A metodologia de organização e planejamento de uma empresa é a base para o desenvolvimento de estratégias operacionais eficientes. Por isso, é importante entender o que é mapeamento de processos e separar um tempo para pensar sobre a forma como a sua companhia está sendo estruturada.
Os processos de uma empresa são mapas que guiam a realização de atividades no dia a dia, facilitando, assim, a obtenção de boas performances nas operações de negócio.
Por isso, estar atento à “saúde” de seus fluxos e ao engajamento das pessoas com o curso das atividades é essencial.
Nesse sentido, entender o que é mapeamento de processos é um passo essencial para adotar uma metodologia ágil e efetiva de planejamento e gestão.
Quer compreender melhor como fazer o mapeamento de processos no seu negócio para otimizar as tarefas operacionais e obter os melhores resultados comerciais possíveis?
Confira o conteúdo até o fim!
O que é um processo?
O processo é a sequência das operações (tarefas, atividades e subprocessos) que, relacionadas entre si e conectadas a determinada situação, assunto e necessidade, conduzem uma solicitação inicial até a resolução final.
Para entender a diferença entre os elementos envolvidos nos processos, leia: Subprocessos, Tarefas e Atividades: Qual É a Diferença?
Nesse contexto, a área de compras de uma empresa, por exemplo, realiza diversos processos, como: solicitação de aquisições, cadastro de fornecedores, importação e registro de materiais, entre outros.
Já na área de RH, existem sequências de etapas para contratação de colaboradores, solicitação de férias, avaliação de desempenho, entre outras.
Dessa forma, são estruturados os fluxos de trabalho das frentes que compõem a estrutura da empresa.
O que é mapeamento de processos?
O trabalho no mapeamento de processos envolve o estudo e a organização estratégica das atividades da sua empresa. Pode ser que o seu negócio já tenha processos estipulados e em funcionamento, mas, para realizar o mapeamento, é necessário que você reveja cada um.
Os processos devem ter fluxos bem definidos, com etapa inicial, atividades e tarefas intermediárias e, por fim, opções de encerramento e finalização.
Um ponto de atenção: muitas vezes, as pessoas confundem a ação de mapeamento de processos com a construção de fluxogramas. Eles têm, sim, uma conexão, mas não são a mesma coisa.
Enquanto o mapeamento de processos, como explicamos, diz respeito à definição de aspectos de entrada, desenvolvimento e saída de uma atividade, o fluxograma ajuda a descrever as etapas necessárias para executar o procedimento de forma cronológica e visual.
Veja, no próximo tópico, como relacionar ambos os conceitos.
Como fazer o mapeamento de processos com um fluxograma?
O fluxograma é a interpretação visual dos momentos do processo, mas a metodologia de mapeamento começa bem antes, com o estudo de cada item que compõe ou impacta o andamento de uma operação.
Para definir cada passo do seu fluxograma, é importante analisar:
• objetivo do processo;
• responsável pelo processo;
• possibilidades de entrada — solicitação inicial;
• equipes e colaboradores envolvidos no fluxo;
• operações intermediárias;
• opções de saída — finalização do processo;
• documentos necessários para o encaminhamento do processo.
Além dos tópicos acima, é preciso identificar as regras de negócio, que são aplicadas em algumas etapas para direcionar o caminho do fluxo.
Por exemplo, em um processo de solicitação de material, pode existir uma regra de negócio que vincula o valor do material à próxima etapa — um item de até R$1.000 é encaminhado diretamente para a compra, enquanto o que estiver acima desse valor passa pela análise da liderança.
Todas as informações e regras devem ser especificadas no mapeamento para estruturar o melhor caminho de cada solicitação.
Com os fluxos estruturados, é possível montar o fluxograma com o auxílio da notação BPMN, uma representação gráfica feita a partir de ícones — cada um representando uma etapa do processo de produção.
Assim, o mapeamento fica visualmente materializado de ponta a ponta.
A leitura BPMN garante um monitoramento completo para a identificação de gargalos e acompanhamento de métricas de desempenho para orientar a tomada de decisão.
Assim, processos recebem ajustes sempre que necessário para otimizar a eficiência e a produtividade.
Quais são os benefícios do mapeamento de processos?
Quando o mapeamento é feito, você viabiliza a inserção, o acompanhamento e a gestão de todos os itens das operações em uma plataforma com fluxos digitalizados. Dessa forma, garante os benefícios listados a seguir.
1- Visualização Horizontal
O fluxograma elaborado a partir do mapeamento de seus processos permite a visualização horizontal de todas as operações, o que, consequentemente, facilita o entendimento, o controle e a análise dos procedimentos realizados na empresa.
2- Delimitação de responsabilidades
Com os estudos realizados para o mapeamento, você tem em mãos os responsáveis e envolvidos em cada processo. Assim, evita retrabalho, operações inchadas e ruídos na comunicação durante as atividades.
3- Integração e trabalho colaborativo
Além do mapeamento delimitar os responsáveis por cada atividade, a visualização do andamento de cada fluxo em tempo real faz com que diferentes equipes tenham uma comunicação mais alinhada. Afinal, todos conhecem a trajetória do processo e os papéis de cada colaborador.
4- Padronização do trabalho
Enquanto muitas empresas têm dificuldades para orquestrar as tarefas de seus colaboradores, uma organização com processos mapeados garante a padronização do trabalho e resultados mais efetivos.
5- Identificação e redução de gargalos
A visualização horizontal dos processos e a delimitação de tarefas proporcionam a fácil identificação de gargalos. Ou seja, a plataforma que automatiza o fluxograma de seus processos rastreia atrasos e falhas nas operações, ajudando a identificar os motivos pelas quais tais situações ocorrem, e, assim, definir os encaminhamentos para a solução.
6- Otimização de processos
A padronização do fluxo do processo ajuda os colaboradores a terem agilidade na execução de suas responsabilidades. Ter a dimensão de ponta a ponta das etapas de cada processo garante mais conhecimento, consciência e entendimento sobre cada atividade que está sendo desempenhada.
7- Sinergia entre trabalho humano e tecnologia
Todos os benefícios citados são viabilizados e potencializados com a adoção de uma solução digital que dá suporte para a automatização das operações.
A plataforma Lecom, por exemplo, além de arquivar e estruturar os fluxos, garante acesso à automação de atividades e regras de negócio. Isso otimiza ainda mais o andamento do processo e garante mais tempo e atenção dos colaboradores para as tarefas essenciais.
8- Previsão de recursos
O estudo dos processos e a padronização dos fluxos proporcionam aos líderes possibilidades assertivas para a gestão de custos, SLAs e planejamento financeiro.
Assim, é possível enxergar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que cada processo cumpra seu objetivo.
9- Avaliação de desempenho
O próprio estudo dos processos para mapeamento já é um passo importante para avaliar a eficiência dos fluxos em cada contexto. No entanto, com os processos mapeados e o suporte de uma plataforma, é possível mensurar o tempo de execução de cada fase, a qualidade do resultado e, até mesmo, a performance dos colaboradores.
Ferramentas de mapeamento de processos
A automação de dados é uma inovação tecnológica que vem ganhando espaço em diversos setores e segmentos da gestão empresarial.
Uma vez que você compreendeu o que é mapeamento de processos, vale se aprofundar e descobrir como a tendência tecnológica veio para impulsionar ainda mais o controle e gerenciamento do fluxograma.
A verdade é que, quanto mais complexa for a empresa, mais vulnerável a erros estará a gestão de processos manual. A grande quantidade de informações e variáveis podem prejudicar o entendimento e forçar erros desnecessários que levam a prejuízos em curto e médio prazo.
Diante disso, nada como otimizar a gestão de processos do seu negócio com uma ferramenta BPMS.
Tais plataformas contam com o suporte da automação de dados para implementar a metodologia BPM de gestão de processos de forma rápida e assertiva na estrutura operacional do seu negócio.
Um exemplo eficiente de BPS é a plataforma da Lecom para gestão de processos.
Agora que você entendeu o que é mapeamento de processos e a importância da prática, você vai adorar descobrir como a ferramenta da Lecom te ajuda a gerir os fluxos de trabalho minimizando ao máximos os erros, eliminando gargalos e economizando financeiramente.
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