A Prefeitura Municipal de Santos (SP) segue na esteira do Governo Digital.
Uma iniciativa que ganha cada vez mais força no País, organizando ações de maneira colaborativa, disseminando o digital em variadas esferas públicas.
Para Ana Paula Martins Vasquez, analista de Sistemas da Coordenadoria da TI do Departamento de Gestão da Tecnologia da Informação e Comunicações da Prefeitura Municipal de Santos, a busca constante pelo alcance dos objetivos estratégicos tem gerado nas organizações uma preocupação em aperfeiçoar continuamente seus processos de negócio.
“Com a operacionalização das técnicas e conceitos da gestão de processos de negócio, torna-se possível o alinhamento entre as áreas estratégicas e as funcionais. A transparência e a prestação facilitada dos serviços são possíveis apenas com o avanço da tecnologia. E também com a utilização de sistemas de informação e ferramentas que auxiliam o controle e a tomada de decisão”, afirma Ana Paula.
BPM Lecom ajudando na era de Governo Digital
O projeto Processos Digitais, protagonizado pelo BPM Lecom, teve por objetivos proporcionar mais agilidade da máquina pública na tramitação de processos, eliminar o uso de papel, impressão, transporte e armazenamento, monitoramento de indicadores de produtividade, além da segurança e transparência para o cidadão.
Já no primeiro ano da iniciativa (2015) obteve economia de R$ 500 mil, apenas com eliminação de papel. Além disso, foram alcançadas reduções de SLA em mais de 90% em processos como:
- Alteração de Centro de Custo,
- Requisição de Pequeno Valor e
- Rescisão Contratual.
A prefeitura passou a contar com gestão do ciclo de vida dos diversos processos, integrando informações, documentos e processos.
De acordo com Ana Paula, a modernização de processos promoveu além de produtividade e eficiência à Prefeitura Municipal de Santos, mais transparência e satisfação ao atendimento dos cidadãos santistas. Entre os 35 processos digitalizados estão:
- Ação Judicial
- Abono Permanência
- Auxílio Doença
- Atendimento de Ordens Judiciais
- Certidão de PAV
- Certidão de Tempo de Contribuição
- Licença Maternidade.
“A redução do tempo de atendimento a alguns serviços, desburocratização e transparência são argumentos que justificam a satisfação do cidadão. Tudo isso contribui ainda para uma boa imagem da prefeitura. Tanto que viramos referência na automatização dos processos utilizando BPM no setor público, tendo recebido visitas de diversos órgãos de diferentes estados”, orgulha-se.
Superando desafios
Entre os principais desafios enfrentados para colocar em prática o projeto de modernização de processos apontados por Ana Paula estão:
- Dificuldade para definição dos donos dos processos,
- Necessidade de tempo hábil para que as ideias relacionadas ao projeto pudessem ser discutidas, amadurecidas e aceitas, com a participação de todos os envolvidos no processo e
- Resistência a mudanças por parte dos servidores e chefias.
“Mas conseguimos superá-los por meio do apoio da alta administração (prefeito e secretários); envolvimento e participação dos servidores desde o início, com acompanhamento da equipe de TI; capacitação de todos os colaboradores; percepção do valor agregado com a automatização dos processos, diminuindo a burocracia e facilitando as tarefas diárias. O acesso da ferramenta pela internet facilitou o trabalho dos servidores. Principalmente chefias, secretários e procuradores para acompanhar e tramitar processos, mesmo distante do setor de trabalho, também promoveu aceitação”, destaca.
Avanço do BPM
Em sua evolução, o BPM agregou outras tecnologias para gerar mais resultados e melhorias, como o BPMS, integrado aos sistemas legados da prefeitura. Ana Paula diz que, até o momento, mais de 125 mil processos foram abertos eletronicamente, com redução média de tempo de tramitação de 70%.
Então, outra evolução apontada por ela foi a utilização de certificação digital por autores de decisão nos documentos anexados, com a possibilidade de consulta pública para validação dos mesmos.
Assim, para o futuro da prefeitura na jornada de transformação digital e Governo Digital, Ana Paula reitera a melhoria contínua dos processos e desenvolvimento de novos modelos. E para isso, ressalta a importância de ter parceiros qualificados em projetos estratégicos.
“A Lecom se empenhou para desenvolver os processos. Sendo fundamental o auxílio da equipe técnica da prefeitura como parceira para o sucesso desse projeto. Nossas evoluções continuarão sendo exemplos para outros órgãos no País na jornada do Governo Digital”, relata.
Assista também ao Webinar – Processos digitais: o caso da Prefeitura de Santos, por Rosandra Padron, Secretária Adjunta de Gestão da Prefeitura de Santos.
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