Antes de entender o que é automação de processos, tenha em mente que “processo” engloba todas as atividades do fluxo de trabalho de uma empresa e suas etapas. Já automação é o uso de softwares para agilizar a execução dessas tarefas.
A prática é muito usada pelas empresas, já que reduz os custos operacionais e aumenta a produtividade dos negócios.
Inclusive, espera-se uma movimentação de 30 milhões de dólares só em 2024 para o mercado de automação inteligente, de acordo com este relatório do Statista.
O dado indica que as organizações investem na prática — e você não pode deixar sua empresa de fora, concorda? Por isso, continue a leitura e aprenda o que é automação de processos, seus benefícios e o passo a passo para implementar!
O que é automação de processos?
A automação de processos é o ato de usar a tecnologia na execução de tarefas e procedimentos repetitivos da empresa. O objetivo é desempenhar as ações com o mínimo de influência dos colaboradores — ou totalmente sem a intervenção humana — para trazer mais agilidade e eficiência para o negócio.
Para ficar mais claro, aqui estão exemplos de automação:
- processos de recrutamento e seleção que usam softwares para analisar os melhores currículos, triar os candidatos com o perfil mais indicado às vagas e enviar e-mails automáticos com atualizações sobre o processo seletivo;
- procedimentos de compra que iniciam com a abertura do pedido e seguem automaticamente até sua finalização, com a chegada dos materiais na empresa;
- recebimento de tickets de suporte com a abertura das solicitações, triagem dos chamados, distribuição dos pedidos para os agentes responsáveis pelo atendimento e fechamento automático ao final do processo.
Percebe como existem diversos exemplos de automação de processos no dia a dia dos negócios? Isso porque a prática traz diversos benefícios para as organizações.
Antes de conferir quais são os principais, entenda as razões para implementar a tecnologia!
Quais os benefícios da automação de processos para as empresas?
- Aumento da produtividade
Um dos principais benefícios da automação de processos é o aumento da produtividade. Ao direcionar os esforços dos colaboradores para outras tarefas — mais estratégicas (relevantes) ou que realmente necessitem de intervenção humana — a empresa usa melhor seus recursos.
Assim, produz mais, com mais valor agregado e com menos investimentos, já que o tempo do time é melhor aproveitado.
- Melhora da qualidade das tarefas
Outra vantagem da automação de processos é a melhora na qualidade das tarefas. A prática padroniza as ações — já que as plataformas seguem o passo que a empresa estabelece durante a programação.
Com isso, não há desvio das diretrizes de qualidade e, assim, os projetos saem exatamente como o planejado.
- Redução de erros e falhas
A padronização também reduz os erros e falhas nos processos. Afinal, máquinas têm capacidade de processamento bem maior do que a dos seres humanos e identificam imprecisões com mais agilidade.
Além disso, como falamos, as plataformas seguem à risca sua programação. Portanto, as chances de errar ao preencher uma planilha ou buscar por um dado específico em um documento são mínimas.
- Foco no core business
Além de entender o que é automação de processos, saiba que a prática permite que colaboradores e gestores foquem no core business do negócio. Essas são as atividades-chave — a razão da companhia existir e o que gera lucro.
Em alguns casos, a automação elimina a preocupação com a atualização de cada etapa de um sistema de compra. Em outros, extingue a necessidade de analisar os candidatos um a um para encontrar aqueles que se encaixam com determinada vaga.
Nestes casos, os agentes humanos deixam as atividades com os sistemas e focam em desempenhar suas tarefas — aquelas que só eles executam —, o que gera impacto direto nos resultados da empresa.
- Diminuição dos custos operacionais
Para finalizar, a automação de processos diminui os custos operacionais. A padronização de tarefas, a redução dos erros e o foco em ações mais estratégicas otimizam a maneira como a empresa usa seus recursos.
Assim, você gasta menos com retrabalho, pagamento de horas extras e até mesmo mantém suas operações com uma equipe enxuta, porém, mais capacitada, o que potencializa seus resultados.
Como fazer automação de processos no seu negócio? Passo a passo!
- Mapeie seus processos de negócios
O primeiro passo para entender como fazer automação de processos é mapear seus procedimentos. Estude todas as etapas para identificar a sequência de execução de cada tarefa e como as ações se complementam para, enfim, alcançar o resultado.
Aproveite a jornada de mapeamento para encontrar pontos de melhoria — os chamados gargalos — e oportunidades para otimizar o fluxo de trabalho. Neste caso, o ideal é automatizar determinadas tarefas para agilizar a rotina da empresa.
Mapear as ações é um passo indispensável para implementar a automação no seu negócio. Aprenda como executar esta etapa no artigo: como fazer mapeamento de processos de forma estratégica?
- Identifique as necessidades ou gargalos da sua empresa
Após compreender o que é automação de processos e mapear suas atividades, identifique o que sua empresa precisa ou como pode melhorar.
Tenha em mente que a prática funciona em diversos departamentos — como mostramos nos exemplos do início deste artigo. Portanto, olhe para o negócio na totalidade.
Entender os pontos de otimização nem sempre é uma tarefa fácil. Por isso, preparamos um artigo que ensina um passo a passo simples para você, confira o conteúdo em: como identificar processos que podem ser automatizados?
- Defina os objetivos organizacionais
Após decidir as tarefas, estabeleça seus objetivos. Isto é, o que a empresa espera ganhar com a automação de processos. Por exemplo, mais agilidade no processamento de pedidos de suporte ou redução dos custos de recursos humanos.
Nesta etapa, o melhor caminho é ser realista. Não estabeleça metas ou objetivos impossíveis de cumprir e sempre considere a capacidade da sua equipe para não sobrecarregar ninguém.
- Escolha uma boa ferramenta de automação
Uma ferramenta de automação de processos é essencial para implementar a prática, já que é a tecnologia que possibilita a execução das tarefas sem interferência humana. Por esse motivo, escolha uma plataforma robusta e fácil de usar.
O ideal é que o sistema conte com uma interface limpa e intuitiva, para que os usuários se acostumem com os novos procedimentos mais rápido, e que funcione em qualquer dispositivo.
Um ótimo exemplo de ferramenta de automação completa é a plataforma Lecom que, inclusive, conta com um ambiente virtual completamente integrado com outras soluções para uma troca efetiva de dados entre ecossistemas!
- Monitore os resultados
Após implementar a ferramenta de automação de processos, monitore os resultados para visualizar o desempenho da prática e identificar áreas que ainda precisam de ajustes.
Para isso, acompanhe os indicadores de desempenho certos, como Retorno sobre o Investimento (ROI) para entender se os gastos valeram a pena, nível de produtividade da equipe ou tempo de execução das tarefas — ou de resposta aos tickets.
Agora que você sabe o que é automação de processos e como implementar do zero, que tal conhecer um pouco mais sobre a ferramenta ideal para otimizar o dia a dia da sua empresa com um ótimo custo-benefício?
É claro que falamos da plataforma Lecom. Com a solução, além de automatizar tarefas, você visualiza todas as etapas em tempo real e tem garantia de segurança, já que o sistema é 100% alinhado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Quer ver como a plataforma funciona na prática e como ela pode impulsionar a sua empresa? Agende uma reunião com um dos nossos especialistas e confira!
