A organização dos projetos é parte fundamental do sucesso dos seus negócios e cresce exponencialmente ao longo dos anos, conforme estudo realizado pela Mordor Inteligence. Nesse sentido, não se atentar para o que é modelagem de processos e ignorar essa necessidade pode custar caro para você — tanto em produtividade e resultados quanto financeiramente.
Por isso, muitas empresas investem em ferramentas de modelagem de processos e desfrutam dos benefícios que a técnica oferece, tanto para a organização de modo geral quanto para os resultados obtidos em termos de produtividade e receita.
Neste artigo, vamos falar sobre o que é modelagem de processos, quais os benefícios de adotá-la e como a ferramenta pode te ajudar a melhorar o fluxo de trabalho dos seus negócios de forma simplificada e eficiente.
Vamos começar?
O que é modelagem de processos?
Modelagem de processos é a representação de todos os processos de negócios de uma empresa. Em resumo, é a documentação que representa as etapas das atividades e permite a análise dos procedimentos existentes no seu negócio, viabilizando mudanças e correções estratégicas.
Na prática, significa que a ferramenta tem como objetivo, atingir um patamar de maturidade para os processos, eliminando possíveis falhas relacionadas à execução das etapas em si ou geradas por pessoas no dia a dia.
Além disso, a modelagem de processos ajuda a estruturar o seu fluxo e manter toda a equipe alinhada quanto às responsabilidades de cada membro ao longo de todas as etapas necessárias, desde o recebimento da demanda até sua entrega.
Contudo, saber o que é a modelagem de processos é apenas um passo para a implementação de suas ferramentas no seu fluxo de trabalho. Para entender como ela funciona, é preciso compreender, também, seus conceitos e as etapas que ela exige antes de funcionar.
Quais são as etapas da modelagem de processos?
A modelagem de processos é uma etapa do BPM (Business Process Management, em português, processo de gerenciamento de negócios), e uma disciplina administrativa muito difundida e utilizada para a organização de empresas.
Entendida esta relação, podemos avançar mais um pouco para compreender as etapas da modelagem de processos:
- Abordagem de modelagem
- Coleta de informações
- Notação dos processos
- Monitoramento, análises e melhorias
Conheça cada fase em detalhes a seguir.
- Abordagem de modelagem
Nesta primeira etapa, são definidos os objetivos da modelagem de processos e sua forma de abordagem: terá uma visão macro sobre os processos ou será focada em seus detalhes?
- Coleta de informações
Uma vez definida a abordagem usada na modelagem de processos, você deve coletar informações sobre eles. Aqui, é possível usar dinâmicas com as equipes envolvidas, designar um responsável por cada etapa, fazer entrevistas com os membros, etc. Quanto mais informações, melhor sua modelagem será, de acordo com estudo dirigido pela NVP Big Data em 2021.
- Notação dos processos
Esta é a etapa em que você ou a pessoa responsável designada deve documentar as informações e forma de abordagem definidas, de modo a manter o controle e integrar todas as ferramentas no processo. Assim, as pessoas que participam das atividades têm acesso claro a todo o fluxo;
- Monitoramento, análises e melhorias
Uma vez documentada, a modelagem de processos está pronta para ser constantemente monitorada e analisada. Usando os dados obtidos nestas análises, você ou a pessoa responsável será capaz de identificar falhas e apontar melhorias que sejam necessárias para a melhoria constante do fluxo até sua plena maturidade.
Agora que já sabemos quais são as etapas da modelagem de processos, você já está um passo mais perto de adotá-la na sua empresa.
Lembre-se, porém, de que, para que a técnica seja funcional, é preciso entender profundamente sobre as atividades e os fluxos adotados nos seus negócios!
Apenas assim, tanto essa quanto outras ferramentas de modelagem de processos serão eficientes no seu dia a dia.
Exemplos de modelagem de processos
É claro que, apenas com uma explicação teórica, pode parecer difícil entender a modelagem de processos BPM como uma ferramenta relevante para a cultura organizacional da sua empresa.
Por isso, para te ajudar a compreender de uma vez — e profundamente — o que é modelagem de processos, destacamos dois exemplos que trazem mais detalhes sobre a prática:
- Matriz GUT: neste exemplo de modelagem de processos, o gestor avalia Gravidade, Urgência e Tendência de piora das situações que afetam o processo. Desta forma, a pessoa responsável é capaz de elencar as prioridades conforme os aspectos gerais previamente definidos e solucionar os problemas de acordo com sua importância;
- Método 5W2H: já neste outro exemplo de modelagem de processos, a pessoa responsável deve basear a tomada de decisões nas respostas a 5 perguntas básicas:
- What: o que precisa ser feito?
- Why: por que isso precisa ser feito?
- Who: quem precisa fazer?
- Where: onde precisa ser feito?
- When: quando precisa ser feito?
- How: como será feito?
- How much: quanto custará?
Por meio das respostas, é possível entender o passo a passo para a definição do fluxo de trabalho, reduzindo erros e melhorando os processos sempre que necessário.
Os benefícios de utilizar as ferramentas modelagem de processos
Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é modelagem de processos, chegou a hora de conferir as principais vantagens da implementação da técnica nos seus negócios.
Em um primeiro momento, podemos citar a otimização da qualidade na execução e da organização do seu fluxo de trabalho.
Contudo, a lista não termina aí. Veja mais algumas vantagens de investir em modelagem de processos:
- compartilhamento da visão de negócio: quando todos da equipe estão inteirados sobre o andamento dos processos, cada passo é dado com mais segurança e de forma mais assertiva;
- melhora na comunicação: evitar o ruído na comunicação entre as equipes é essencial para que os processos sejam lineares e com menores chances de erros;
- diminuição em atrasos, desperdícios e erros: a modelagem de processos identifica etapas desnecessárias e aponta recursos e novas ferramentas que podem evitar gastos, desperdícios e atrasos na evolução dos processos;
- possibilidade de aprimoramento das equipes: cada passo dado para refinar sua equipe de trabalho é um passo para o crescimento, tanto do seu pessoal, quanto da sua empresa. Investir em qualificação para o time é investir no seu próprio crescimento;
- facilidade no processo de implementação de automações: quando o fluxo de trabalho está melhor definido, a implementação da automação de processos é muito mais simples e organizada.
A Lecom e a modelagem de processos
A esta altura, após entender o que é modelagem de processos, você já deve estar se perguntando por onde começar a implementá-la na sua empresa, não é?!
Para te ajudar nesse primeiro passo, a plataforma Lecom é uma excelente referência, ajudando empresas do país inteiro a melhorar a organização e a produtividade geral, como foi o caso da Servier do Brasil, que otimizou mais de 5 mil horas de trabalho e atividades.
Com a Lecom, você modela os processos da sua empresa de forma totalmente personalizável, destacando o que é mais importante dentro da sua hierarquia de projetos para que toda a sua equipe execute as tarefas de forma mais rápida, fácil e eficiente.
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