Uma boa definição de fluxo de compras para os insumos, produtos e serviços essenciais ao funcionamento da sua empresa impacta diretamente nos resultados e na produtividade do time como um todo.
Afinal, o setor é responsável por determinar quanto, como e onde o dinheiro do seu negócio deve ser gasto, evitando despesas desnecessárias, atitudes radicais, desatualização e até atrasos na execução das tarefas — algumas das principais causas de prejuízo, de acordo com o Gartner.
Mais do que possibilitar o controle financeiro para adquirir o que você precisa, o fluxo de compras funciona como uma ferramenta para melhorar sua produção, suas entregas e, consequentemente, os seus resultados.
Por isso, neste artigo, falaremos um pouco mais sobre como organizar o processo de compras da empresa, como fazer um fluxograma do processo de compras e outras formas de controlar esse aspecto dos seus negócios de forma simplificada e eficiente.
O que é fluxo de compras?
Um fluxo de compras é uma ferramenta que reúne e organiza todos os processos e estágios relacionados às compras de produtos, serviços e insumos indispensáveis ao pleno funcionamento de um negócio.
Via de regra, o fluxo de compras é criado por meio de um fluxograma, ferramenta visual de mapeamento de processos que indica todas as etapas necessárias para organizá-lo e ter controle sobre as compras realizadas.
Por meio do fluxo, você garante que toda a equipe tenha conhecimento sobre as etapas, os responsáveis, os setores envolvidos e demais informações relacionadas ao mapeamento do processo de compras.
A importância de um fluxo de compras
Como já dissemos, a importância primária de um fluxo de compras é o controle sobre os estágios envolvidos. Contudo, adicionalmente, a ferramenta representa um cuidado mais específico no que diz respeito à produtividade dos seus negócios.
A ideia é que, quando há o devido planejamento das etapas de compras de insumos, as equipes podem trabalhar plenamente, sem sofrer com a falta de suprimentos ou materiais indispensáveis para a realização das atividades.
Assim, além de evitar a perda de produtividade, a prática representa uma mudança significativa na organização geral da sua empresa, evitando aquisições emergenciais a preços mais altos, por exemplo.
De igual maneira, o seu fluxograma de compras pode conter informações sobre o SLA de compras, indispensável para garantir o cumprimento das obrigações relacionadas à aquisição de insumos e serviços nos seus negócios.
Os benefícios do mapeamento do processo de compras
A primeira e mais evidente vantagem observada com a criação de um fluxo de compras é, com certeza, o controle de gastos.
Isso porque muitas empresas oferecem benefícios como preços melhorados ou condições de pagamento especiais para compras realizadas de forma recorrente. Assim, além de evitar a falta de determinado insumo, você consegue controlar melhor os valores dispensados para suas aquisições.
Adicionalmente, ter um fluxo de compras definido oferece:
- confiabilidade de fornecedores: compras recorrentes geram um vínculo entre você e seus fornecedores, permitindo vantagens que vão desde preços melhores até negociação de prazos de entrega, condições de pagamento exclusivas e prioridade no fornecimento de novos produtos ou serviços, por exemplo;
- mais poder de negociação: um fornecedor parceiro que confie em você e na sua empresa fica muito mais propenso a aceitar propostas de negociações de valores, quantidades, formas de efetuar pagamentos, prazos e mais;
- redução de desperdícios: um fluxo de compras detalhado pode incluir, além das instruções de compras, informações sobre duração dos insumos, as quantidades usadas em determinados períodos e outras formas de diminuir o desperdício — e, consequentemente, os custos;
A criação de um fluxo de compras representa uma etapa importante na definição dos processos empresariais dos seus negócios. Negligenciar esta etapa, mais do que te fazer perder dinheiro, pode afetar sua produtividade, seus resultados e a forma como os clientes enxergam a sua empresa.
Como fazer um fluxograma do processo de compras
Para que o seu fluxo de compras seja organizado e funcional, é interessante que ele seja completo, com informações claras e facilmente identificáveis.
Desta forma, a criação de um fluxograma de processo de compras pode ser a ferramenta que faltava para sua empresa evoluir neste sentido. A seguir, você aprende como desenvolver o seu por meio de passos simples e funcionais.
- Identifique as necessidades
O primeiro passo para a criação de um fluxo de compras, assim como qualquer outro, é identificar e reconhecer as necessidades da empresa.
Para isso, você ou o líder responsável pelo setor de compra precisam entender sobre os processos envolvidos na aquisição dos produtos ou serviços necessários e listá-los de forma organizada e clara.
- Desenhe a situação
Quando falamos em fluxograma, falamos em uma ferramenta visual muito clara e simples, criada a partir de campos conectados por linhas e setas, capazes de indicar o rumo dos acontecimentos de um setor, identificar os responsáveis por cada etapa e até eventuais soluções para falhas.
Aqui, é o momento de criar a visualização de forma clara e lógica, identificando as etapas e diferenciando-as com cores, formas e nomenclaturas específicas.
- Análise de questões críticas
Uma vez criado o escopo do seu fluxograma, você precisa identificar eventuais problemas, erros e percalços que possam ocorrer, bem como descrever suas soluções e as pessoas responsáveis por cada uma delas.
A etapa, mais do que organizar o seu fluxo de compras, permite que você reduza o tempo envolvido na solução de questões críticas e retome seu ritmo de produção mais rapidamente.
- Desenvolva o fluxograma
Decididas as suas necessidades e eventuais soluções para falhas, é chegado o momento de criar definitivamente o seu fluxograma.
Aqui, você deve incluir todos os detalhes relacionados ao seu fluxo de compras para que os envolvidos entendam profundamente cada passo — desde a necessidade de um insumo ou serviço até sua efetiva aquisição.
- Monitore, corrija e melhore
Uma vez implementado o seu fluxograma de compras, é preciso que você ou o líder destacado estejam constantemente atentos para monitorar e efetuar eventuais melhorias e correções.
Desta forma, você terá uma ferramenta sempre atualizada e funcional, capaz de identificar as necessidades da sua empresa e supri-las de forma efetiva.
Entender como organizar o processo de compras da empresa é o primeiro passo para conquistar mais resultados, elevar os índices de produtividade e promover a redução de gastos.
Neste sentido, a automação de processos também pode significar um avanço para seus negócios, uma vez que permite mais liberdade e agilidade para a sua equipe.
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