De acordo com a pesquisa Pulse of Profession, do PMI, um projeto gerenciado com maturidade deve ter base em uma metodologia clara, alinhada ao negócio e focada na melhoria contínua. A partir desta análise, compreender a importância de modelar processos se mostra uma solução eficiente para instituições que têm fluxos complexos.
Uma estratégia profissional de modelagem de processos, quando bem aplicada, transforma a realidade de uma empresa. A Melitta, por exemplo, reduziu em 30% o tempo médio de realização de tarefas. O resultado surgiu a partir da atuação bem sucedida da Lecom ao organizar as atividades da empresa com uma plataforma inteligente e ágil.
Todo negócio deve, periodicamente, repensar seus fluxos e melhorar sua gestão. Por este motivo, é essencial entender recursos de modelagem para manter altos níveis de produção e gestão.
Você sabe como modelar processos pode ajudar a sua empresa? Continue a leitura para aprender mais sobre BPMN, benefícios e ferramentas de modelagem de processos!
Quais os benefícios de modelar processos?
Saber como fazer gestão de processos não é nada simples. Por esta razão, gestores e líderes veem com bons olhos alternativas para facilitar essa tarefa. Uma das alternativas que mais facilitam a gestão é modelar todos os processos da instituição.
As vantagens desse processo de modelação de fluxos complexos se dividem, principalmente, em três pontos.
Mais controle de etapas
Com todas as fases descritas e facilmente visualizadas, nada sai do controle e da vista dos envolvidos. A partir dessa vantagem, fica mais fácil entender cada momento dos colaboradores e das tarefas no fluxo completo.
Imagine que, para fazer um bolo, Ana, Maria e José se dividam em cada etapa. Ana separa os ingredientes, Maria os mistura e José coloca a massa na forma e leva para o forno. Ao modelar processos, seria possível, por meio de visão gráfica, ver em que ponto está o preparo da receita.
Assim, o responsável acompanha os movimentos do processo por meio de uma visualização simples, unificada e dinâmica.
Reconhecimento de possíveis gargalos
Ao acompanhar de perto os movimentos dos processos do negócio, o gestor e a equipe notam alguns gargalos, expressão para denominar um componente que afeta negativamente o desempenho de todo o fluxo.
Um gargalo pode ser um gasto desnecessário, uma etapa mal distribuída ou até mesmo uma burocracia dispensável.
Ao implementar a solução de gestão de processos da Lecom, a Ser Educação reduziu um gargalo e economizou 15 mil horas de trabalho ao ano, mantendo o foco da equipe em atividades estratégicas.
Identificação de melhorias
Ao transformar uma burocracia em um painel visual e dinâmico, fica mais fácil entender quais pontos funcionam bem e quais precisam de melhorias. Assim, os colaboradores e seus líderes pensam estrategicamente na realização de suas tarefas.
Esses são alguns dos benefícios que explicitam a importância de modelar processos para uma instituição com alta demanda e complexidade de fluxos.
Modelagem de processos com BPMN
BPMN é a sigla para Business Process Modeling Notation, em português, “Notação de Modelagem de Processos de Negócios”. Seu objetivo é gerar uma série de imagens gráficas com métricas que permitam a compreensão dos processos de forma visual e simples.
Fonte: Plataforma Lecom.
O BPMN funciona como uma linguagem gráfica composta por um conjunto de símbolos utilizados no desenho de processos. Assim, há a padronização e a facilitação da identificação de cada atividade e de seus desdobramentos envolvidos nos fluxos da empresa..
Nessa notação, há a visão dos autores e das atividades, conectando-os aos demais fluxos de entrega do negócio. O propósito do BPMN é facilitar a criação de um diagrama que ilustra o funcionamento de determinado processo de negócio. Portanto, esse diagrama deve ser de fácil entendimento tanto por pessoas técnicas como por não técnicas.
Talvez você já tenha contato com a nomenclatura BPM e esteja se perguntando se é a mesma coisa que BPMN. Recentemente, fizemos um texto sobre a diferença entre essas duas siglas, confira: Qual é a diferença entre BPM e BPMN? Entenda definições e vantagens.
Ferramentas de modelagem de processos
Agora que você sabe a importância de modelar processos, os benefícios e como funciona o BPMN, é hora de conhecer ferramentas para fazer esse processo. Na hora de escolher, leve em consideração praticidade, suporte e credibilidade, itens destrinchados em seguida.
Praticidade
Para fazer parte do dia a dia de uma equipe, a ferramenta deve ser prática, visual e intuitiva. Neste ponto, leve em conta desde o design até a clareza das informações fornecidas.
Suporte
Em plataformas de qualidade, a presença de uma equipe de suporte é notória. Ela serve para sanar todas as dúvidas e dificuldades dos clientes e auxiliá-los, principalmente, nos primeiros momentos de contato com a ferramenta.
Credibilidade
Um bom método de avaliação de uma ferramenta é analisar os resultados e soluções que ela já forneceu a outras empresas. Por esse motivo, pesquise histórias de sucesso ligadas à plataforma de interesse.
Pensando nestes três pontos, a Lecom se destaca com uma solução completa e consolidada no mercado. Com milhares de usuários de diferentes departamentos, a plataforma permite uma modelagem de processos dinâmica em um ambiente on-line com diversas outras funcionalidades para facilitar a gestão de processos.
Gestão de processos
Estar atento aos riscos, ter recursos limitados e acompanhar inúmeras tarefas são apenas alguns dos desafios da gestão de processos. Para amenizar essas dificuldades, bom alinhamento, comunicação clara e conhecimento tecnológico podem ser grandes aliados.
Além disso, uma solução é contar com ferramentas e plataformas de qualidade. Afinal, todo projeto tem sua dificuldade, mas adotar os elementos certos para auxiliar nesse processo é essencial para o sucesso das tarefas e otimização do trabalho.
Confira o Webinar “Superando os desafios do primeiro projeto de automação”, com Eduardo Britto, diretor da iProcess com 18 anos de experiência em gestão por processos. Nele, o convidado conta como o sucesso do primeiro projeto de automação de uma organização depende de inúmeros fatores, além de mostrar a importância de modelar processos.
Webinar: Superando os desafios do primeiro projeto de automação
Por que mirar na importância de modelar processos de um negócio?
Ferramentas como a Lecom proporcionam facilidade no mapeamento dos processos de negócio por meio da criação de diagramas. Assim, uma vez mapeados, os processos são melhor compreendidos, compartilhados, revisados, redefinidos e até mesmo monitorados.
Por isso, é importante contar com uma plataforma de Gestão Inteligente de Processos para garantir uma gestão mais organizada, clara e eficaz.
Com a Lecom, a empresa conta com um ecossistema que facilita a rotina de gestão de processos longos e complexos. A plataforma auxilia a organizar documentos, monitorar atividades em tempo real, identificar gargalos e acompanhar indicadores de desempenho.
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