A transformação digital, apesar de não ser uma novidade, ainda requer estudo adequado de como deve ser desenhada a sua jornada para que o investimento em tecnologias e pessoas não seja em vão. O pontapé inicial é a modernização dos processos corporativos que tendem a passar de analógicos para digitais. Mas essa não é uma tarefa tão simples. Existem algumas armadilhas, capazes de colocar a perder o esforço de toda uma equipe e do investimento.
Tudo para que a empresa atinja seus objetivos de negócio e estratégicos, aumentando a eficiência operacional na execução, desfrute de gestão em tempo real e de indicadores de desempenho e possa dar transparência aos sócios/investidores. A seguir, listo as cinco armadilhas mais frequentes e como não ser pego de surpresa por elas.
5 armadilhas nos processos corporativos
1- Querer abraçar o mundo e criar um projeto com escopo muito grande
Comece o projeto com processos simples que serão rapidamente implementados e, por consequência, baratos. Esses quick wins dão credibilidade e força ao projeto, além de amadurecer a equipe em relação à ferramenta contratada e à metodologia escolhida. Contudo, busque processos que apesar de simples tragam retorno para a empresa, como economia, qualidade e produtividade. Lembre-se de que pouco ou nenhum retorno podem desmotivar novos investimentos e o projeto perder credibilidade e força. Não transforme algo simples em complexo.
2- Não dimensionar na estratégia de automação a complexidade dos processos
Para automação de um processo maior e/ou mais complexo, normalmente recomendamos a criação de fases e iterações que vão aos poucos incrementando e melhorando o processo. Você pode seguir por dois caminhos: entregar o processo por partes ou entregar um processo mais simples e ir melhorando. O importante é que a cada fase exista um “entregável” que pode ser usado pela empresa, gerando ganhos e retorno desde o início do projeto.
3- Colocar todas as expectativas no BPMS
O BPMS é uma ferramenta que permite criar processos corporativos de modo digital. Eles não vêm prontos com a ferramenta! Apesar de a maioria das pessoas saberem disso, ainda existe uma ilusão de que o BPMS por si vai resolver todos os problemas. Outro fator importante é que o BPMS normalmente não substitui outros sistemas. E além disso, ele não tenta trazer para si todas as regras de outros sistemas, pois isso só aumentaria a complexidade do processo.
Vale ressaltar que ao colocar o desenho TO-BE do processo na ferramenta, ela não vai entender tudo e o processo estará automatizado. O desenho TO-BE não tem todas as informações necessárias para automação. Pois é desenhado em nível de gestão e não de operação. Por isso, não detalha todas as regras de negócio da operação, nem mesmo exceções, retornos, formulários, documentos de entrada e de saída e integrações com outros sistemas.
[epico_capture_sc id=”29799″]
4- Não buscar apoio das principais lideranças das áreas de negócio
Antes do início do projeto definido, busque saber se as áreas envolvidas estão dispostas a colaborar com a iniciativa. Muitas vezes, as pessoas não enxergam os ganhos futuros e não querem se desprender de suas tarefas diárias tradicionais para pensar em como fazer diferente, melhor e mais rápido. Sendo assim, se perceber resistências, repense esse processo.
5- Não dar atenção a fatores humanos/políticos
Fatores como perda de poder e falta de controle inibem a participação das pessoas no projeto, visto que as regras ficarão definidas e estruturadas no BPMS, conforme acordado com a organização e serão executadas conforme essas definições. As pessoas não poderão mais executar o processo como quiserem. Pelo menos, até que seja feita uma revisão, pois invariavelmente um processo vai acabar mudando.
Além disso, tudo que é feito no BPMS poderá ser mensurado e analisado posteriormente. Assim, a análise de desempenho, bem como a possibilidade de descoberta de erros e retrabalhos podem causar temor nas pessoas. Elas são importantes para o sucesso do projeto e também podem prejudicá-lo, fazendo algum tipo de boicote, por exemplo. É preciso observar e criar ações para evitar o quadro.
Quer saber mais como transformar um processo analógico em digital? Confira um Webinar com Eduardo Britto, diretor da iProcess com 18 anos de experiência em gestão por processos.
Preparado para transformar os processos corporativos da sua organização? Gostou das nossas dicas? Deixe sua opinião nos comentários. 😉
