A organização é parte imprescindível do sucesso de qualquer negócio. Tendo isso em mente, é preciso saber qual a principal função do escritório de processos, afinal, estamos falando do setor responsável por definir as prioridades e a ordem de execução das atividades — etapas chave para uma rotina pautada pela efetividade e produtividade.
Tamanha é a importância do escritório de negócios na organização geral que até mesmo os órgãos oficiais do governo fazem uso de suas práticas, como é o caso do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e vários outros.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo que reúne essas e outras informações: o que é um escritório de processos, qual a importância na organização e no fluxo de produtividade da empresa, como estruturá-lo e outros aspectos que fazem diferença no dia a dia.
Continue lendo e entenda mais sobre a principal função do escritório de processos!
O que é um escritório de processos?
O escritório de processos é o setor de uma empresa que fica responsável pelo estudo das atividades, buscando definir qual o melhor BPM (Business Process Management) a ser adotado e, ainda, levando em consideração as particularidades de cada negócio.
Em linhas gerais, a principal função é entender profundamente o fluxo de negócio em todas as etapas, mantendo as pessoas responsáveis e as prioridades bem definidas. A partir dessas informações, o escritório alinha a melhor estratégia organizacional.
Também é interessante ressaltar que a utilidade do escritório de processos pode ser explorada em todas as áreas, como se observa no Manual Operativo do Escritório de Processos, publicado pelo Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento.
As estratégias podem incluir: automação de processos para controle do fluxo, integração com sistemas internos do negócio, rastreio de demandas, definição de regras e/ou exceções e muito mais.
Qual a importância da gestão de processos?
A gestão de processos é importante porque viabiliza a organização, que é uma parte fundamental do crescimento de qualquer empresa. Por meio de fluxos de organogramas e outros tipos de notação BPM — etapas presentes no processo de gestão —, o gestor pode entender profundamente quais são os erros e acertos cometidos pela equipe.
Na prática, significa que o controle de processos ajuda a identificar novas oportunidades, mitigar erros, explorar os pontos fortes e fortalecer os pontos fracos da organização, trazendo benefícios como:
- redução de custos;
- flexibilização de tempo;
- controle de responsáveis;
- automação de atividades repetitivas;
- rastreio e controle de demandas;
- foco na gestão de forma geral.
Ao entender a importância da gestão de processos, fica fácil compreender porque cada vez mais empresas investem na automação das suas atividades, certo?
Entenda os benefícios de ter um escritório de processos
O principal benefício implementar um escritório de processos é, sem dúvida, a facilidade na identificação das necessidades do seu fluxo organizacional.
Isto porque os profissionais da área são treinados e devidamente qualificados para entender como tornar a execução das atividades o mais fluida possível, tomando cuidados que abrangem desde a capacitação de profissionais envolvidos até a solução de erros em qualquer etapa do fluxo.
Neste sentido, podemos apontar, como algumas das vantagens, os itens da lista abaixo.
- Visão estratégica: olhos treinados para identificar as melhores estratégias para crescimento e mitigação de erros cometidos durante todas as etapas do fluxo.
- Profissionais multidisciplinares: a principal função do escritório de projetos é identificar possibilidades em todas as etapas de um fluxo de atividades, o que exige conhecimento de profissionais de inúmeras áreas e garante a qualidade na prestação dos serviços.
- Independência setorial: o escritório de processos não tem vínculo direto com nenhum dos outros setores da empresa, o que permite um olhar mais analítico e sem interferências diretas da equipe.
- Contexto cultural amplo: uma equipe diversa é capaz de oferecer visões variadas; o que significa que cada pessoa do escritório de processos é capaz de oferecer um contexto cultural diferente, propiciando mais adaptabilidade à sua empresa.
- Integração entre os setores: uma das principais funções do escritório de processos é a capacidade de integração entre os setores, uma vez que a definição organizacional dos fluxos possibilita que os times atuem de forma conjunta na execução das atividades ou em treinamentos oferecidos pela empresa.
- Inovação: consequência direta da especificidade do trabalho dos profissionais, a inovação é o carro-chefe do escritório de processos, visto que o time responsável busca sempre as melhores e mais modernas alternativas para as atividades executadas.
Entendida a principal função do escritório de processos e suas vantagens, seguimos para o próximo passo, que envolve a estruturação deste setor na empresa.
Veja mais sobre o assunto, logo abaixo.
Como estruturar um escritório de processos?
A esta altura, você já sabe qual é a principal função do escritório de processos. É natural que, agora, surjam algumas dúvidas, especialmente com relação às formas de dar o primeiro passo em direção à implementação do setor na sua empresa.
Para saber como estruturar um escritório de processos, é preciso seguir 4 etapas básicas. Confira!
- Divulgação e conscientização da gestão e automação dos processos por toda a equipe, para que, assim, todos possam executar suas funções sem problemas e entendendo sobre o fluxo de negócio.
- Desenvolvimento e manutenção do método de gestão apontado pelo escritório de processos, seguindo todas as regras propostas, além de identificar e comunicar os eventuais pontos falhos.
- Capacitação e desenvolvimento dos times envolvidos para mitigar as chances de erros humanos cometidos no decorrer dos processos realizados.
- Criação de relatórios e diagnósticos para monitoramento e eventuais melhorias que possam ser realizadas.
As quatro etapas acima são indispensáveis para o sucesso. E, agora que você já sabe como estruturar um escritório de processos, que tal dar o primeiro passo para implementar essa mudança no seu negócio?
A Lecom e as responsabilidades do gerente de projetos
Como já dissemos, a principal função do escritório de processos é ordenar o fluxo de trabalho de modo a priorizar a produtividade e lucratividade da empresa.
Neste sentido, a presença de um gerente de projetos é indispensável para que as melhores decisões sejam tomadas. Este profissional será diretamente responsável por mapear as atividades, identificar os riscos e conflitos, gerir a comunicação entre os times e, sempre que possível, apontar as melhorias para o fluxo.
E, para que o trabalho do gerente seja ainda mais acurado, a Lecom oferece a melhor plataforma para aumentar a eficiência organizacional e a produtividade dos negócios.
Na plataforma, além de acessar os detalhes da sua organização, pode-se automatizar as atividades repetitivas, acompanhar as responsabilidades e pendências, identificar os erros e apontar as soluções, além de integrá-las diretamente às ferramentas internas da empresa.
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