Para otimizar as atividades que sua empresa executa e ganhar mais eficiência operacional, é preciso compreender o que é um modelador de processos e, em especial, como escolher a ferramenta ideal.
Isso porque o sistema influencia diretamente o sucesso da estratégia, portanto, deve ser robusto e fácil de implementar.
E como há diversas opções — um relatório da Mordor Intelligence prevê um crescimento de quase 12% ao ano até 2029 para o mercado —, esse cuidado é crucial para evitar contratar uma ferramenta insuficiente.
Quer aprender como evitar essa situação? Então, continue a leitura, pois, no artigo a seguir, explicaremos:
- o que é e qual a função de um modelador de processos;
- os principais benefícios do sistema;
- como escolher um modelador de processos eficiente.
Confira!
O que é um modelador de processos?
Um modelador de processos é um software — ou ferramenta — que cria um diagrama com representações visuais do passo a passo dos processos de negócios. Isto é, das etapas necessárias para executar cada uma das atividades da empresa, do início ao fim, para facilitar sua visualização e cumprimento.
Esse tipo de sistema é vital para a implementação do BPM — sigla para Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócios, em português.
Na prática, essa é uma metodologia que consiste em monitorar, controlar e otimizar os fluxos de atividades de um negócio para aumentar sua eficiência operacional.
Confira mais detalhes sobre o tema neste artigo: o que é modelagem de processos e como aplicar na sua empresa?
Qual a função de um modelador de processos?
A principal função de um modelador de processos é desenhar os procedimentos de negócios — as atividades executadas pela empresa, como compra de insumos ou onboarding de colaboradores.
Para chegar até este cenário, o software realiza três etapas, as quais pontuamos a seguir.
- Mapear: identificar os procedimentos da empresa — as atividades que desempenha —, assim como a sequência lógica de execução de cada etapa, prazos e responsáveis por função.
- Documentar: registrar as descobertas do tópico anterior, uma vez que esses dados orientam outros processos de modelagem, por isso, devem ser guardados.
- Analisar: estudar minuciosamente as informações para identificar falhas em um dos procedimentos e, a partir disso, decidir o que mudar no fluxo de trabalho.
O objetivo dessas tarefas é identificar pontos de melhorias nos processos — áreas que demandam otimizações.
Por exemplo, uma vez que o fluxo de trabalho é modelado, fica bem mais simples de identificar etapas desnecessárias ou com erros que prejudicam — ou atrasam — os resultados e, portanto, demandam conserto ou exclusão para a obtenção de melhores resultados.
Veja mais: como fazer mapeamento de processos de forma estratégica?
Quais os benefícios de modelar processos para as empresas?
- Mais eficiência operacional
Um dos benefícios de modelar processos é o aumento da eficiência operacional, justamente por permitir visualizar, de maneira completa, o fluxo de trabalho da empresa. Graças a este processo, é mais fácil implementar melhorias que agilizam a execução das tarefas.
O resultado é um rendimento maior para o negócio, principalmente porque há uma redução no uso dos recursos e do gasto de tempo — devido à eliminação dos gargalos e erros que acarretam o retrabalho da equipe.
- Padronização dos procedimentos internos
Adotar um bom modelador de processos também promove a padronização das atividades internas. A ferramenta cria um guia — ou manual — para os colaboradores seguirem no dia a dia.
Dessa maneira, não importa qual funcionário esteja responsável por determinada tarefa no momento — ou se o encarregado acabou de entrar para o time e continua na fase de treinamento —, todas as etapas acontecem da mesma forma, porque a empresa estabeleceu um passo a passo claro do que fazer.
- Melhora da comunicação interna
Você já passou pela situação de perceber que departamentos distintos usam termos diferentes para se referir a processos de negócios com finalidades semelhantes?
O cenário prejudica a comunicação e atrapalha a evolução da empresa, já que dificulta a troca de informações e experiências entre as equipes. O que o modelador de processos faz é criar uma diretriz compartilhada entre toda a empresa.
Assim, identifica-se as tarefas por termos padronizados compartilhados entre todos os departamentos, o que facilita a comunicação interna.
- Facilidade para desenhar os processos
Além de entender o que é um modelador de processos, é vital saber que a adoção dessa ferramenta facilita a descrição e o desenho das atividades da empresa, já que o sistema é bastante simples de usar.
Você não precisa ter conhecimentos técnicos avançados para diagramar os fluxos. Basta definir quais processos modelar e seguir os passos recomendados pela própria plataforma. Mais fácil do que isso é impossível, concorda?
Leia também: gestão por processos — integre setores e eleve os resultados do negócio
Como escolher um modelador de processos para o seu negócio?
Agora que você sabe o que é um modelador de processos, assim como sua função e benefícios, chegou o momento de escolher um para usar na sua empresa. Para isso, fique atento a alguns requisitos, como analisar se a ferramenta:
- é fácil de usar;
- tem integração com outros sistemas empresariais (RPA ou CRM, só para exemplificar);
- tem armazenamento em nuvem;
- oferece segurança de dados;
- tem personalização de campos;
- apresenta robustez (aguenta um número alto de usuários e tarefas simultâneos);
- flexibilidade de planos.
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