A gestão de gastos corporativos é uma prática que tem por objetivo melhorar o uso dos recursos financeiros de uma empresa, distribuindo esses valores de forma eficiente e estratégica e, ao mesmo tempo, buscando meios de diminuir despesas e chegar ao melhor custo-benefício possível nas aquisições.
Por aquisições entenda a compra de tudo o que é necessário para garantir as atividades do negócio. E é neste ponto que entra a importância de uma boa gestão de fornecedores.
Ao contratar esses parceiros comerciais, é preciso considerar não somente o preço cobrado pelos insumos e serviços, mas também os gastos secundários que podem gerar.
Por exemplo, um fornecedor ineficiente, que atrasa o abastecimento ou entrega itens com qualidade abaixo do esperado, pode fazer a empresa gastar mais que o previsto e ter perdas financeiras diretas. Afinal, estará impactando seu fluxo comercial.
Esse é um dos motivos pelo qual, ao fazer a gestão de gastos corporativos, é essencial incluir a contratação de fornecedores e todos os seus reflexos.
Quer entender melhor? Basta seguir a leitura deste artigo!
O que é controle de gastos empresariais?
O controle de gastos empresariais pode ser definido como o conjunto de práticas, processos, estratégias e ferramentas usadas para monitorar, analisar e otimizar o uso do dinheiro de uma companhia. O objetivo é maximizar a utilização dos recursos financeiros, gerar economia e minimizar perdas monetárias.
Fazer uma gestão de gastos corporativos eficiente é importante para manter a saúde financeira do negócio e seu crescimento sustentável. Esse gerenciamento também traz vantagens como:
- melhora do planejamento financeiro: com previsibilidade de custos mais precisa e construção de uma base mais realista para tomadas de decisão;
- aumento do poder competitivo: com menos gastos é possível definir preços finais melhores e, com isso, tornar os produtos e/ou serviços mais interessantes para os consumidores;
- identificação de pontos de desperdício financeiro: que, quando eliminados, podem refletir na margem de lucro do negócio;
- distribuição estratégica do dinheiro: permitindo investimentos maiores nas áreas que mais impacto causam no crescimento da companhia;
- garantia de um bom fluxo de caixa: ajudando no cumprimento de compromissos financeiros, como pagamento de impostos e taxas essenciais para manter o negócio em conformidade.
Como fazer uma gestão de gastos corporativos eficiente? 5 passos!
Para fazer uma gestão de gastos corporativos eficiente, e usufruir de todas as vantagens que citamos, os cinco principais passos a serem seguidos são:
- listar tudo o que sua empresa precisa pagar: incluindo custos fixos e variáveis, a exemplo de aluguel de espaço, salário de funcionários, contas de consumo como água, luz e internet, compra de insumos e contratação de serviços terceiros;
- identificar o que pode ser cortado ou, ao menos, ter o valor diminuído: garantindo que essa redução não afete a qualidade das soluções que serão entregues aos clientes finais, nem a eficiência dos processos da companhia;
- implementar uma política de gastos: com diretrizes e regras claras para serem seguidas por todos os funcionários, principalmente o time de compras e procurement;
- realizar auditorias internas e externas: como uma forma de identificar vantagens financeiras, desvio de dinheiro, e outras práticas ilegais que elevam os gastos da empresa, mas que passam despercebidas se não apuradas a fundo;
- mensurar os resultados: verificando quanto essas estratégias estão contribuindo para diminuir os gastos e melhorar o uso do dinheiro do negócio.
Quanto a contratação de fornecedores impacta nos gastos corporativos?
A contratação de fornecedores impacta na gestão de gastos corporativos porque o valor direcionado a esses parceiros reflete diretamente no preço final das soluções comercializadas e na margem de lucro da empresa.
Para entender melhor essa relação, veja este exemplo: uma determinada companhia precisa de aço para fabricar as peças que comercializa. O custo desse material era X até meses atrás e, agora, em uma nova compra, foi cotado em Y.
Como a produção depende desse fornecimento, os gestores aprovam a aquisição, mas precisam decidir se a empresa absorverá esse aumento, diminuindo a margem de lucro, ou se repassará aos consumidores, aumentando o preço de venda dos itens.
Percebe quanto a contratação desses parceiros comerciais pode refletir no controle de gastos empresariais? Por mais que haja um planejamento financeiro, algumas variáveis são difíceis de prever, como o aumento dos valores.
E indo mais adiante, há outras situações nas quais os fornecedores podem elevar os gastos dos contratantes. Um ótimo exemplo é quando, no decorrer do contrato, a qualidade do abastecimento diminui.
Quando isso acontece, a empresa contratante pode ter que ressarcir clientes, repor produtos, reexecutar serviços, entre outras ações que levam a custos extras.
A melhor forma de evitar problemas como esses é realizando uma gestão de fornecedores minuciosa e eficiente.
Como reduzir gastos com fornecedores?
Durante o processo de homologação de fornecedores é feita a qualificação e a validação desses parceiros. O objetivo é avaliar a capacidade de atendimento e possíveis riscos que esse tipo de contratação pode gerar, o que inclui também os financeiros.
Por meio da análise de documentos, cadastros, certidões, licenças, históricos e outras fontes de informação, é possível mensurar a idoneidade, credibilidade e confiabilidade do fornecedor que se pretende contratar.
Também devem ser verificados critérios como qualidade, prazo de entrega e, claro, preços, formas e condições de pagamento.
Além disso, quando a homologação é bem realizada, contribui para a construção de um relacionamento estratégico com esses parceiros desde os primeiros contatos.
Esse comportamento abre caminho para negociações mais estratégicas, obtenção de descontos, prazos de pagamento melhores e outras vantagens que diminuem os custos gerados pela rede de abastecimento.
Por tudo isso é que a gestão de fornecedores ajuda a reduzir gastos corporativos e a potencializar os ganhos de um negócio.
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