As técnicas de mapeamento de processos são parte fundamental da gestão de atividades empresariais. É por meio destes recursos que agrega-se mais valor aos projetos desenvolvidos, com mais eficiência e lucratividade — um dos objetivos da implantação de BPM.
As técnicas de mapeamento de processos são estratégias exploradas por muitos gestores para organizar as atividades e melhorar a eficiência operacional. É o que diz este artigo publicado pelo BPMInstitute, que descreve a prática como “o primeiro passo para a evolução”.
Para isso, porém, é indispensável conhecer o assunto tanto quanto os processos internos do seu negócio. Dessa forma, por meio das ferramentas adequadas, você organiza seus fluxos de trabalho, elimina erros, reduz custos e, consequentemente, melhora a qualidade e os lucros.
Para compreender mais sobre a importância do mapeamento de processos, continue a leitura. A seguir, falamos sobre:
- as principais técnicas de mapeamento de processos;
- quais os benefícios de adotá-las;
- como construir mapas de atividades funcionais;
- como o uso das ferramentas corretas auxilia no mapeamento e gestão dos processos.
Boa leitura!
O que são técnicas de mapeamento de processos?
As técnicas de mapeamento de processos são métodos amplamente utilizados para identificar, documentar, analisar, monitorar e otimizar todas as atividades de um fluxo organizacional. Seu objetivo é aumentar a eficiência operacional, eliminar redundâncias e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, de modo a aumentar os lucros.
Algumas das técnicas mais comuns baseiam-se na utilização de formas, linhas e cores predeterminadas, que transmitem, de forma clara e eficiente, a ordem das atividades de uma organização e quem é responsável por cada etapa, por exemplo.
Como funciona o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos, como o próprio nome indica, funciona como um mapa que aponta todo o caminho de uma demanda, desde a entrada na organização até sua entrega ao cliente.
A gestão deve entender profundamente os processos envolvidos para que o percurso seja funcional, livre de erros e de outros percalços.
Por isso, o ideal é modelar todo o fluxo, de modo a excluir atividades redundantes ou desnecessárias, causadoras de erros ou ineficientes. Assim, toda a cadeia de tarefas fica mais eficaz e, consequentemente, lucrativa.
A importância do mapeamento de processos
O mapeamento de processos é importante para as organizações, afinal, otimiza todo o fluxo operacional e proporciona:
- visibilidade e transparência: o mapeamento fornece uma visão clara e detalhada sobre o funcionamento dos processos. Assim,permite que todos os colaboradores envolvidos nas demandas entendam suas responsabilidades e atribuições;
- identificação da ineficiência: ao mapear os processos, é mais fácil encontrar gargalos e pontos redundantes, que não agregam valor à sua marca. Assim, você pode eliminá-los ou otimizá-los;
- qualidade e consistência: fluxos mais organizados e livre de erros refletem no aumento da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. A otimização impacta diretamente a satisfação do cliente e a percepção positiva com relação à sua marca.
5 benefícios das técnicas de mapeamento de processos
Depois de entender o que são as técnicas de mapeamento de processos e sua importância, é hora de saber os benefícios da metodologia. Veja, abaixo, as cinco principais vantagens para a sua empresa.
- Aumento da eficiência operacional
Adotar as técnicas de mapeamento de processos aumenta drasticamente a eficiência das companhias, como foi o caso da Sicoob Credicitrus, que reduziu em 60% o tempo de resposta aos associados em apenas 6 meses.
Resultados como este acontecem por meio da eliminação de processos redundantes, etapas desnecessárias ou que ocasionam erros frequentes.
- Facilidade na tomada de decisões
Basear suas decisões em dados sólidos garante que suas escolhas sejam mais assertivas. Com as técnicas de mapeamento de processos, a coleta de informações sobre a execução das atividades é muito mais precisa, o que culmina em deliberações mais acertadas e com menos chances de erros no futuro.
- Conformidade regulatória
Construir o mapeamento de processos com base na legislação e nas regras internas do seu negócio garante a conformidade de todas as etapas. Dessa forma, todas as atividades ocorrem na legalidade e de acordo com o as diretrizes empresariais estabelecem.
- Gestão de riscos
A gestão de riscos é um dos principais benefícios do mapeamento de processos. Com o processo, é possível eliminar falhas e otimizar o fluxo, às vezes, antes mesmo de iniciá-lo, apenas com o estudo do seu funcionamento.
Como consequência, a prática garante mais fluidez às etapas e menores riscos de incidentes, atrasos ou erros.
Aqui, você também pode criar um plano de mitigação de erros baseado nas hipóteses identificadas no mapeamento.
Assim, constrói uma “base de dados” com soluções estratégicas para as principais falhas que podem atingir sua cadeia produtiva e, em caso de ocorrências, as resolve muito mais rapidamente.
- Satisfação do cliente
Procedimentos padronizados, bem desenhados e organizados culminam em entregas mais satisfatórias para os clientes. A Starbucks, por exemplo, mapeou o processo de compra para otimizar os atendimentos e conquistou mais lealdade e engajamento de seus consumidores — o que, em última instância, representa mais lucros para a companhia.
Como fazer o mapeamento de processos
A construção de um mapeamento de processos segue, basicamente, 6 passos. Confira abaixo quais são:
- identificação do objeto do mapeamento: escolha um processo (ou parte dele) para mapear;
- escolha da ferramenta de trabalho: defina qual plataforma usar para te auxiliar na criação do mapa de processos;
- elaboração do mapeamento: crie o documento de notação com as informações coletadas na primeira etapa. Aqui, você cria de fato o “mapa” do seu fluxo de atividades;
- identificação de falhas e oportunidades de melhoria: estude o andamento das tarefas e identifique possíveis falhas ou oportunidade de melhorias existentes;
- implementação das atividades mapeadas: finalizadas as otimizações da fase anterior, é hora de iniciar os testes das atividades mapeadas;
- monitoramento, análise e atualização: uma vez implementados os processos já mapeados, é o momento de monitorar e analisar constantemente os resultados em busca de eventuais melhorias. A rotina garante que suas atividades estejam sempre de acordo com os princípios da melhoria contínua.
As 3 técnicas de mapeamento de processos mais utilizadas
Depois de entender como fazer o mapeamento de processos, chegou a hora de conhecer as 3 técnicas mais utilizadas pelas empresas. Veja abaixo.
5W2H
A 5W2H é uma das metodologias mais comuns quando o assunto é reconhecimento e técnicas de mapeamento de processos. Basicamente, trata-se de uma sequência de perguntas iniciadas com os termos em inglês “what”, “where”, “who”, “when”, “why”, “how” e “how much”.
Em tradução para o português, temos: “o quê”, “onde”, “quem”, “quando”, “por que”, “como” e “quanto”. A ideia é fazer um pequeno roteiro, sem limite de perguntas, para atingir um bom conhecimento do processo em aplicação, ou até mesmo para melhorar o que já existe.
Algumas perguntas comuns são:
- quais as tecnologias usadas?;
- quais ferramentas serão necessárias?;
- onde está a maior falha do processo?;
- quem são os responsáveis pela área mais intensa do desenvolvimento?;
- quanto custa executar determinada ação?
SIPOC
Entre as técnicas de mapeamento de processos, a matriz SIPOC é uma das mais intuitivas e simples de aplicar. Seu foco é a coleta das informações a respeito dos processos. Consultores e analistas de BPM costumam utilizá-la com frequência para fazer a gestão organizacional dos processos.
Em suma, a técnica funciona por meio da análise do processo nos seguintes aspectos:
- saídas: resultados do processo (entrega para o cliente);
- entradas: “insumos” (informações, recursos, matéria-prima) para a realização do processo;
- clientes: quem recebe as saídas;
- fornecedores: pessoas, departamentos e até outros processos. Podemos entendê-los como as partes que interagem com as etapas;
- processo: definido por um verbo e um complemento. Por exemplo: escrever o código da página principal.
A isso, adicione as informações básicas sobre início, término e cada etapa dos processos, para que o mapeamento seja mais preciso.
Fluxograma
Também conhecido como “flowchart”, é um diagrama construído com formas, linhas e cores predefinidas que representam visualmente todo o percurso de uma atividade, desde o recebimento da demanda, até sua finalização ou entrega para outro setor.
O fluxograma ilustra, de forma clara e simplificada, o sequenciamento de um projeto com começo, meio e fim, e esclarece:
- o ponto de partida da demanda, com todas as suas informações;
- o intermédio, ou seja, todas as etapas pelas quais a demanda deve passar para que seja efetivamente realizada;
- a conclusão, seja com a entrega para o cliente ou envio ao próximo setor responsável.
A importância da ferramenta específica para mapeamento
Adotar as técnicas de mapeamento de processos fica muito mais fácil quando você tem as ferramentas adequadas ao seu favor.
Tais softwares, além de desenharem o fluxo de atividades para sua organização, garantem a conformidade legal e mais facilidade para localizar erros e oportunidades de otimização, por exemplo.
Nesse sentido, a plataforma Lecom é perfeita para você!
Por meio de métodos ágeis, torna possível a construção de um mapa de atividades conciso e funcional, ideal para organizar e otimizar os seus processos de forma constante.
Assim, você mantém seu fluxo operacional sempre atualizado, livre de falhas e com a qualidade como prioridade.
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