Você acha que já sabe tudo sobre ferramentas de gestão de processos? Então, quais os benefícios de implementá-las no seu negócio? Ou quais características procurar na hora de escolher a melhor opção? Todas essas são questões vitais.
Vale ressaltar que a área se atualiza com frequência e cresceu muito nos últimos anos. Segundo o AI Multiple Research, a previsão é de que o mercado de gestão de processos de negócios ultrapasse a faixa dos 14 bilhões de dólares até 2025.
Logo, é vital se atualizar e lembrar que adotar uma solução do tipo é preparar seu negócio para o futuro. No artigo a seguir, você aprende os benefícios, as características e como implementar uma ferramenta de gestão de processos no seu negócio!
O que são ferramentas de gestão de processos?
Ferramentas de gestão de processos são técnicas e tecnologias que ajudam as empresas a elaborarem planos de ação e tomarem decisões de negócios mais assertivas. Na prática, permitem padronizar e controlar, de maneira centralizada, os procedimentos da empresa, o que facilita o alcance de metas e objetivos estratégicos do negócio.
Essas técnicas e tecnologias possibilitam às organizações administrarem seus processos diários, como compra de insumos, execução de projetos e controle de RH..
Por isso, é vital que os líderes e gestores entendam tudo sobre ferramentas de gestão de processos, em especial, quais características buscar ao escolher uma opção e o passo a passo para implementá-la com eficácia e rapidez. É isso que você aprende nas próximas linhas!
Antes, vale a pena conferir: livros sobre gestão de processos — 8 para entender o assunto
Quais os benefícios de uma ferramenta de gestão de processos?
Os principais benefícios de uma ferramenta de gestão de processos são:
- redução de custos, já que facilita o planejamento e, consequentemente, otimiza o uso dos recursos;
- aumento da produtividade, por meio da padronização e criação de protocolos conforme o planejamento;
- melhora do clima organizacional, uma vez que as tarefas diárias seguem um manual e funcionam com mais fluidez. Dessa forma, há uma melhora perceptível no humor dos trabalhadores (o que ainda gera impacto positivo na retenção de talentos);
- auxílio na tomada de decisões estratégicas, pois a gestão de processos permite compreender como cada veredito afeta o funcionamento das demais áreas da empresa. Logo, fica mais fácil decidir o que fazer em curto e a longo prazo na busca pela melhora do trabalho;
- aperfeiçoamento do uso do tempo, graças a união de todos os benefícios acima, que reduz o tempo de conclusão das tarefas, e mantém a qualidade.
Aproveite para ler também: características da gestão por processos e seus impactos
Características de uma ferramenta de gestão de processos: o que procurar?
1. Processos colaborativos e atividades adaptáveis
Para entender tudo sobre ferramentas de gestão de processos saiba que elas precisam, acima de tudo, permitir o desenho colaborativo dos procedimentos, assim como propõe a metodologia ágil.
Para isso, é preciso reduzir e dividir as etapas em ciclos, para que o processo ocorra mais rapidamente e viabilize a aprendizagem contínua com técnicas práticas, como o DIY (Do It Yourself, ou faça você mesmo, em português).
Logo, é essencial que a ferramenta permita a configuração de atividades com CLA (Colaboração, Aprendizado e Adaptação), ou seja, que siga a gestão adaptável, com tempo de execução reduzido e escalonamento eficiente, o que possibilita uma capacidade adaptativa muito maior devido à integração das equipes.
2. Criação de formulários de alto nível
Ainda sobre as características de uma ferramenta de gestão de processos, outro aspecto importante é garantir que a opção escolhida permita a criação de formulários de alto nível de complexidade.
Ao mesmo tempo, os formulários devem ser atrativos, fáceis de construir e intuitivos.
3. Acompanhamento de KPIs
Não é possível fazer uma boa gestão sem indicadores de desempenho. Afinal, como acompanhar o progresso e a performance se você não monitora a execução das atividades, concorda?
Neste contexto, é importante ressaltar a importância do Key Performance Indicator (KPI), o indicador-chave de performance, em português. Esse tipo de métrica serve para medir se os processos, de fato, atendem às expectativas e aos objetivos da empresa.
Por isso, é fundamental que a ferramenta permita o acompanhamento das atividades, com possibilidade de definir KPIs, para avaliar como estão os seus processos e o que precisa de reformulação. Dessa forma, você tem muito mais assertividade na hora de tomar decisões.
4. Integração tecnológica
Uma boa ferramenta de gestão de processos precisa permitir a integração com as principais tecnologias do mercado. Por exemplo, deve se conectar com outras plataformas de gestão, como financeira e de relacionamento com os clientes.
Assim, a empresa não precisa arcar com custos adicionais ao acessar diferentes bases de dados e ainda otimiza o controle das informações obtidas por meio do sistema.
5. Segurança com baixo investimento
Por fim, o ideal é que a ferramenta de gestão de processos escolhida esteja em uma cloud híbrida para ter o máximo de segurança na nuvem e não perder os dados armazenados on-line.
Caso não seja possível, no mínimo, faça o investimento em uma cloud pública para resguardar a integridade dos dados.
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Como implementar uma ferramenta de gestão de processos na sua empresa?
Agora que você aprendeu tudo sobre ferramentas de gestão de processos, siga estes quatro passos para implementar uma solução do tipo na sua empresa!
- Estude os processos da empresa para identificar como tudo acontece no negócio (etapas necessárias, pontos essenciais, responsáveis).
- Mapeie todos os procedimentos essenciais. Detalhe o passo a passo de cada atividade executada, o que inclui as etapas, os prazos e os agentes responsáveis.
- Planeje as mudanças necessárias. Após mapear as atividades, confira se há algum ponto de melhoria (etapas a otimizar, erros a corrigir).
- Escolha uma ferramenta que se adeque às necessidades de mudanças e siga o passo recomendado para a implementação.
O ideal é que a ferramenta de gestão de processos ofereça as funcionalidades necessárias para implementar as mudanças planejadas sem precisar adotar outra plataforma ou usar um sistema externo. Isto é, a solução escolhida deve ser completa!
Vale lembrar que a ferramenta também precisa ser colaborativa e adaptável; criar formulários de alto nível; monitorar KPIs; ter integração e segurança.
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