Os pilares da gestão por processos são os conceitos básicos que regem a metodologia e a fazem ser tão benéfica para as empresas ao fornecer uma visão integrada das atividades e promover a melhoria contínua dos procedimentos internos.
Por esse motivo, devem servir como guia para garantir que os resultados sejam os esperados (redução dos custos e aumento da produtividade são apenas alguns dos benefícios que seu negócio pode alcançar ao adotar o método).
Quer aprender como? Então continue a leitura, pois, no artigo a seguir, você confere o que é a gestão por processos, a explicação dos seus pilares e ainda quais as ferramentas mais adequadas para implementá-la!
O que é a gestão por processos?
A gestão por processos consiste em uma metodologia que visa melhorar a organização dos procedimentos internos de uma empresa a fim de trazer mais agilidade para sua execução. Esse resultado é possível a partir da criação de fluxos de trabalho integrados e alinhados aos objetivos estratégicos do negócio.
Para que a definição fique mais clara, é possível dizer que, na gestão por processos, o trabalho é unificado em um único fluxo, pois o foco está nos procedimentos e em seus resultados, e não nas ações individuais de um setor.
Por exemplo, acabou o papel para impressão. A aquisição desse material não envolve apenas a equipe de compras — que lida diretamente com os fornecedores —, mas também o financeiro, que precisa dar o aval e liberar os recursos para pagar pelo pedido.
Na gestão orientada por processos, os dois departamentos se conectam para a conclusão da tarefa. O principal objetivo deste método é, portanto, aumentar a eficiência operacional e melhorar a qualidade dos serviços prestados.
Caso queira aprofundar seus conhecimentos sobre o tema, indicamos a leitura do nosso guia completo sobre gestão por processos!
Quais são os pilares da gestão por processos?
Os quatro pilares da gestão por processos são:
- visão integrada dos procedimentos internos;
- padronização das ações;
- automação das atividades;
- monitoramento dos resultados e busca pela melhoria contínua.
Confira mais detalhes a seguir!
- Visão integrada dos procedimentos internos
Um dos pilares da gestão por processos é a visão integrada das atividades da empresa. Ou seja, ao adotar essa metodologia, você (como gestor) não vê os procedimentos como atividades separadas por departamentos.
Na verdade, consegue uma visão unificada das ações. Dessa maneira, diferentes áreas do negócio se conectam e, assim, criam um fluxo de trabalho mais coeso e eficiente.
- Padronização das ações
O segundo pilar da gestão por processos é a padronização das atividades. É importante criar padrões para as ações internas a fim de garantir a consistência e a qualidade da execução.
Isto é, que todas as tarefas, não importa quais departamentos estejam envolvidos, recebam o mesmo cuidado e estejam em conformidade com os regulamentos internos e externos da área.
Por exemplo, durante a compra de insumos para escritório (no caso, papel para impressão). Aqui, este pilar se apresenta com a criação de um fluxo que dita que o setor sem os materiais deve seguir um protocolo ao fazer o pedido.
- Automação das atividades
No terceiro pilar da gestão por processos temos a automação das atividades. Aqui, as empresas adotam ferramentas que permitem automatizar procedimentos internos repetitivos para garantir uma maior agilidade na execução.
Ainda no exemplo da compra de insumos, o negócio pode instalar um software que analisa a necessidade de comprar papel e envia a solicitação para os setores responsáveis de forma automática.
Que tal entender por que a automação de processos é tão benéfica para as empresas? Neste artigo, explicamos como a abordagem aumenta a produtividade dos negócios!
- Monitoramento dos resultados e busca pela melhoria contínua
O quarto e último pilar se divide em dois: monitoramento e melhoria contínua. Ou seja, o negócio deve acompanhar seus fluxos de trabalho regularmente, inclusive, com a análise de indicadores-chave de desempenho específicos para cada setor.
Os resultados, por sua vez, orientam a implantação de ações de melhoria. Por exemplo, durante a análise você pode perceber que o processo de pedido de compras tem etapas em excesso, o que atrasa sua execução.
Logo, vale a pena otimizá-lo para reduzir essa demora e garantir que os materiais cheguem aos departamentos em menos tempo.
Sabia que no nosso blog ensinamos como fazer a melhoria contínua dos processos da sua empresa? Aproveite para aprender!
Quais os benefícios da gestão por processos para o seu negócio?
Entre os principais benefícios da gestão por processos para as empresas, podemos citar:
- aumento da produtividade, pois a automação de tarefas repetitivas agiliza o fluxo de trabalho;
- redução dos erros operacionais, já que entrega uma visão mais detalhada das atividades, o que também ajuda na tomada de decisões estratégicas;
- estímulo à colaboração entre as equipes, uma vez que diferentes departamentos trabalham juntos;
- controle dos custos, visto que a execução dos processos ocorre de forma mais ágil e precisa, o que reduz o retrabalho e permite um uso mais consciente dos recursos.
Quais as melhores ferramentas para implementar a gestão por processos?
Agora que você já entende o que é e quais são os pilares da gestão por processos, saiba que adotar as tecnologias certas ajuda a aplicar a metodologia com mais fluidez na sua empresa.
Um ótimo exemplo de ferramentas para implementar a gestão por processos são os softwares de BPM (sigla para Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios, em português).
Estes sistemas permitem que você mapeie, automatize e monitore seus fluxos de trabalho de forma centralizada. Assim, garante uma gestão por processos mais eficiente.
Ainda não usa um software de BPM? Então, aproveite para conhecer a plataforma de gestão inteligente de processos da Lecom.
O sistema oferece todos os recursos que você precisa para gerenciar sua empresa e entregar o melhor serviço para os seus clientes. Agende um tour guiado para ver como funciona!
