Cada vez mais empresas ao redor do globo buscam saber o que é BPM e percebem a importância da gestão inteligente dos processos internos. É o que aponta o estudo conduzido pela Mordor Intelligence, que prevê o aumento de 11,83% de investimentos na área até 2029.
Se você também está interessado em saber como otimizar a gestão do seu negócio, entender o que é BPM pode ser um verdadeiro divisor de águas nos seus resultados, tanto em produtividade quanto em lucros obtidos.
O controle de processos e da gestão, assim como a medição do desempenho de qualquer empreendimento, é uma tarefa bastante desafiadora. Mas, apesar de fundamental, alguns empresários ainda não sabem como implementar o BPM e seus sistemas funcionais para o acompanhamento das métricas necessárias.
A razão disso, na maioria das vezes, é a falta de métodos. Quando a empresa não tem controle sobre os processos, a eficiência pode ficar comprometida e afetar o investimento dos recursos em áreas ou atividades sem valor agregado ou ineficientes.
Para te ajudar nisso, falaremos, neste artigo, o que é BPM, qual a importância da gestão de processos, como aplicá-la e como essa ferramenta torna-se valiosa para melhorar a gestão do seu negócio.
Vamos lá?
O que é BPM – Business Process Management?
BPM ou “Business Process Management”, em português, significa Gestão de Processos de Negócio. Ou seja, é uma disciplina que utiliza vários métodos para descobrir, modelar, analisar, medir, corrigir e melhorar os processos internos de um negócio, de acordo com a definição do Gartner Institute. Seu objetivo é oferecer mais visibilidade sobre as atividades e melhorias na eficiência.
Com foco primário na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria contínua dos processos de negócio, as empresas que adotam o BPM agregam aspectos fundamentais em sua gestão. Assim, passam a se beneficiar de mais flexibilidade, atribuição de responsabilidades, definição de métricas de sucesso, correção de erros e controle sobre todos os aspectos do fluxo.
Além desses fatores, o BPM abrange processos que ultrapassam as fronteiras organizacionais. Isso porque permite que equipes de diferentes setores tenham acesso às mesmas informações pelos mesmos sistemas, e estejam cientes dos fatores intrínsecos ao funcionamento do negócio.
Qual a importância da gestão de processos?
A gestão de processos é fundamental para o sucesso de uma organização. Esta metodologia envolve o planejamento, monitoramento e melhoria constante das atividades e fluxos de trabalho de uma companhia. Algumas das principais razões desta importância são:
- aumento da eficiência operacional: a gestão de processos permite identificar gargalos, redundâncias e pontos de ineficiência no dia a dia. Assim, você pode otimizar, eliminar ou atualizar o que precisa de forma mais simples e eficaz;
- redução de custos: processos bem gerenciados e eficientes minimizam os desperdícios e permitem que você realoque os recursos (tempo, dinheiro, força de trabalho) em áreas mais estratégicas;
- aumento da agilidade: um dos pontos de maior importância da gestão de processos é a capacidade de responder rapidamente às mudanças do mercado. Desta forma, você acompanha as tendências e evita prejuízos causados pela desatualização.
Além dessas, o BPM oferece inúmeras outras vantagens associadas à sua produtividade e receita. Para tanto, contudo, você precisa compreender a utilidade desta disciplina aplicada ao seu negócio.
Para que serve o BPM?
Mais do que saber o que é BPM, vale ter em mente o que a aplicação deste conceito pode fazer para sua empresa, sobretudo em termos de vantagens para sua estratégia de negócio.
Em linhas gerais, o BPM reúne as técnicas de gestão de processos à tecnologia da informação para, de maneira eficaz e organizada, definir o fluxo interno de trabalho da empresa.
Em outras palavras, podemos responder à pergunta “para que serve o BPM?” com as principais utilidades da metodologia, que são:
- mapear todos os processos do seu negócio;
- documentar, de forma clara e visual, o seu fluxo de trabalho;
- monitorar e acompanhar métricas de desempenho e conquistas;
- otimizar as etapas para torná-las mais eficientes.
Além da organização, saber o que é BPM alinha sua empresa com a transformação digital tão buscada no universo corporativo; ou seja, com os insights obtidos na aplicação do BPM, você pode tornar sua companhia mais competitiva e lucrativa!
Aliás, outra das características que o BPM que torna essa disciplina de gestão de processos uma das mais adotadas nas empresas, é a facilidade e flexibilidade de adaptação a diversos cenários. Assim, independentemente do seu nicho de atuação, você pode usufruir das vantagens de usar o BPM.
Conheça as vantagens de usar o BPM
Você pode perceber alguns dos principais benefícios do BPM para o seu negócio logo no início da implementação. Veja alguns exemplos!
Padronização dos processos
O BPM permite a configuração dos sistemas baseada nos padrões definidos pela companhia. Assim, todas as atividades realizadas seguem o mesmo parâmetro de qualidade na hora da execução.
Mais visibilidade das atividades
Você pode acompanhar todas as ações realizadas ao longo do fluxo operacional e compreender mais facilmente quais são os aspectos que precisam de atenção. Desta forma, nada fica desatualizado, atrasado ou obsoleto.
Redução de erros
Processos padronizados têm menos chance de variabilidade e, portanto, menos erros, o que impacta diretamente sua eficiência e produtividade.
Melhora da comunicação interna
Times e lideranças bem instruídos comunicam-se mais claramente; quando cada um sabe o que tem que fazer, a tendência é de que a comunicação interna seja mais fácil e eficiente em todos os aspectos.
Decisão baseada em dados
O BPM monitora continuamente todos os KPIs (indicadores-chave de performance) e emite relatórios completos para que você tome decisões baseadas em fatos.
Transparência dos processos
Seus colaboradores têm mais conhecimento sobre as etapas do fluxo de trabalho, enquanto você toma ciência de todo o andamento dos processos executados.
Mais controle
Por estabelecer e definir métricas de sucesso, o BPM permite que você acompanhe os indicadores de desempenho do negócio em tempo real.
Crescimento na produtividade
O entendimento mútuo entre gestores e colaboradores, a redução de erros e as melhorias constantes resultam em crescimento.
Automação de processos
Com o BPM, você e sua equipe podem definir a automatização de atividades repetitivas para otimizar o prazo dos processos e diminuir o tempo de espera até a entrega.
Redução de custos
Um sistema de BPM bem implementado pode significar uma redução expressiva de custos com maquinário parado por erros ou falhas humanas, além de perda de tempo na execução das atividades.
Mais segurança
Tanto você quanto seus colaboradores têm mais segurança na execução das atividades, uma vez que parte da função do BPM é documentar os processos realizados.
É claro que, apesar de apresentadas as vantagens de usar o BPM, é válido lembrar que o sucesso depende da maneira como as informações se inserem no método. O papel humano dentro da metodologia é tão importante quanto a tecnologia, por isso, vale a pena utilizar formas de notação eficientes, como o BPMN.
Qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN?
Depois de entender o que é BPM, você precisa saber que, além dessa sigla, existe o BPMS (Business Process Management Suite) e o BPMN (Business Process Model and Notation).
Em termos práticos, BPMS é a ferramenta virtual que insere a gestão de negócios na sua organização. É este sistema que cria todos os marcadores e regras estipulados para o pleno funcionamento do seu negócio.
Já o BPMN, por sua vez, é uma forma de notação gráfica padrão, utilizada para modelar e documentar processos de negócios. Este modelo permite a representação visual das etapas, fluxos de trabalho e interações entre as atividades de um negócio. Assim, de forma clara e compreensível, os gestores, analistas e colaboradores podem entender todo o processo.
Além de entender qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN, saiba que a ferramenta tem um “ciclo de vida”, constituído por 6 etapas (planejamento, análise, desenho, implementação, monitoramento e refinamento), que serão a garantia de funcionamento da estratégia.
Para te ajudar, confira nossas dicas para saber como aplicar o BPM no seu negócio.
Como aplicar o BPM em 6 passos
Até aqui, você entendeu o que é BPM e viu como a aplicação dessa metodologia faz a diferença na forma como se organizam os negócios e se otimizam as entregas. Agora, vamos te mostrar como aplicar esta metodologia na sua organização.
- Identificação dos processos
Escolha os processos a gerenciar — e comece por aqueles que são críticos para a organização: seja em impacto financeiro ou operações internas.
- Mapeamento dos processos
Use diagramas para representar visualmente os processos como estão atualmente e como deveriam ser, sem falhas e ineficiências. Reúna dados de pessoas envolvidas para ter informações concretas e que fazem sentido para a organização.
- Automação
Identifique os procedimentos que envolvem atividades repetitivas e burocráticas e torne-os autônomos. Com a automação de processos, você ganha tempo e economiza recursos valiosos para aplicá-los em áreas mais estratégicas.
- Implementação dos processos otimizados
Quando estiver satisfeito com o mapeamento e com as automações realizadas, implemente a solução. Aqui, é importante garantir que todas as equipes estejam previamente treinadas e cientes de suas atribuições antes da mudança.
- Monitoramento e avaliação
Avalie constantemente os KPIs para identificar eventuais necessidades de alteração, atualização ou otimização. Assim, você garante que seu fluxo esteja sempre funcional e eficiente.
Pronto, agora você sabe como aplicar o BPM sempre que precisar! Use o passo a passo acima sempre que perceber algum processo que parece ineficaz ou demorado demais. Desta forma, você garante o máximo de eficiência das suas operações.
Como implementar o BPM no seu negócio?
Agora que você já sabe os principais aspectos da gestão de processos, talvez tenha dúvidas sobre como começar. Portanto, nesta reta final, vamos te ensinar como implementar o BPM na companhia para obter os benefícios que citamos anteriormente.
Em linhas gerais, a implementação do BPM deve considerar as suas necessidades e obedecer algumas etapas essenciais, que são:
- definição dos objetivos e estratégias;
- escolha de uma plataforma de BPM;
- mapeamento e modelagem dos processos;
- análise e redesenho;
- automação dos processos;
- treinamento e mudança da cultura organizacional;
- monitoramento e controle;
- melhoria contínua.
Parece bastante coisa, não é? Mas calma, nós também te ajudamos com esta nova jornada!
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