É essencial que todo líder ou gestor compreenda o que é gestão de processos. A prática traz mais flexibilidade e permite que os negócios se atualizem com as últimas tendências do mercado.
Mas antes de falar sobre esse gerenciamento, tenha em mente que um processo de negócios é o fluxo de trabalho de uma empresa. Ou seja, envolve as atividades que a companhia executa diariamente na busca pelos seus objetivos de negócios.
A boa gestão destas ações é crucial, pois garante mais controle sobre os procedimentos. Assim, você sabe o que fazer e quando executar determinada ação para guiar seus colaboradores com mais eficácia durante o desenvolvimento dos seus projetos.
Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura, pois o artigo a seguir traz:
- o que é e para que serve a gestão de processos;
- quais os benefícios da prática;
- como fazer gestão de processos do zero;
- como uma ferramenta ajuda sua empresa.
Confira!
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é uma abordagem de negócios que otimiza as operações da empresa por meio da análise constante das suas atividades. A prática funciona em diversos departamentos e envolve as ações de monitoramento dos procedimentos e implementação de melhorias sistemáticas para trazer mais eficiência para o negócio.
Como resultado, promove uma reestruturação contínua do fluxo de trabalho. Ou seja, a companhia sempre encontra oportunidades para se atualizar e “fazer melhor”, o que traz mais qualidade para seus produtos e/ou serviços.
Para que serve a gestão de processos de negócios?
A gestão de processos serve para que a companhia identifique falhas nas atividades relacionadas aos negócios. Bons exemplos são um erro em uma das etapas de determinada tarefa ou uma ação desnecessária e que só estende o fluxo das atividades por um período além do indicado.
Assim, a prática possibilita que o negócio compreenda sua sequência de trabalho na totalidade.
Ademais, o gerenciamento de processos ajuda a empresa alcançar seus objetivos mais rapidamente. Isso porque padroniza as ações diárias para facilitar tanto a execução quanto o acompanhamento das tarefas e projetos.
Qual a importância da gestão de processos para as empresas?
A gestão de processos é importante porque permite que a empresa se adapte com efetividade às mudanças do mercado. Por exemplo, para implementar uma nova ferramenta de compras, um aplicativo empresarial ou atender a uma nova necessidade do cliente, estimulada por alterações no comportamento do consumidor.
O motivo é que a prática traz mais flexibilidade para o dia a dia. Para ficar mais claro, lembra que o gerenciamento de processos permite visualizar o fluxo de trabalho por completo? Graças a essa característica, você entende como a cadeia produtiva do negócio funciona.
Como resultado, identifica os pontos de mudanças e age imediatamente para implementar as melhorias adequadas. Por exemplo, adotar o novo software de compras para agilizar o envio de pedidos ou oferecer novos produtos ou serviços para atender às novas demandas do seu público-alvo.
A leitura é um hábito-chave para qualquer gestor, já que entrega os conhecimentos necessários para alavancar sua empresa e alcançar melhores resultados. Por isso, indicamos este artigo com os 8 livros sobre gestão de processos que você precisa ter na sua estante para se aprofundar mais no tema!
Quais os principais benefícios da gestão de processos?
- Aumento da produtividade
Agora que você entendeu qual é a importância da gestão de processos, chegou o momento de ver os benefícios da prática.
O primeiro é o aumento da produtividade nos negócios, vantagem que deriva da padronização do fluxo de trabalho.
O que acontece é que ao criar um método de execução — com etapas e resultados bem definidos — os colaboradores sabem o que fazer em cada tarefa e produzem mais, com menos recursos e em menos tempo.
- Mais controle e transparência para as operações
Outros dois benefícios da gestão de processos — que andam juntos — são transparência e controle para todas as operações dos negócios.
O motivo desses ganhos é que a prática fornece informações essenciais para entender o funcionamento da organização. Inclusive, detalhes de cada projeto que a companhia executa — como prazos de entrega, responsáveis e etapas necessárias.
A característica torna as decisões mais transparentes. Em outras palavras, os colaboradores sabem o porquê das escolhas e seus resultados. Ao mesmo tempo, os gestores controlam a operação de perto, pois acompanham a execução das atividades em tempo real.
- Redução de erros e falhas
A padronização das tarefas e o controle sobre os processos trazem outro benefício para a abordagem: a redução dos erros e falhas durante a execução dos projetos.
Afinal, os colaboradores recebem um passo a passo que dita o que fazer em cada etapa das atividades e os gestores acompanham o desempenho em tempo real.
Assim, os erros são mínimos — já que a empresa segue um manual — e se ocorrerem, são percebidos e corrigidos imediatamente.
- Aumento da satisfação dos clientes
Além de entender o que é gestão de processos, saiba que a prática aumenta a satisfação dos clientes.
Tenha em mente que padronizar e acompanhar de perto os fluxos de trabalho eleva a qualidade dos produtos ou serviços, devido ao controle sobre os fluxos de trabalho.
Logo, os consumidores ficam mais satisfeitos em negociar com sua empresa e se tornam fiéis, o que potencializa o rendimento do empreendimento em médio e longo prazo.
- Redução dos custos operacionais
Por último, temos a redução dos custos operacionais, e os motivos são simples: com menos erros e mais controle, você gasta menos com retrabalho nas tarefas do negócio. Além disso, com uma equipe mais produtiva, a companhia rende mais.
Desse modo, a empresa perde menos dinheiro, que “sobra” para investir em outras áreas, como expandir a atuação para outros mercados, e ainda lucra mais ao longo do tempo.
Como fazer gestão de processos? As seis etapas explicadas
Após entender o que é gestão de processos e qual a importância da prática, vamos ao tutorial de como executá-la. Para aprender, siga o passo a passo — dividido a partir da explicação das seis etapas da abordagem — que apresentamos logo abaixo!
- Mapeamento dos processos do negócio
A primeira das etapas da gestão de processos é o mapeamento. A ação envolve estudar os procedimentos do negócio para entender sua sequência lógica. Ou seja, a ordem de execução das atividades e como cada uma afeta os resultados.
A prática é fundamental, pois identifica gargalos — pontos de melhoria — e partes que não precisam de mudanças na operação.
Mapear as ações não é apenas o primeiro passo — é um dos mais importantes do gerenciamento de procedimentos. Por isso, é primordial ter cuidado na hora de executá-lo. Aprenda como colocar a estratégia em prática no artigo: como fazer mapeamento de processos de forma estratégica?
- Análise dos procedimentos
Após mapear, analise todos os seus processos de negócios. Olhe de maneira estratégica para os fluxos de trabalho para entender como todos se relacionam, a fim de que a empresa alcance seus objetivos.
Também fique atento aos gargalos para compreender como as oportunidades de melhoria impactam os resultados da organização. Em seguida, estabeleça ações para otimizar os processos e torná-los mais eficientes.
- Redesenho das ações
O terceiro passo é redesenhar os processos. Na prática, observe os resultados da análise que você executou na etapa anterior e trace um plano de ação em volta das oportunidades de melhorias.
Por exemplo, se perceber que o projeto conta com muitas etapas desnecessárias — e que só atrasam a execução — o redesenho envolve excluir ou substituir estas ações por outras mais eficientes.
A ideia aqui é criar um novo fluxo de trabalho, baseado no antigo, mas otimizado para entregar mais agilidade e eficiência à empresa.
- Implementação das melhorias
A quarta etapa da gestão de processos é a implementação das melhorias. Sabe o redesenho que você fez no terceiro passo? Pois bem, agora é o momento de colocá-lo em prática!
A ação não engloba apenas a implantação de um novo fluxo de trabalho, mas também a adoção de novos sistemas de negócios — como softwares — e o treinamento dos colaboradores.
O objetivo é garantir que toda a equipe esteja alinhada com os objetivos empresariais e tenha plena noção das suas responsabilidades e impactos para a companhia.
O alinhamento empresarial não é útil apenas para incorporar melhorias e educar a equipe. Veja outras importantes vantagens neste artigo: como alinhar processos organizacionais e os benefícios da prática!
- Monitoramento das mudanças
Você já sabe o que é gestão de processos e entendeu como implementar otimizações no dia a dia da sua empresa — e agora? O próximo passo para um bom gerenciamento é monitorar as mudanças constantemente.
A ideia é acompanhar os novos fluxos de trabalho para entender se funcionam da maneira correta e, principalmente, se trazem os resultados esperados.
A ação, por exemplo, identifica se a exclusão de uma etapa do processo não atrasou ainda mais a execução em vez de trazer benefícios ou se é necessário adicionar uma nova fase para “compensar” uma atividade disfuncional.
- Melhoria contínua dos procedimentos
Por fim, adote a visão de melhoria contínua. Considere os insights que coletou na etapa anterior e use-os para otimizar os fluxos de trabalho. Assim, sua empresa se mantém atualizada e sempre à frente da concorrência.
Afinal, um negócio que se preocupa em acompanhar as tendências de mercado e de comportamento dos seus consumidores tem processos mais eficazes e, consequentemente, atrai mais clientes, certo?
Como uma ferramenta de gestão de processos otimiza o dia a dia das organizações?
Compreendeu o que é gestão de processos e o passo a passo para implementar na sua empresa? Pois saiba que a tecnologia facilita a tarefa e torna suas ações mais eficientes em curto e longo prazo.
Com uma boa ferramenta de gestão de processos você modela, executa e gerencia todas as operações do negócio de uma única plataforma que, inclusive, apresenta integração com outros sistemas empresariais.
Tais características tornam sua gestão mais eficiente e potencializam os seus resultados. Quer uma dica de uma plataforma que ofereça todos esses recursos? Então, conheça a Lecom Tecnologia!
A solução ainda conta com:
- rastreabilidade com a visualização das tarefas e o acompanhamento do desempenho organizacional em tempo real para aumentar o controle sobre os procedimentos;
- disponibilidade com a facilidade de acesso por qualquer dispositivo com conexão à internet, inclusive os mobile;
- escalabilidade com a possibilidade de alavancar suas operações com menos custos com pacotes exclusivos;
- segurança e total alinhamento com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para proteger seu negócio e evitar o vazamento de informações sensíveis;
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