Organizar as tarefas de uma empresa é um processo complexo. Da limpeza aos setores estratégicos, é preciso que haja um fluxo contínuo e claro de cada trabalho. A gestão de processos no CSC (Centro de Serviços Compartilhados) facilita esse alinhamento: em um mesmo local, você consegue gerenciar diversas atividades do seu negócio.
Ao atuar como um setor independente da empresa, o centro de serviços compartilhados oferece imparcialidade e auxilia na tomada de decisões mais precisas.
Para entender melhor sobre esse tema, confira, neste artigo, o que é, quais as vantagens e como implementar a gestão de processos no CSC.
O que é gestão de processos?
A gestão de processos é um conjunto de práticas para organizar, de ponta a ponta, as atividades da empresa. Seu objetivo é buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais.
Esse trabalho ocorre por meio de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) — estrutura organizacional (pode ser uma empresa, setor ou sistema) que centraliza processos administrativos e organizacionais.
É, portanto, uma atividade que nunca tem fim — funciona como um compromisso da empresa em sempre buscar o melhor para funcionários, stakeholders e clientes.
Quais são os princípios da gestão de processos?
Algumas etapas são essenciais para colocar a estratégia em prática. Conheça alguns princípios da gestão de processos:
- eficiência: a gestão deve aumentar a qualidade dos processos e das entregas. Como consequência, você percebe melhores resultados e clientes mais satisfeitos;
- padronização: as tarefas recebem um padrão de execução, com início, meio e fim estipulados. Cada função tem um colaborador responsável, para que as atribuições não se misturem;
- mensuração de desempenho: é preciso avaliar se a gestão de processos no CSC traz resultados eficazes. Para tal, estabeleça métricas e avalie o desempenho periodicamente;
- melhoria contínua: com a medição de desempenho, você consegue avaliar quais setores necessitam de ajustes. A gestão, assim como qualquer setor, precisa de melhorias para otimizar seu trabalho.
Por que aplicar gestão de processos no CSC?
Veja quais vantagens o CSC proporciona para sua empresa:
- agilidade nas entregas;
- menos custos operacionais;
- mais satisfação no trabalho;
- alto desempenho;
- melhor eficiência organizacional;
- escalabilidade.
Confira detalhadamente por que aplicar gestão de processos no CSC.
Agilidade nas entregas
A gestão de processos no CSC visa centralizar e organizar as atividades para proporcionar entregas mais rápidas. Em muitos casos, um processo conta com etapas desnecessárias e prazos enormes.
Quando o gestor consegue visualizá-lo por completo, pode fazer mudanças pontuais que trarão resultados significativos, principalmente com relação à rapidez na execução.
Menos custos operacionais
Quando há muitas etapas desnecessárias, é comum que os colaboradores percam tempo em atividades repetitivas que podem passar para uma ferramenta de gestão. Ao visualizar e eliminar o que não é essencial, você pode colocar os funcionários em tarefas mais estratégicas, que exigem criatividade, análise e pensamento crítico.
Mais satisfação no trabalho
Tarefas repetitivas e mecânicas exigem muita atenção, mas mesmo o mais atento dos funcionários pode se confundir. Esses erros geram frustração e dificilmente ajudam o colaborador a crescer dentro da empresa.
Segundo pesquisa da consultoria Robert Half com empresas e trabalhadores, 89% das companhias sabem que bons resultados têm relação com a motivação e a felicidade dos colaboradores. Já entre os funcionários que se demitiram, 58% colocaram a falta de perspectiva de crescimento como fator-chave para a decisão.
Alto desempenho
O maior objetivo da gestão de processos no CSC é fazer com que a empresa tenha alto desempenho. Afinal, para que um negócio possa crescer, é essencial apresentar melhorias como um todo — nas entregas de produtos e serviços, na velocidade dos processos, na organização de estoque e no atendimento ao cliente, por exemplo.
Um exemplo de alto desempenho com a implementação do CSC foi o que conseguiu a administradora de shopping centers Ancar Ivanhoe. Após digitalizar seus processos com a plataforma de gestão inteligente da Lecom, a empresa conseguiu aumentar 100% de sua atividade em três meses.
Melhor eficiência organizacional
A gestão de processos no CSC elimina erros de cálculos, inserção de dados, estoque, regulamentações, marcações de consulta ou reuniões. Todos esses erros, totalmente passíveis de acontecer por uma simples desatenção, podem acarretar problemas financeiros consideráveis.
Com o CSC, esses problemas não ocorrem mais.
A soma de todos os benefícios dessa gestão proporciona mais eficiência (qualidade na execução e menos erros) e eficácia (dentro do prazo e com menos custos) nas entregas da sua empresa.
Escalabilidade
Você pode expandir o uso do CSC conforme o crescimento dos negócios. Assim, mesmo que a companhia trabalhe com muitos processos, você consegue centralizar boa parte do fluxo em um mesmo sistema.
Outra vantagem é que a empresa não precisa se restringir por receio de não conseguir controlar todas as atividades. É possível adaptar a estrutura organizacional conforme as novas metas ou tendências de mercado e, ainda por cima, manter o controle pelo CSC.
Como aplicar gestão de processos no CSC?
Para implementar esse novo sistema no seu negócio, siga estas etapas:
- Planeje-se;
- Defina quais áreas trabalharão com o CSC;
- Faça uma transição por etapas;
- Integre tecnologias;
- Treine suas equipes.
Veja o passo a passo de como aplicar gestão de processos no CSC.
1. Planeje-se
Antes de aplicar a gestão de processos com o CSC, é essencial fazer um planejamento. Afinal, a empresa não precisa centralizar todos os processos — alguns precisam de planejamento estratégico e pensamento crítico.
O que a empresa deseja conquistar com a adoção desse sistema? Quais os resultados desejados? Como fazer a mensuração? Por quais setores começar?
Crie o planejamento como faria em qualquer setor. O documento será fundamental para consultas futuras.
2. Defina quais áreas trabalharão com o CSC
Alguns setores se beneficiam demais com a implementação de um CSC, como:
- Tecnologia da informação;
- Atendimento ao cliente;
- Recursos Humanos;
- Contabilidade;
- Almoxarifado;
- Manutenção;
- Engenharia;
- Financeiro;
- Marketing;
- Finanças;
- Compras.
Você pode começar por algumas dessas áreas antes de expandir para todas. Assim, pode testar e entender quais benefícios a gestão de processos no CSC proporciona.
Antes de escolher, faça uma análise de viabilidade, ou seja, um estudo para descobrir se é possível implementar o CSC naquele setor, além dos potenciais empecilhos.
3. Faça uma transição por etapas
Como visto, você deve avaliar quais setores contam com tarefas para centralizar. Contudo, não é necessário começar com todos de uma vez só. De fato, inicie por algumas tarefas de cada setor. Assim, você consegue testar essa mudança, avaliar seus benefícios e fazer ajustes com muito mais facilidade.
4. Integre tecnologias
A gestão de processos no CSC precisa unir as tecnologias utilizadas no seu negócio. Avalie quais sistemas você pode unir para ter serviços mais robustos e otimizados.
5. Treine as equipes
Não mude tudo para o CSC sem avisar às equipes. Se a tarefa de um colaborador passar para um sistema, é provável que ele pense que vai perder o emprego quando, na verdade, terá funções mais estratégicas na companhia.
Antes da integração total, faça treinamentos para que os colaboradores saibam o que delegar ao CSC, como trabalhar com o sistema e quais as suas novas atribuições.
Como visto, a gestão de processos no CSC vai transformar a relação de trabalho na sua empresa. E foi para facilitar o seu dia a dia que a Lecom criou sua plataforma de gestão inteligente.
Com poucos cliques, cada usuário pode visualizar, executar e direcionar suas tarefas de forma organizada. Além disso, você pode padronizar e modelar processos, delegar tarefas e organizar documentos com facilidade.
Faça um tour guiado e conheça a plataforma de gestão inteligente de processos da Lecom!
