A busca por formas de melhorar a execução das tarefas é uma constante entre gestores. Afinal, quem não deseja finalizar mais atividades, com mais qualidade, em menos tempo e com resultados mais satisfatórios? Por este motivo, conhecer e compreender formas de otimizar fluxos de trabalho são passos essenciais na jornada de transformação.
Por meio da gestão de processos, o BPM, cada vez mais empresas enxergam novas possibilidades de melhoria e avanço. Um estudo do Business Research Insight divulgou que, apenas em 2024, o mercado recebeu US$ 3,73 bilhões em investimentos. A perspectiva é de que, até 2033, o setor conte com US$ 5,44 bilhões investidos.
No relatório da pesquisa, o principal motivo que justifica esse crescimento é justamente o fato de a metodologia oferecer várias formas de otimizar fluxos de trabalho. Além disso, outros pontos fortes são a automação de processos e a adoção de inteligência artificial para auxiliar na resolução das demandas.
Se você faz parte do grupo de gestores que deseja criar um fluxo de trabalho mais organizado, linear e assertivo, este artigo é para você!
Hoje, vamos falar como otimizar fluxos de trabalho, quais os benefícios dessa prática e como a automação de processos auxilia nessa transformação!
Vamos lá? Boa leitura!
O que é fluxo de trabalho e qual sua importância?
Fluxo de trabalho, ou workflow, é a sequência de atividades que sua empresa adota para entrega de produtos ou serviços. Cada fluxo é composto por tarefas e processos indispensáveis para a conquista de resultados assertivos dentro de uma organização. Ou seja, cada um define como realizar as ações, quem são os responsáveis por cada etapa e quais as regras para execução.
Imagine que você tenha uma empresa e precise aprovar um documento. Neste caso, o exemplo de fluxo de trabalho a adotar pode seguir este modelo:
| Criação do documento > revisão interna > aprovação do gestor > ajustes (se necessário) > envio à parte interessada. |
É claro que, no caso acima, citamos apenas um exemplo de fluxo de trabalho, com um processo simples, para ilustrar o conceito. Porém, você deve considerar que essa sequência de atividades pode ser tão complexa quanto a sua necessidade, de modo a abordar mais tarefas, pessoas e setores.
O fluxo de trabalho é importante para alinhar as expectativas, dar clareza para os times e facilitar a realização de todos os processos indispensáveis para a entrega dos produtos ou serviços. Quando bem construída, essa sequência de atividades ajuda a melhorar a eficiência, a produtividade, reduz os erros e até os custos.
Quais os principais benefícios de otimizar fluxos de trabalho?
Além de contar com uma metodologia organizacional muito eficiente, ao otimizar os fluxos de trabalho, você conquista inúmeras vantagens estratégicas para o negócio. Conheça as principais a seguir.
1. Aumento da eficiência e produtividade
Ao otimizar fluxos de trabalho, você elimina tarefas redundantes e reduz significativamente o tempo entre o recebimento e a entrega das demandas. Além disso, com as ferramentas corretas, você padroniza seus resultados por meio de regras que priorizam a eficiência e evitam a necessidade de retrabalho.
2. Redução de erros
Ainda sobre a padronização, outra vantagem é a redução dos erros nos procedimentos. Afinal, se um fluxo é bem definido, com regras bem estabelecidas, e os times que o compõem estão cientes das particularidades e atribuições, as chances de falhas são muito menores.
3. Economia de recursos e custos
A otimização reduz o desperdício de recursos valiosíssimos, como tempo, dinheiro e esforço. Ao adotar formas de otimizar os fluxos de trabalho, você não apenas reduz custos operacionais, como economiza ao evitar a realização de atividades de reparo ou retrabalho.
4. Transparência e controle
Ao ter mais controle de fluxo de trabalho, os gestores acessam dados mais sólidos, constantemente atualizados e em tempo real. Assim, além de ter mais controle sobre as operações, você toma decisões mais seguras, baseadas em informações estratégicas, e não em achismos.
Estes são apenas alguns exemplos dentre os benefícios de otimizar fluxos de trabalho. Por se tratar de uma metodologia flexível, é possível aplicá-la em contextos de várias complexidades, desde pequenas e médias, até grandes empresas.
Mas como colocar em prática a otimização dos fluxos? É o que veremos a seguir!
4 dicas para otimizar o fluxo de trabalho com sucesso
Se você busca mais controle do fluxo de trabalho e deseja otimizá-lo com segurança, acompanhe as 4 dicas que selecionamos para te ajudar no processo.
1. Mapeie e analise o processo atual
O primeiro passo para mudar é compreender seus procedimentos atuais. Ao detalhar o funcionamento do fluxo que você utiliza, por meio de um mapeamento de processos, você identifica gargalos, tarefas desnecessárias e pontos de melhoria. Assim, fica mais fácil definir para onde seguir nas próximas etapas.
2. Automatize tarefas repetitivas
Já com o diagrama de fluxo de trabalho pronto, selecione as tarefas repetitivas e burocráticas que devem passar por automação por meio de uma ferramenta específica. Os sistemas de automação garantem o cumprimento das regras e entregas mais alinhadas às suas expectativas e necessidades.
Como medida adicional, você também pode investir em sistemas de inteligência artificial, por exemplo. Assim, a execução de processos mais complexos, como a análise de dados, é mais rápida, prática e com menos chance de erros.
3. Defina responsabilidades e prioridades
Mesmo depois de automatizar o fluxo de trabalho, determinadas tarefas ainda precisam de responsáveis por sua execução. Você deve selecionar cuidadosamente quem é encarregado por cada uma e definir prioridades claras e alcançáveis para obter mais resultados, organização e colaboração entre os times.
4. Monitore e ajuste constantemente
Otimizar e automatizar um fluxo de trabalho não são processos pontuais e únicos: você deve monitorar as atividades e realizar ajustes constantes para evitar desatualizações ou ineficiências.
Fique de olho nas métricas de desempenho, colete feedbacks das equipes e faça revisões periódicas para manter os sistemas em dia com suas necessidades e buscar a melhoria contínua.
Como a automatização ajuda a otimizar o fluxo de trabalho?
A automação é uma das maneiras mais eficientes de otimizar fluxos de trabalho, pois reduz significativamente o tempo necessário para tarefas manuais, minimiza os erros e garante entregas mais assertivas.
Além dos benefícios que já citamos, ao adotar a automatização das atividades, você agrega mais valor às operações e enxerga o ambiente empresarial de forma mais ampla. Assim, as novas oportunidades são mais claras e você se torna mais competitivo num mercado em constante mudança.
A automação transforma processos lentos e burocráticos em fluxos de trabalho mais ágeis e eficientes. Além de economizar tempo e recursos e reduzir falhas, essa metodologia melhora a produtividade e até a experiência do cliente.
Não à toa, 60% das empresas entrevistadas para o relatório de automação da Bain & Company, em parceria com a UiPath, informaram ter investido mais de US$ 500 mil nas tecnologias de automatização apenas em 2023.
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