O primeiro passo para conseguir identificar a melhor ferramenta para modelar processos é compreender o conceito por trás do termo. Em suma, modelagem implica documentar o fluxo de trabalho da empresa de maneira visual.
No geral, é um diagrama que mostra o passo a passo de cada operação. O principal objetivo é facilitar a visualização dos procedimentos. Além disso, a modelagem de processos permite identificar e implementar melhorias que aumentam a eficiência operacional da organização.
Sendo assim, vamos aprender como escolher a melhor ferramenta para modelar processos e implementar no seu negócio? Siga a leitura e descubra como.
O que é uma ferramenta de modelagem de processos?
Uma ferramenta de modelagem de processos é um software que permite desenhar os fluxos de trabalho de uma organização a fim de representar as operações visualmente. O sistema apresenta recursos gráficos que detalham todos os passos, do início até a finalização de uma tarefa.
No geral, as melhores ferramentas para modelar processos servem para mapear, documentar e analisar as ações. Por isso, podem contar com os seguintes recursos:
- criação de diagramas que detalham os processos internos da empresa;
- montagem de infográficos com insights referentes a cada etapa do fluxo de trabalho;
- desenho de fluxogramas fáceis de entender;
- monitoramento de metas e indicadores de desempenho.
Agora que você já sabe o que é uma ferramenta de modelagem de processos, continue a leitura para conferir os principais benefícios de adotar esse tipo de plataforma!
Quais os benefícios de modelar processos?
Os principais benefícios de modelar processos de negócios são:
- aumento da eficiência operacional;
- redução dos custos operacionais;
- melhora da conformidade;
- aumento da produtividade.
Veja mais detalhes a seguir.
- Aumento da eficiência operacional
Adotar a melhor ferramenta para modelar processos ajuda seu negócio a ter mais eficiência nas tarefas do dia a dia. Isso porque o software permite criar fluxos de trabalho mais ágeis e alinhados aos objetivos empresariais. O resultado é a execução de tarefas com mais qualidade.
- Redução dos custos operacionais
Outra vantagem da modelagem de processos é a redução dos custos operacionais. Afinal, mais eficiência implica menos erros, o que gera menos retrabalho. Consequentemente, você não tem gastos extras para refazer tarefas.
- Melhora da conformidade
Uma ferramenta para modelar processos também ajuda você a manter sua empresa em conformidade com as normas e regulamentos. Isso porque as plataformas facilitam a criação de fluxogramas padronizados.
Na prática, significa que você consegue estabelecer regras para execução de cada tarefa. Dessa maneira, as ações sempre acontecem da mesma maneira, o que garante sua adequação aos protocolos previstos.
- Aumento da produtividade
Por fim, temos o aumento da produtividade, uma vez que você cria fluxos de trabalho mais ágeis e precisos, o que permite que sua equipe produza mais em menos tempo e com menos recursos.
Entretanto, para obter todos esses resultados, você precisa saber como escolher a melhor ferramenta para modelar processos. Para isso, confira as dicas que separamos no próximo tópico!
Como escolher a melhor ferramenta para modelar processos?
A melhor ferramenta para modelar processos deve:
- ser fácil de usar;
- oferecer os recursos essenciais para desenhar seus procedimentos do zero;
- integrar-se com outros sistemas empresariais;
- ser segura;
- ser flexível;
- permitir escalar as operações automaticamente;
- ser personalizável;
- oferecer um bom suporte ao cliente;
- contar com armazenamento em nuvem e backup de informações.
Como implementar uma ferramenta para modelar processos no seu negócio?
Agora que você já sabe como escolher a melhor ferramenta para modelar processos, que tal conferir algumas dicas práticas de como implementar o software na sua rotina? Continue a leitura para conferir!
- Estude seus processos atuais
O primeiro passo para implementar uma ferramenta para modelar processos é estudar seu fluxo de trabalho atual. O objetivo é entender como as operações começam e terminam, quais os prazos, os responsáveis por cada tarefa e os resultados desejados.
- Identifique as necessidades da sua empresa
Em seguida, identifique as necessidades do seu negócio. Para e pense: o que você pode fazer para tornar a rotina de trabalho mais ágil e precisa? Pode ser, por exemplo, eliminar uma etapa de determinada tarefa ou automatizar uma ação.
O importante é analisar como otimizar as operações com os recursos disponíveis.
- Defina os novos fluxos de trabalho
O terceiro passo é definir os novos fluxos de trabalho com base nas informações do tópico anterior. O ideal é que as tarefas sigam uma ordem lógica e que seu diagrama seja fácil de compreender e compartilhar.
Evite criar desenhos muito complexos, uma vez que podem ser difíceis de aplicar no dia a dia. Na verdade, quanto mais simplificado, melhor.
- Capacite sua equipe
Não se esqueça de que sua equipe é parte fundamental da empresa. Por esse motivo, é fundamental capacitar os colaboradores para que eles entendam como a modelagem de processos funciona e, assim, possam usar os diagramas na sua rotina.
Recomendamos oferecer treinamentos que mostrem as melhores ferramentas para modelar processos em ação e incentivar o engajamento, por meio de feedbacks ou bonificações para os times mais participativos.
- Monitore os resultados
Para finalizar este guia, tenha em mente que você não deve modelar seus processos e deixá-los para lá. Pelo contrário, precisa monitorar os resultados diariamente para garantir o cumprimento dos seus objetivos.
Para alcançar esse feito, é necessário definir os indicadores mais adequados para cada setor, como nível de produtividade ou retorno sobre o investimento (ROI). Adicionalmente, acompanhe os relatórios para verificar se os sistemas funcionam como o esperado.
Antes de ir embora, que tal descobrir que existe uma plataforma para modelar processos completa, segura e personalizável com o melhor custo-benefício do mercado? Então, você precisa conhecer a Lecom Tecnologia.
Nossa solução de gestão inteligente de processos permite que você desenhe, padronize e otimize suas operações de maneira centralizada, com poucos cliques, e ainda acompanhe a performance com facilidade.
Veja o nosso tour guiado e confira na prática como a plataforma Lecom pode ajudar sua empresa!
