As práticas da metodologia BPM (Business Process Management) podem auxiliar muito na gestão dos processos de seu negócio. Sua aplicação afeta positivamente todas as áreas da organização, e ajuda a ter mais controle para escalonar atividades e fluxos internos.
Dados divulgados pela Sales Force mostram que 73% dos líderes de Tecnologia da Informação acreditam que a automação de processos ajuda a economizar 50% de tempo.
Além disso, a Cflowapps aponta que a implementação da metodologia BPM garante uma economia de pelo menos U$51.000 anuais para empreendimentos ao redor do mundo.
Mas, afinal, o que está por trás do sucesso da abordagem? O que é a metodologia BPM, quais são as suas características, e como implementá-la para turbinar os resultados dos seu negócio e diminuir os prejuízos com processos internos pouco eficientes?
A resposta para estas e outras perguntas você confere lendo este artigo até o fim! Vamos lá?
O que é metodologia BPM?
Em português, o termo Business Process Management pode ser traduzido para Gerenciamento de Processos de Negócio. Como o próprio nome indica, a metodologia BPM é uma abordagem que reúne uma série de práticas para monitoramento, controle e otimização dos fluxos de trabalhos e tarefas no contexto organizacional.
Com o auxílio de uma ferramenta de automação, é possível otimizar processos e aprimorar os resultados operacionais de uma empresa por meio de técnicas específicas e embasadas pelo mapeamento dos fluxos de trabalho.
Veja abaixo um resumo dos principais passos envolvidos na implementação da metodologia.
- Primeiramente, define-se os objetivos e metas estratégicas da empresa.
- Em segundo lugar, é preciso mapear os fluxos de processos para identificar possíveis falhas, gargalos e possibilidades de aprimoramento.
- Novos processos são implementados de forma padronizada para otimizar os resultados.
- A implementação é monitorada em tempo real para a efetivação de eventuais ajustes que garantam o pleno funcionamento da organização.
Por que investir na metodologia BPM?
Segundo dados divulgados pelo site Ai Multiple, 70% dos executivos acreditam que o investimento na metodologia BPM ajudou suas empresas a atingir os objetivos.
A implementação da metodologia é crucial para tornar processos mais eficientes, economizar recursos, aumentar os lucros e garantir a melhor performance de uma empresa.
Em tempos de concorrência acirrada e com tantos players, especialmente no mercado digital, buscar meios para se diferenciar e operar com o máximo de eficiência pode ser um pilar para o sucesso e a prosperidade de um empreendimento.
Embora os benefícios sejam muitos, ainda há uma longa jornada pela frente para muitas empresas. Isso porque apenas 4% das empresas monitoram e gerenciam seus processos internos de forma adequada, segundo a Zentao.
Se você ainda não faz parte desta estatística, não se preocupe. Nas próximas linhas, falaremos sobre as características de ferramentas de BPMS e damos dicas práticas para implementar a metodologia no seu negócio.
Quais as características de uma ferramenta BPMS?
Apostar em um BPMS (Business Process Management System) é uma boa ideia para estimular a transformação digital em sua empresa, além de facilitar e direcionar seus processos segundo as orientações da metodologia BPM.
Esse modelo de ferramenta serve para implementar um sistema de gerenciamento de processos em uma empresa. Dessa forma, gestores têm acesso a um painel objetivo do fluxo de tarefas da organização para tomar decisões mais assertivas e otimizar trabalhos.
Veja abaixo algumas das características de uma ferramenta BPMS efetiva.
1- Utilização e interface simples e intuitiva
Um ponto fundamental é que a ferramenta transmita interatividade e simplicidade ao trabalhar com a metodologia BPM e nas próprias funcionalidades do software.
Tanto em termos de modelagem de processos quanto em execução, uma plataforma de referência deve oferecer formas de gerenciamento intuitivas e de rápido aprendizado.
O sistema deve oferecer recursos completos de gestão e não gerar ruídos na utilização por parte do usuário. Tudo isso ajuda a ganhar tempo na organização interna, uma vez que pode aproveitar seus benefícios no ato da implementação, com mais eficiência operacional.
2- Formulários adaptativos
Enquanto alguns BPMS exigem, em parte, que a empresa se adapte à sua maneira de executar e lidar com os processos e atividades, uma plataforma de qualidade insere regras de negócio mutáveis e aplicáveis a diferentes tipos de negócios e clientes.
Na prática, significa que o usuário final pode trabalhar e criar formulários de acordo com as regras do processo , com a possibilidade de mapear suas variáveis.
3- Sistema mobile
É essencial para uma plataforma BPMS oferecer acesso a ao sistema por meio de dispositivos mobile e, de preferência, com integração para Android e iOS.
Esse detalhe dá muito mais autonomia, eficiência e praticidade para resolver problemas repentinos no dia a dia.
4- Gestão de documentos
Fazer a gestão de documentos empresariais pode ser complexo, isso é fundamental que plataformas BPMS lidem com esse desafio de forma eficiente.
É importante garantir o gerenciamento de toda a documentação interna, inclusive a que não trafega nos processos.
De maneira geral, a automação deve agir por meio de sistemas direcionados especificamente para as necessidades de sua empresa.
5. Integração de sistemas
Por fim, esse tipo de ferramenta consegue se conectar com outros sistemas e tecnologias em tempo real para aprimorar ainda mais o monitoramento de dados e a precisão dos insights para seu negócio.
Algumas opções mais modernas de BPMS propiciam a conexão com outros bancos de dados, aplicações e serviços, além de sistemas legados, para orientar e tornar mais eficiente as tomadas de decisões.
Essas integrações disponibilizam, por exemplo, monitoramento de estoque. Quando um item é vendido, todos os sistemas da empresa podem ser instantaneamente alertados e atualizados.
Como implementar a metodologia BPM?
Alguns detalhes devem ser levados em consideração ao implementar a metodologia BPM na sua empresa, tais como:
- definir objetivos e metas e para quais departamentos da organização a metodologia BPM precisa trazer soluções;
- fazer um mapeamento dos principais processos a serem geridos e padronizados;
- documentar e registrar detalhes dos processos e pontos de melhoria em uma ferramenta BPMS de qualidade;
- monitorar o desempenho por meio de métricas e gráficos.
Nesse contexto, vale a pena frisar a importância de escolher uma ferramenta de qualidade na jornada.
O mais interessante é que a escolha da plataforma permite economizar tempo e dinheiro, uma vez que elimina a necessidade de desenvolver um sistema de TI do zero para ativar a gestão de processos.
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A Plataforma Lecom é um exemplo de software que garante uma implementação mais rápida e eficiente da automação de processos na estrutura operacional da sua empresa.
Além dos benefícios intrínsecos a um BPMS, ela oferece mais vantagens para sua gestão de processos, como usabilidade intuitiva, operações em nuvem que garante mais disponibilidade e alto potencial de escalabilidade, além da integração com sistemas legados.
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