O que é ECM? Mais uma sigla para a nossa sopa de letrinhas tecnológica? Nada disso! Estamos falando de Enterprise Content Management, uma estratégia para a gestão de documentos.
Fundamental para todo tipo de negócio, ECM é muito mais do que a simples organização de registros, podendo fazer a diferença nos resultados da empresa.
Com cerca de 2,5 quintilhões de bytes de dados criados diariamente em todo mundo, de acordo com dados da Business Software Alliance, saber como lidar com todo esse volume de informação de forma inteligente é um diferencial de mercado.
Neste artigo, vamos explicar o que é e como fazer ECM. Além disso, vamos explorar as vantagens de garantir a coleta sistemática de informações e descobrir como a tecnologia pode transformar todos os dados em ativos de valor para o negócio.
Boa leitura!
O que é ECM?
Enterprise Content Management — ECM — é um processo sistemático de coleta de dados que organiza a informação que será usada por um público específico, como executivos de negócios, clientes, etc.
Não estamos falando apenas de uma tecnologia ou metodologia.
Trata-se de uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais ao longo de todo o ciclo de vida da empresa.
A gestão de documentos se tornou parte do gerenciamento de conteúdo, pois hoje muitos processos possuem informações e dados atrelados.
Nesse sentido, é preciso manter uma organização para a movimentação dos arquivos entre os canais necessários, seguindo um fluxo predeterminado. Bons exemplos são faturas, que precisam ser assinadas, e registros, que devem ser arquivados.
Nos métodos tradicionais, esses processos dependem de documentos em papéis que são levados de um lado para o outro, causando desorganização e gargalos.
Usar o ECM significa reduzir ou eliminar essas complicações baseadas em papéis. Entretanto, apenas converter o fluxo em um formato digital não te dá o modelo ideal para gestão.
Sabendo aplicar os pilares do Enterprise Content Management, você tem controle e pode gerenciar as informações durante seu ciclo de vida, melhorando a produtividade da sua organização.
Como consequência, é possível reduzir os riscos e controlar os custos de manutenção de altos volumes de conteúdo, integrando os documentos às práticas de governança existentes.
Qual a função do ECM?
O foco principal do ECM é otimizar a gestão de documentos e informações durante seu ciclo de vida completo.
Os documentos são indexados a partir de campos previamente definidos — que também são a forma de acesso após o armazenamento — e ficam salvos em uma base de dados robusta, gerida por uma solução tecnológica de ECM.
O Enterprise Content Management funciona a partir de regras de acesso, viabilizando a integração a outros sistemas para melhorar os resultados de diversas áreas do negócio, desde a gestão de processos até o marketing.
Qual a importância do ECM?
O ECM possibilita inúmeras melhorias e benefícios no dia a dia das empresas. Algumas das principais vantagens incluem:
- acesso fácil e rápido às informações;
- suporte na eficiência e na conclusão dos projetos;
- centralização de informações;
- organização de processos;
- facilidade na migração de documentos;
- redução de custos;
- melhoria dos processos empresariais.
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Componentes importantes para ECM
Já ficou claro o que é ECM e qual o seu foco, certo? Agora é hora de entender de que maneira a ferramenta executa todas as tarefas e garante um bom gerenciamento das informações empresariais.
De forma geral, as plataformas de ECM contam com diferentes recursos que facilitam a realização de várias atividades na rotina empresarial.
Conheça as principais.
Reconhecimento ótico de caracteres
Serve para capturar e classificar qualquer tipo de documento, estruturado ou não-estruturado.
Com o OCR (reconhecimento ótico de caracteres) integrado ao ECM, você extrai os campos de dados desejados e acelera a indexação de informações no sistema, eliminando a demanda manual, evitando erros e agilizando as operações.
Assinatura Digital de ECM
Protege a autenticidade e a integridade do seu conteúdo imprimindo sua assinatura digital ao arquivo. Assim, garante a validade legal dos documentos assinados, em conformidade com a CVM 531.
O ECM permite a inserção de um identificador da decodificação do arquivo, gerando assinaturas de acordo com as regras e especificações da ICP Brasil, órgão gestor da certificação digital em nosso país.
Viewer ECM
Os principais recursos de um Viewer ECM são:
- visualizar seus documentos on-line, sem a necessidade de baixá-lo localmente;
- visualizar os principais tipos de arquivos do mercado, incluindo MS Office, PDF, Google Workspace, arquivos gráficos, MODCA, PTOCA, TXT e RTF;
- navegar por grandes documentos com menos esforço com o page-less scrolling, o que permite conferir o arquivo sem precisar fazer tantas rolagens pelo texto;
- ter a qualidade de imagem configurável para o ajuste de desempenho.
- aproveitar as oportunidades de Versionamento;
- garantir o cache inteligente e o suporte para streaming.
Versionamento ECM
Serve para controlar e rastrear as alterações dos seus documentos de maneira simples. O versionamento registra todas as modificações realizadas em um documento identificando a autoria e o momento em que as mudanças foram salvas.
Templates ECM
Define os metadados de um determinado grupo de documentos. Esses metadados são usados para orientar as características e as propriedades dos documentos.
Tais definições são determinadas por você para que o sistema rapidamente extraia as informações do documento de acordo com o que é buscado.
Full Text Search
Com a total indexação dos textos dos arquivos, as capacidades de pesquisa são ampliadas e otimizadas. Com o ECM, os documentos podem ser pesquisados com base no conteúdo do arquivo e seus resultados exibidos com um resumo e classificação de relevância.
Lecom Tecnologia: a melhor plataforma para gestão de processos
Agora que você já sabe o que é ECM, entende como pode fazer a diferença na automação dos processos digitais da sua organização. Inclusive, é possível contar com uma boa tecnologia para implementar o fluxo, assim como monitorá-lo.
Nossa Plataforma de Gestão Inteligente de Processos permite que você centralize informações, agilize rotinas e acompanhe indicadores de forma precisa e simples.
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