A automação é, hoje, uma metodologia poderosa, utilizada em diversas indústrias e com previsão de alcançar 4,5% de crescimento até 2031. Com as ferramentas de BPM, é possível que as empresas façam melhorias significativas em diferentes processos que podem ser automatizados, seja qual for o setor.
O mercado de automação de processos continua crescendo rapidamente, graças ao aumento de produtividade percebido rapidamente após a adoção da tecnologia, capaz de auxiliar na economia de tempo e recursos — o que impacta diretamente a lucratividade do seu negócio e a qualidade das entregas.
Temas como automação de processos podem parecer assustadores para colaboradores menos técnicos. Mas, na realidade, empresas dos mais diversos setores e tamanhos podem aproveitar ao máximo as ferramentas de BPM otimizando as atividades.
Afinal, automação com BPM é uma forma de facilitar tarefas manuais, repetitivas e específicas.
E, para te ajudar a entender mais sobre o tema, neste artigo, falaremos mais sobre os processos que podem ser automatizados, como a tecnologia ajuda na sua produtividade e como automatizar processos na empresa com eficiência.
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Quais processos são ideais para automação?
Em linhas gerais, quaisquer processos e/ou atividades que sejam manuais, repetitivas e específicas, quando bem determinadas pelo responsável, podem ser automatizadas e otimizadas. Ou seja, tarefas como envio de informações, emissão de notas fiscais, pagamentos, transmissão de responsabilidades e outras.
Contudo, por óbvio, para que a automação com BPM seja eficaz e você possa, de fato, desfrutar de suas vantagens, é imprescindível seguir as etapas necessárias da implementação, ou seja, resumidamente: planejamento, execução, análise e controle e ação.
Segundo um estudo do G4 Educação, a estruturação, o mapeamento e a modelagem de processos são os maiores desafios para os gestores quando falamos sobre busca de resultados. Porém, vale ressaltar que, sem o mapeamento, a automação pode não funcionar da maneira como você espera.
Qualquer tarefa repetitiva, manual e de grande importância para uma empresa deve ser mapeada para que a automação com BPM possa realizá-la de maneira eficaz, economizando tempo e energia de colaboradores que podem ser melhor utilizados em outros setores, por exemplo.
Como automatizar processos na empresa?
Uma vez mapeados os processos e definidos os parâmetros sob os quais a automação dos processos funcionará, o procedimento de automatização é relativamente simples, exigindo, para tanto, apenas uma ferramenta que seja capaz de se moldar às suas necessidades e executar aquilo que você deseja, de fato, tornar automatizado.
Dessa forma, você precisa se atentar a alguns detalhes, os quais apresentamos a seguir.
1- Comunique-se com a gestão e os líderes de equipe
Membros da equipe que ocupam posições de liderança geralmente entendem os problemas de uma empresa melhor do que ninguém. É importante se comunicar com a gestão, já que eles podem oferecer seu conhecimento para o desenho do projeto de automação.
Ao discutir os processos atuais com a liderança da sua empresa, as questões relacionadas à produtividade devem ser as prioritárias. Faça perguntas como: quais processos estão limitando a força de trabalho? Quais tarefas diárias podem ser melhoradas ou automatizadas para impulsionar a eficiência do time?
2- Defina os processos com base em regras
Os processos adequados para automação devem sempre ser lógicos e baseados em regras. As empresas precisam definir um processo da forma mais precisa possível antes de considerar a implementação de um BPM; isso significa determinar o início, o meio e o fim de cada etapa das operações da empresa. Sem isso, é incrivelmente difícil julgar o que deve ser automatizado.
3- Monitore o antes e o depois
Tire um tempo para avaliar como sua empresa funciona. Os funcionários seguem o processo conforme pretendido ou preferem trabalhar do seu próprio jeito? Se os colaboradores utilizam os procedimentos designados, você deve se apoiar em técnicas de mapeamento de processos que delineiam as etapas de qualquer função atribuída.
A automação existe para melhorar a produtividade geral. Explore o mapeamento de processos empresariais e ajuste os sistemas, de maneira que seus funcionários completem suas tarefas. Assim, você coleta dados e pode avaliá-los para ajustar e otimizar a automação de processos.
4- Dê importância para a documentação
O próximo passo é reunir os principais interessados relacionados ao mapeamento de processos. Eles podem ser funcionários seniores, líderes, gerentes e especialistas em determinada área.
Documente o processo escolhido do início ao fim e determine quais partes do processo podem ser automatizadas. Então, invista em uma boa ferramenta BPM que fará a melhor gestão dos processos escolhidos.
A documentação correta do processo facilita a instalação e a implementação de qualquer plataforma, além de tornar seus procedimentos acessíveis e compreensíveis para todos os funcionários, atuais e futuros.
A documentação do processo atualizado levará os funcionários a completarem tarefas da maneira mais eficiente possível. Uma ferramenta BPM proporciona aos funcionários um ambiente de trabalho mais ágil, onde eles podem se concentrar em tarefas nas quais seu tempo não é desperdiçado.
6 tipos de processos que podem ser automatizados
Os processos adequados para automação são facilmente reconhecíveis quando se procura por características específicas, como:
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trabalho repetitivo;
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tarefas sensíveis ao tempo;
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funções que afetam muitos funcionários;
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tarefas propensas a erros e potencialmente imprecisas;
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funções que envolvem grandes volumes de dados;
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deveres lógicos e baseados em regras.
Ao seguir critérios estabelecidos, é mais fácil reconhecer os processos potenciais passíveis de automação.
Por exemplo: no setor de finanças, dentre os processos que podem ser automatizados, podemos citar solicitação de pagamento, prestação de contas, realocação de verba e análise de crédito.
Por outro lado, na área de recursos humanos, uma automação com BPM pode otimizar processos de contratação e admissão, solicitação de onboarding, rescisão e desligamento, apontamento de horas extras, processamento de folhas de pagamento e gestão de benefícios, entre outros.
Invista em uma boa ferramenta BPM
Fazer a implementação de uma ferramenta BPM não é uma tarefa difícil. A Lecom é a plataforma de gestão inteligente de processos líder no mercado e vai ajudar sua empresa a ter mais agilidade em seus fluxos, rastreabilidade, visibilidade e controle das atividades.
Com a Lecom, você também consegue liberar o tempo da equipe que realiza os processos de forma manual para atividades estratégicas, aumentando a produtividade da operação como um todo, de ponta a ponta.
Após analisar as diferentes atividades que sua empresa realiza, identifique aquelas para automatizar visando máxima eficiência. Defina, monitore, melhore e documente cada processo.
Discuta o valor de automatizar áreas de produção apropriadas — tanto físicas quanto digitais — e escolha a plataforma de gestão de processos da Lecom, que oferece uma solução robusta, segura e personalizável.
Para saber mais sobre o funcionamento da plataforma, acesse o nosso tour guiado, entenda quais processos podem ser automatizados e saiba como podemos ajudar a sua empresa.
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