Gestão Consciente: Cooperativas e Processos

As cooperativas não param de crescer e seu mercado vem se tornando cada vez mais competitivo.

Nesse cenário, a gestão de processos é ponto fundamental para gerar valor a cada um dos cooperados e contribuir com os resultados, de forma consciente.

Entenda como o gerenciamento de processos pode aprimorar seus números e elevar a satisfação dos associados.

A gestão de processos é um conjunto de práticas que visa o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais da cooperativa.

E esses processos são vários, podendo ser uma solicitação de crédito ou um cadastro de novo fornecedor.

Para gerenciar os processos, costumo apontar três pontos como pilares essenciais: 

1. 1. 1. Conheça, registre e estude todos os fluxos de trabalho da sua cooperativa, para assim, definir todos os processos existentes.
      2. Entenda onde os fluxos se encontram. Muitas atividades são executadas ao mesmo tempo e, em algum momento elas se encontram, devendo estar alinhadas ao mesmo objetivo.
      3. Estabeleça indicadores para analisar a performance dos processos, baseando-se em seus objetivos dentro da cooperativa. 

A partir dessas definições, você poderá conduzir a gestão dos seus processos de forma otimizada e alinhada com as reais necessidades da sua cooperativa.

Quando falamos em processos em cooperativas, temos em mente que os objetivos das operações são diferentes de processos de negócios de empresas com foco em otimização pura.

A gestão consciente é intrínseca ao propósito do cooperativismo, por isso, aqui, falaremos dos princípios de um gerenciamento de processos baseado em metas e indicadores socialmente conscientes. 

A experiência do cooperado e a geração de valor para cada um dos envolvidos nos processos é seu principal objetivo, o que molda os indicadores e estabelece um parâmetro claro de gestão de qualidade. 

Na prática, a gestão de processos passa por algumas etapas, que podem se repetir ao longo do tempo, caso seja necessário reajustar estratégias e afinar objetivos. 

Mas, em essência, após a identificação dos processos, fluxos de trabalho e todas as operações da cooperativa, é necessário mapear essas informações.

Para realizar o mapeamento de processos, você pode contar com uma ferramenta de BPMN, que irá facilitar a visualização de todas as informações que foram captadas.

Neste momento, é importante que você padronize os processos. É nesta hora que você poderá melhorar a forma como eles estão sendo executados, analisando as tarefas e os subprocessos que estão envolvidos no fluxo. 

Aqui, deve ser assimilado como ponto de atenção: as tarefas que podem gerar retrabalho;  atividades que podem gerar custos desnecessários; e onde estão os principais pontos causadores de falhas na operação.

Para aprimorar o gerenciamento dos seus processos, você deve definir:

• • • “Qual a área responsável por cada processo?”
    • “Quem é o colaborador responsável por cada processo?” 
    • “Qual o prazo para execução de cada tarefa?”

Esses três parâmetros auxiliam a gestão de tempo, custos e SLA.

Após essas definições, passamos à etapa de modelagem dos processos, o que pode ser feito com auxílio de ferramentas com notação BPMS, que ajudarão a traduzir e parametrizar cada uma das etapas do seu desenho.

E é claro que ainda há a etapa de execução dos processos, na qual a gestão não pode parar. Durante a execução de todos os processos mapeados, padronizados e modelados, os gestores devem se dedicar à análise dos resultados.

A análise terá como foco as pessoas, suas experiências e a evolução de cada um dos associados. 

Aqui, não basta que os processos estejam ajustados e funcionando bem, o que interessa é saber se o objetivo inicial foi atingido. E esse trabalho é contínuo e constante.

É preciso monitorar o desempenho e continuar fazendo o controle para garantir que os resultados estejam sempre equilibrados.

O gerenciamento de processos baseado nesses indicadores deve dar, também, destaque para o segundo pilar citado acima – compreensão sobre os pontos de encontro dos fluxos de trabalho, focados em um único objetivo. A integração entre departamentos, equipes e funções é de suma importância para a sua cooperativa crescer.

Utilizar ferramentas e sistemas que favoreçam a visualização do fluxo de trabalho  e todos os pontos de encontro entre os processos contribui para o trabalho em conjunto e para a aproximação de todos os interessados naquele processo.

A gestão de processos envolve muitas etapas e possui algumas particularidades em cada segmento de processo organizacional, mas a gestão consciente, aplicada aos processos de cooperativas tem em sua essência o foco em pessoas. 

Por aqui, sempre buscamos incentivar o uso da nossa plataforma como meio para a gestão de processos e não como o fim do trabalho. 

Isso significa dizer que adotar a plataforma de automação e implementar a tecnologia no dia a dia é um grande passo, mas a implementação deve estar alinhada à uma gestão consciente, que saiba extrair os melhores benefícios dessa ferramenta. 

Cada recurso de modelagem, execução e análise de processos pode e deve ser utilizado a fim de subsidiar estratégias e apoiar os cooperados em suas atividades diárias.

A  gestão de qualidade dos processos nunca termina, mas ela pode ser mais fácil, mais rápida e mais eficiente, se for aplicada de forma com o auxílio de tecnologias capazes de entregar o suporte necessário para todos os envolvidos nos processos.

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