capacidade de gerenciar os recursos — humanos, financeiros ou materiais.
Além, claro, de se informar constantemente sobre as tendências e novidades da área, técnicas e ferramentas que apoiam a gestão.
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Quais as responsabilidades do gerente de projetos?
Como o objetivo principal é garantir a entrega do projeto com qualidade e dentro do prazo estipulado, as responsabilidades desse profissional vão desde as reuniões iniciais com os stakeholders, para definir os resultados esperados, as datas de entrega e outros detalhes, até a finalização do ciclo de desenvolvimento dos processos.
Porém, mais do que planejar e definir as metas, o gerente deve monitorar os indicadores e adquirir todos os recursos necessários para a realização do plano.
Por essa razão, o gestor ocupa um cargo estratégico, que permite uma visão ampla de todos os processos necessários, acesso a dados e a tomada de decisões mais assertivas.
Conforme as atividades relatadas no Guia PMBoK, que indica boas práticas para a gestão de projetos, as principais responsabilidades deste profissional são:
- mapeamento de atividades e gestão de recursos;
- identificação de riscos e conflitos;
- gestão da comunicação.
Veja, abaixo, detalhes sobre cada uma.
1. Mapeamento das atividades e gestão de recursos
Após a entrada do projeto na empresa, o gerente deve definir e desenhar todas as atividades necessárias para concluí-lo. Ou seja, ele precisa avaliar e captar recursos, se for o caso, com base no mapeamento anteriormente desenvolvido.
Esses recursos englobam os profissionais —, ou seja, o time do projeto —, as tecnologias, os dispositivos e até o espaço para que os colaboradores possam trabalhar.
Outro recurso que precisa de uma gestão eficiente é o tempo! Afinal, é indispensável entregar o combinado dentro do prazo. Portanto, o profissional deve desenhar um cronograma, estabelecer os limites e a duração de cada atividade.
2. Identificação de riscos e conflitos
Existem dois fatores que também devem constar nas responsabilidades do gerente de projetos: os riscos e os conflitos.
Os riscos podem ser positivos, como alguém indicar a sua empresa para fazer um novo trabalho, ou negativos, como uma possível entrega fora do prazo devido à dependência de outras empresas.
O gerente de projetos deve não apenas identificar os riscos, como também resolvê-los se forem negativos — ou repetir suas causas, quando positivos.
“É importante ter um repositório de riscos, de lições aprendidas. O que você aprendeu com os riscos negativos que não foi possível mitigar? Assim, você evita que, nos próximos projetos, tenha que passar de novo por eles.”
Talita Carolina — Gerente de Projetos da Lecom
Em relação aos conflitos que envolvem as áreas pessoais, os mais comuns são:
- dentro da própria equipe, por interesses;
- entre os responsáveis pelo projeto e os stakeholders.
Um exemplo seria a impossibilidade de contatar um dos interessados no resultado. Nesse caso, é responsabilidade do gerente de projeto gerir essa situação.
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3. Gestão da comunicação
Toda a comunicação entre a equipe do projeto e os stakeholders, seja qual for o canal, deve ser organizada e mediada pelo gerente.
Essas reuniões servem para alinhar as expectativas, informar o andamento do projeto e até reportar o desempenho da equipe, aspectos primordiais para o sucesso do plano.
A importância das ferramentas adequadas para a gestão de projetos
As ferramentas adequadas são essenciais para garantir a fluidez e correta execução das responsabilidades do gerente de projetos. Por meio desses sistemas, etapas desde o planejamento até a conclusão têm mais sucesso e menos chances de erros.
Com os softwares corretos, os gestores têm mais possibilidades e extraem o máximo de proveito em todas as fases de desenvolvimento dos processos. Desta forma, há uma melhora considerável em fatores como a comunicação entre os times, a eficiência operacional geral, automação de tarefas e adaptação às mudanças.
Aliás, a própria gestão de recursos torna-se mais eficiente por meio das ferramentas para auxiliar um gerente de projetos. Ao analisar os dados oferecidos pelo sistema, o profissional realoca (ou elimina) colaboradores, investimento, tempo e outras soluções em áreas em que a aplicação é mais necessária.
Ou seja, a escolha da ferramenta faz toda a diferença, não apenas na execução das tarefas que são responsabilidade do gerente de projetos, como no funcionamento geral dos setores. É por meio dos sistemas que alinham a tecnologia às suas necessidades que você desbloqueia novos patamares de sucesso e descobre formas inovadoras de melhorar a produtividade e receita do negócio.
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