A tecnologia está presente no dia a dia das empresas em várias formas, como em plataformas que gerenciam os processos de negócios. A questão é que esse uso pode gerar certas dúvidas entre os gestores. Uma das mais comuns é para que serve um software BPMS, afinal?
Bem, para resumir, esse tipo de sistema tem o objetivo de aumentar a eficiência operacional de uma organização. Esse resultado se dá pelo conjunto de recursos que ajudam a criar fluxogramas de trabalho mais ágeis e precisos, o que otimiza a execução das tarefas diárias.
Quer entender melhor como esse tipo de ferramenta funciona? Então, continue a leitura, pois explicamos para que serve, quais os benefícios de usar um software BPMS e ainda trazemos dicas para escolher o melhor!
O que é um software BPMS?
BPMS (Business Process Management Suite ou System) significa, em português, sistema de gestão de processos de negócios. Na prática, trata-se de um software que permite automatizar os fluxos de trabalho do seu empreendimento a partir do mapeamento e modelagem dos procedimentos empresariais.
Vale ressaltar ainda que o BPMS é uma plataforma que facilita a implantação da metodologia BPM (gerenciamento de processos de negócios) em uma organização por meio da integração de tecnologias, pessoas e procedimentos.
Entendeu o que é um software BPMS? Então, que tal aprofundar seus conhecimentos sobre o tema ao conferir as principais características e componentes dessa ferramenta? Basta conferir o nosso blog!
Para que serve um software BPMS na prática?
O software BPMS serve, principalmente, para gerenciar e, assim, aprimorar a execução das tarefas de um negócio. Esse resultado deriva diretamente da gestão inteligente dos processos alcançada mediante a análise de dados, mapeamento e orquestração dos fluxos de trabalho.
A plataforma também serve para integrar os diferentes departamentos de um negócio a fim de melhorar a comunicação empresarial. Adicionalmente, esse sistema permite que você (como gestor) identifique pontos de melhoria nas suas operações.
Por exemplo, uma tarefa que exige a colaboração de dois ou mais setores e precisa de uma otimização para que o trabalho em equipe possa fluir ou excluir algumas etapas para proporcionar mais agilidade para a rotina.
Agora que você já sabe o que é e para que serve um software BPMS, veja quais são os benefícios que adotar uma ferramenta do tipo proporciona ao seu negócio!
Quais os benefícios de usar um software BPMS?
Os principais benefícios de um software BPMS são:
- promove a automação de procedimentos manuais repetitivos;
- melhora a eficiência operacional do negócio por reduzir a incidência de erros humanos causados pela falta de atenção e/ou cansaço;
- ajuda no controle dos custos ao diminuir o retrabalho de tarefas;
- facilita o acompanhamento dos processos;
- aumenta a produtividade por agilizar a execução das atividades;
- orienta a tomada de decisões para uma gestão mais estratégica e centrada em resultados.
- diminui a circulação de papel e documentos impressos dentro da organização, contribuindo para práticas mais sustentáveis.
Porém, essas vantagens dependem diretamente da qualidade do software BPMS que você adota. Por isso, é vital saber como escolher, no meio de tantas ferramentas disponíveis no mercado, uma que seja completa e robusta.
Mas a boa notícia para quem deseja adotar essa tecnologia é que você não precisa se preocupar com essa seleção, porque ensinamos quais características procurar para ter em mãos a plataforma ideal para sua empresa.
Como escolher um software BPMS para a sua empresa?
A dica de ouro de como escolher um software BPMS perfeito para o seu negócio é responder a estas quatro perguntas.
- É fácil de usar?
- Oferece um bom suporte ao cliente?
- É escalável?
- Quais são as funcionalidades disponíveis?
Continue a leitura e entenda o que avaliar em cada questão!
- É fácil de usar?
Não basta saber para que serve um software BPMS, é essencial que a ferramenta seja fácil de usar.
Essa característica permite que você e sua equipe tenham mais facilidade para integrar o sistema à sua rotina, já que não precisam de um curso de horas para aprender como implementá-la. Por isso, busque por plataformas intuitivas.
- Oferece um bom suporte ao cliente?
Outro ponto que você deve avaliar ao escolher um software BPMS é o suporte ao cliente. Afinal, por melhor que o sistema seja, sempre pode surgir uma dúvida de última hora, e o papel do desenvolvedor é respondê-la rapidamente e com eficiência.
Por isso, avalie como é o setor de atendimento. O ideal é que seja de fácil acesso, rápido e com atendentes preparados para ajudar você em qualquer situação.
- É escalável?
Uma plataforma escalável é aquela que você pode usar para alavancar as operações sem maiores investimentos ou a necessidade de trocar de software. Isso porque o sistema é robusto o suficiente para “suportar” um aumento da demanda — basta aumentar o plano de serviços.
Desse modo, o negócio continua a crescer de maneira constante e sustentável, já que suas ferramentas “aguentam o tranco”.
- Quais são as funcionalidades disponíveis?
Agora que você aprendeu para que serve um software BPMS, saiba que as funcionalidades disponíveis também afetam a escolha.
Além de ser robusto, um bom software BPMS conta com uma interface personalizável (para que você o adapte à realidade do seu negócio) e é seguro. Afinal, os dados confidenciais da organização precisam de proteção.
A ferramenta ideal se integra com outros sistemas de gestão, permite que você monitore — em tempo real e com relatórios completos — todas as tarefas que sua equipe executa, e está sempre atualizado conforme as últimas novidades da área.
Adicionalmente, procure pelos recursos de:
- modelagem e controle de processos;
- gerenciador de regras;
- motor de automação;
- monitoramento de indicadores de desempenho;
- determinação de responsáveis.
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