Quais as melhores formas de mapear processos? [Dicas]

Conhecer as melhores formas de mapear processos ajuda na escolha do método — ou ferramenta — mais adequado para estruturar visualmente todas as etapas de uma tarefa, já que os modelos têm diferenças entre si. 

Porém, antes de seguir para as dicas de como mapear processos com uma lista das melhores ferramentas, saiba que a escolha depende destes quatro fatores:

1. experiência do cliente: é vital que os pontos do processo de contato com o consumidor proporcionem uma vivência que impacte a imagem da empresa de forma positiva; 
2. pontos de acúmulos de tarefas e atrasos: solucione qualquer gargalo que comprometa a eficiência do processo;
3. priorização de atividades: identifique o nível de valor agregado de cada atividade para direcionar os recursos; 
4. integração entre sistemas: escolha sistemas integrados para facilitar a “passagem de bastão” de uma plataforma para outra.

Dito isto, que tal aprender mais sobre o assunto? Continue a leitura e entenda a importância do mapeamento de processos para os negócios e os seis melhores métodos e ferramentas para adotar no seu negócio!

O que é e qual a importância do mapeamento de processos?

Mapeamento de processos é uma maneira de representar visualmente o fluxo de trabalho de uma empresa. A prática detalha todas as etapas de uma tarefa, assim como seus resultados, e ajuda na priorização das atividades mais importantes para a organização. 

Posto isso, o mapeamento de processos é essencial para o negócio por controlar as tarefas. Como resultado, a companhia visualiza seus procedimentos com mais clareza para, assim, identificar oportunidades de melhoria nos fluxos.

Além disso, a prática padroniza as ações e integra as equipes de trabalho, o que, por sua vez, facilita a comunicação organizacional.

Quais as melhores formas de mapear processos de negócios?

1. Técnica 5W2H

Uma das melhores formas de mapear processos é com a técnica 5W2H. A prática consiste em responder a cinco perguntas-chave para conhecer, a fundo, os procedimentos de um negócio.

O nome surge a partir da forma de distribuição das perguntas, ou seja, os cinco “W’s”:

• what (o quê); 
• where (onde); 
• who (quem);
• when (quando);
• why (por quê).

E os dois “H’s”:

• how (como);
• how much (quanto). 

2. Matriz GUT

A matriz GUT foca na definição de prioridades, ou seja, a priorização de problemas que precisam de resolução mais urgente. 

Na verdade, GUT é uma sigla para: 

• Gravidade: a intensidade do potencial prejuízo;
• Urgência: a consequência da não resolução do problema;
• Tendência: as possibilidades de agravamento do problema.

No final, a matriz GUT organiza as tarefas conforme sua relevância para os processos, como você confere na tabela abaixo: 

Nota	Gravidade	Urgência	Tendência
1	Extremamente grave	Precisa de ação imediata	Piora rapidamente
2	Muito grave	Urgente	Piora em pouco tempo
3	Grave	Agir quanto antes	Piora em médio prazo
4	Pouco Grave	Pouco urgente	Piora em longo prazo
5	Sem Gravidade	Pode aguardar	Não piora

3. Matriz BASICO 

A matriz BASICO se assemelha à anterior, porém, atinge um nível maior de detalhamento. Desse modo, refina a análise da priorização de atividades e soluções. 

Além disso, por meio da matriz BASICO, a empresa alinha suas prioridades às necessidades do cliente. Na técnica, você atribui uma nota de 1 a 5 aos seguintes itens do acrônimo:

• Benefícios para a organização;
• Abrangência;
• Satisfação do cliente interno;
• Investimentos necessários;
• Cliente externo satisfeito;
• Operacionalidade descomplicada.

No final, soma as notas para identificar quais as tarefas prioritárias, ou seja, as com pontuação mais alta.

4. Fluxograma

Ainda na lista de melhores formas de mapear processos, temos o fluxograma. Neste método, o negócio desenha seus procedimentos de forma simplificada e padronizada por meio do uso de símbolos. 

O objetivo é facilitar a análise das ações para identificar possíveis melhorias. Porém, o fluxograma apresenta certas limitações devido à extrema simplicidade. Por isso, não é tão indicado para análises mais profundas.

Temos um artigo completo no nosso blog que ensina como colocar esse método em prática, confira: como fazer um fluxograma de processos? Descubra agora!

5. Mapofluxograma

A notação em mapofluxograma é bastante útil para aprender como mapear processos que envolvem plantas produtivas e/ou linhas de montagem. 

O método é uma combinação do fluxograma de processos com o layout típico de uma linha de produção. Portanto, é mais adequado para tarefas produtivas que demandam muita movimentação de materiais e necessitam da estocagem de produtos.

6. BPMN 

Para finalizar nossa lista de melhores formas de mapear processos de negócios, temos o BPMN. 

O Business Process Model and Notation — notação de modelagem de processos de negócios, em português — é, inclusive, um dos métodos mais usados pelas empresas e funciona a partir de uma série de símbolos padronizados.

Esses desenhos identificam cada uma das etapas em uma notação padrão compreensível. Assim, traz mais clareza para o mapeamento dos processos, o que facilita sua adoção pelos colaboradores.

Quais são as vantagens de uma ferramenta de mapeamento de processos?

Agora que você conhece as melhores formas de mapear processos, já escolheu qual adotar no seu negócio? Antes, saiba que contar com uma boa plataforma facilita a prática e potencializa seus resultados.

Para ter uma pequena noção, as principais vantagens de uma ferramenta de mapeamento de processos são:

• aumento da produtividade; 
• melhora da qualidade dos projetos;
• redução dos erros e atrasos nas tarefas; 
• diminuição dos custos operacionais;
• garantia de segurança das informações; 
• facilidade para identificar e implementar melhorias. 

Quer testar uma ferramenta do tipo? Então, conheça a plataforma de gestão inteligente de processos da Lecom Tecnologia. O sistema é robusto, seguro e fácil de usar para que você modele, mapeie e monitore seus procedimentos de um só lugar com tranquilidade.

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