A governança de processos é uma prática adotada por empresas para definir regras e diretrizes que padronizam suas ações diárias, melhoram a comunicação e potencializam seus resultados.
Afinal, flexibilidade, adaptabilidade, otimização de recursos e inovação para otimizar as entregas ao cliente são fatores essenciais para o sucesso de um negócio no mercado atual.
A governança de processos possibilita que os resultados não sejam apenas pontuais e as melhorias aconteçam de forma consistente.
Quer aprender como? Então, continue lendo, porque nas próximas linhas você descobre:
- o que é governança de processos;
- qual a importância da governança de processos;
- como implementar no seu negócio!
O que é governança de processos?
Governança de processos é a definição das regras e diretrizes que conduzem uma gestão orientada por processos. Adicionalmente, consiste em definir as responsabilidades e as autoridades na estrutura do negócio, assegurando que todas as atividades ocorram de maneira eficiente e alinhadas com as expectativas do negócio.
A governança de processos pode ser dividida em três tipos:
- centralizada, quando uma pessoa — ou equipe — fica responsável pelo planejamento e execução;
- descentralizada, quando todo o time trabalha em conjunto para tomar decisões;
- federada, quando existem times com certas responsabilidades, mas as decisões finais cabem a um líder.
É importante ressaltar que a governança não torna a estrutura existente mais complexa ou redundante quanto às atribuições. O ideal é que otimize a estrutura funcional sem criar uma paralela.
Posto isso, os elementos essenciais para uma governança de processos efetiva são:
- papéis e responsabilidades;
- padrões;
- estrutura;
- tarefas;
- mecanismos de controle;
- objetivos;
- mecanismos de avaliação e recompensa.
Vale a pena mencionar que as estruturas de governança de processos não só definem os papéis e responsabilidades, mas também garantem seu desempenho efetivo. Por isso, seguem uma ordem.
Qual o papel da governança de processos nas empresas?
Os papéis da governança de processos nas organizações são:
- padronizar as iniciativas de cada processo;
- viabilizar o alinhamento entre as iniciativas;
- possibilitar a melhoria contínua dos processos da organização;
- determinar as responsabilidades em cada atividade;
- definir o poder de decisão de cada membro da equipe;
- agilizar os processos da organização;
- potencializar a gestão de projetos;
- aumentar a capacidade de entregas de valor da organização
Desta forma, a governança de processos estrutura as diretrizes e orienta a gestão para gerar sinergia e eficiência nas entregas dos projetos.
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma maneira de definir previamente como a organização avança na sua estratégia de negócios. Contudo, depois, é importante que haja a manutenção da arquitetura para mantê-la como um organismo vivo.
Para ficar mais claro, imagine escrever um livro. Definir um índice com os tópicos da obra seria um de seus primeiros passos, certo?
Afinal, provavelmente, você não sairia escrevendo sem antes planejar os elementos do seu livro e rascunhar o desdobramento de cada tópico.
Porém, é normal que, durante o processo, você perceba que precisa ajustar e reformular o planejamento para melhorar o resultado. Sendo assim, fazer o mapeamento de processos é equivalente a inventariar, ao nível macro, todos os elementos de um projeto.
Esta estrutura deve abranger todos os tipos de processo organizacionais, que são:
- primários, que agregam valor direto ao cliente;
- de apoio e suporte, que complementam os primários;
- gerenciais, que coordenam as atividades dos demais processos.
Dessa forma, a organização conecta a equipe com os recursos e as tecnologias disponíveis para determinar por qual caminho seguir para alcançar os objetivos estratégicos com mais eficiência.
Além disso, por meio do mapeamento de processos, é possível ter uma visão geral de quais são os processos antes de automatizar.
Ou seja, a prática serve como base para o desdobramento da estratégia da empresa, afinal, determina as prioridades nas melhorias e também a automação dos processos.
Aproveite para ler: como fazer mapeamento de processos de forma estratégica?
Qual é a relação entre mapeamento de processos e BPMN?
Outro ponto relevante sobre o mapeamento de processos é que a prática reforça os papéis e as responsabilidades de cada colaborador na empresa, além de auxiliar na compreensão das métricas e indicadores relevantes em cada processo. Desta forma, serve como base para desdobrar os fluxogramas de BPMN.
O Business Process Model and Notation — BPMN, por sua vez, é uma notação gráfica com a função de especificar processos e serve como apoio para o BPM. No modelo, é possível prover uma notação padrão, compreensível tanto por usuários técnicos quanto por usuários de negócios.
Já o BPM — Business Process Management — é uma disciplina gerencial que potencializa processos em todas as suas etapas.
Entretanto, é necessário haver um direcionamento efetivo, recursos, suporte e boas expectativas, pois a ausência destes elementos causa uma certa relutância nas equipes em se comprometer com grandes mudanças nos processos.
Por este fato, é interessante que, ao estruturar a gestão de projetos, defina-se um mapeamento de processos para aumentar o autoconhecimento da organização.
Qual a importância da governança de processos para as empresas?
A governança de processos é importante para padronizar as ações das empresas e, assim, reduzir os riscos de erros e gerar melhores resultados. Fora isso, a governança permite que os negócios tenham mais transparência.
Isso porque facilita o compartilhamento de informações sobre os projetos entre os times responsáveis. Como resultado, há uma melhora nos níveis de satisfação dos colaboradores e do clima da organização, já que entendem melhor as decisões tomadas pela liderança, visto que veem o que os levou a tomá-la.
Por último, a governança ajuda a entregar valor ao cliente, uma vez que melhora a execução dos projetos e aumenta a retenção e fidelização e, consequentemente, o retorno financeiro para a empresa.
Agora, que tal conferir como implementar a governança de processos de maneira fácil na sua empresa?
Como implementar a governança de processos na sua empresa?
Para implementar a governança de processos com eficiência, conte com uma boa plataforma de gestão inteligente, como a Lecom.
Com o recurso, você tem acesso à integração, segurança e ainda consegue rastrear todos os passos dos seus projetos de um só lugar e com muita facilidade.
Além disso, a Lecom permite que você aproveite e otimize seus sistemas internos ao se conectar com agilidade a diversas outras tecnologias e plataformas com apenas alguns cliques.
Desse modo, implementa a governança de processos rapidamente e sem dores de cabeça. Quer ver mais sobre como isso é possível? Então, veja o tour guiado da Plataforma Lecom e confira como funciona na prática!
