A função de um software BPMS inclui automatizar os fluxos de trabalho para reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade da empresa. Mas para alcançar esse feito, os gestores devem escolher bem uma plataforma.
Afinal, há diversas opções no mercado, que só cresce. Este relatório, do Research and Markets, indica que o setor deve movimentar mais de 4,7 bilhões de dólares em 2024 e expandir mais de 7% ao ano até 2030.
Quer aprender mais sobre o assunto? Então, continue a leitura, porque no artigo a seguir, explicamos:
- o que é um software BPMS;
- principais vantagens de adotar a ferramenta;
- como escolher um software BPMS eficiente.
Confira!
O que é um software BPMS?
BPMS é a sigla para Business Process Management Suite — ou System. Um software BPMS é uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios que serve para modelar, implementar, monitorar e otimizar os fluxos de trabalho das organizações para simplificá-los. O objetivo é facilitar o entendimento e a execução das tarefas.
Vale ressaltar que o sistema é parte vital da implementação da metodologia BPM — gestão de processos de negócios, em português.
Aqui, o software atua como um meio para as empresas otimizarem seus procedimentos mediante à automação de tarefas, padronização das atividades e visualização de relatórios de desempenho.
Veja mais detalhes sobre o software neste artigo: o que é BPMS? Como funciona e como escolher uma boa plataforma?
Quais são as etapas do BPMS?
Os processos que um software BPMS executa seguem um ciclo de vida composto por estas seis etapas que se repetem continuamente:
- planejar para definir os objetivos das ações;
- analisar para identificar as oportunidades de otimização;
- desenhar para alinhar o planejamento aos objetivos;
- implementar para tirar o desenho do papel;
- monitorar para avaliar os resultados dos novos processos;
- refinar para buscar melhorias contínuas.
Aprenda mais sobre o sistema neste conteúdo exclusivo da Lecom: as principais características de um software BPMS e seus componentes
Qual a principal função de um software BPMS?
A principal função de um software BPMS é automatizar e, por consequência, otimizar os processos das empresas. Esse feito é possível a partir da adequação das políticas do negócio para que todas as tarefas sigam uma diretriz — o que só acontece graças à padronização das ações.
Desse modo, o sistema facilita a comunicação entre as equipes de trabalho — já que cria um padrão ou manual de conduta para todos seguirem — e, como resultado, melhora a eficiência operacional.
Afinal, quando um time se comunica de forma objetiva e tem uma visão clara do passo a passo de execução das suas tarefas, seus membros erram menos e produzem mais, concorda?
Quais as vantagens de um software BPMS? Por que adotar no seu negócio?
- Redução dos custos
Agora que você já sabe o que é e qual a função de um software BPMS, vamos aos benefícios da ferramenta. O primeiro é a redução dos custos operacionais. Essa vantagem está ligada à redução dos erros e à exclusão de etapas dispensáveis na execução das tarefas.
Isso porque, ao padronizar as ações, os gestores identificam estágios que não funcionam bem ou estão desatualizados, portanto, não agregam valor ao ofício diário. A partir daí, eliminam o que é desnecessário e reduzem gastos com retrabalho ou demora nas entregas.
- Mais flexibilidade
Outra das vantagens de um software BPMS é a flexibilidade da ferramenta. Você pode implementá-la em todo o negócio simultaneamente ou apenas em departamentos específicos — como financeiro e recursos humanos.
Além disso, o BPMS automatiza tarefas variadas — como o processo interno de compras ou processamento de pedidos de clientes — de uma só plataforma. Desse modo, a empresa ganha também em escalabilidade, pois aumenta suas operações com mais fluidez.
- Aumento da produtividade
O aumento da produtividade acontece devido à automação e otimização do fluxo de trabalho.
Na prática, os colaboradores visualizam cada etapa das tarefas, se orientam a respeito do método padrão de execução e eliminam a interferência humana em atividades repetitivas por meio da automação.
Assim, trabalham com mais eficiência e produzem mais, enquanto usam menos recursos financeiros e de tempo.
- Mais controle sobre os fluxos de trabalho
Para finalizar, seu negócio ganha mais controle sobre o fluxo de trabalho. Caso uma tarefa não saia como o esperado, você sabe exatamente em qual etapa ocorreu a falha na execução, pois definiu os resultados de cada procedimento.
Portanto, você não fica “perdido” na procura pelo erro e vai direto à fonte para consertá-lo e impedir que o contratempo se repita.
O controle dos fluxos acontece por meio da conscientização dos colaboradores ou até do redesenho do processo, a depender do que originou o gargalo — o procedimento ou a ação do funcionário.
Como escolher um software BPMS para implementar no seu negócio?
O bom desempenho das funções de um software BPMS depende da presença das seguintes características:
- facilidade de uso, com uma interface intuitiva, simples de entender, limpa — sem elementos visuais desnecessários e confusos — e amigável;
- capacidade de integração com outras ferramentas em tempo real para facilitar o compartilhamento de informações essenciais para a otimização dos processos de negócios;
- suporte técnico personalizado para apoiar a sua empresa durante a implementação e o uso inicial do sistema;
- segurança de última geração para impedir o roubo ou vazamento dos dados sensíveis da organização para pessoas sem autorização;
- disponibilidade para acesso em qualquer dispositivo com conexão à internet;
- rastreabilidade para acompanhar, em tempo real, todas as tarefas executadas pela empresa.
Esses são os recursos básicos aos quais você deve prestar atenção na hora de escolher. Para te ajudar nessa tarefa, trouxemos uma dica de plataforma de gestão inteligente de processos que entrega todas as funcionalidades necessárias com um bom custo-benefício: a Lecom Tecnologia.
Com ela, você modela, executa e monitora seus procedimentos de um só lugar, com praticidade e rapidez.
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