Quando o assunto é a gestão de processos de um negócio, muitas vezes, é possível achar algumas das maiores falhas das empresas durante esse procedimento, graças à ampla gama de soluções apresentadas por essa metodologia organizacional e às ferramentas de automação de processos existentes.
Inclusive, essa é uma informação que está cada vez mais conhecida entre gestores de todas as áreas. De acordo com um levantamento realizado pela Mordor Intelligence, a busca por ferramentas de automação de processos na América Latina tem previsão de crescimento de 5,98% até 2029.
Você acha que precisa de uma solução dessas para acompanhar os avanços da tecnologia e manter sua empresa competitiva no mercado? A seguir, entenda como ela pode ajudar e porque usar uma ferramenta de automação de processos é essencial para sua empresa!
O que são ferramentas de automação de processos?
Ferramentas de automação de processos são programas BPM (Business Process Management), que podem organizar, monitorar, coletar dados e realizar atividades automaticamente, agilizando a administração dos negócios e a gestão dos processos internos com base nas regras pré-definidas no momento da sua implementação.
De acordo com o Guia de Mercado Para Ferramentas de Automação de Processos, publicado pela Gartner em 2023, a utilização de uma ferramenta como essa representa um apoio importante para cumprir os objetivos organizacionais, além de oferecer redução de custos e uma oportunidade competitiva poderosa.
O que sua empresa ganha com uma ferramenta de automação de processos?
Manter a organização e produtividade estáveis em um negócio pode ser uma tarefa complexa, dadas as numerosas atribuições envolvendo os procedimentos e atividades, desde o momento da entrada da demanda até sua entrega.
Pensando nisso, cada vez mais gestores têm escolhido fazer parte da transformação digital nas empresas, utilizando-se, para isso, de ferramentas de automação de processos específicas para suas necessidades e que sejam capazes de solucionar problemas e identificar oportunidades inteligentes no dia a dia.
Veja, abaixo, algumas vantagens que a automação pode oferecer:
Redução de custos
Independentemente de como sua empresa faz a organização dos processos internos, é fato que alguns recursos são utilizados à exaustão, desde papéis até arquivos, que podem ocupar espaço e gerar gastos.
Uma ferramenta de automação reduz a necessidade de trabalhar com esses materiais e, também, promove a redução de custos por meio da maior eficácia de trabalho, ajudando a solucionar as questões em menos tempo e reduzindo os erros humanos com a integração das áreas.
Utilização de metodologia ágil
A automação de processos permite que sua empresa aproveite os benefícios de métodos, que, de outra maneira, seriam até mesmo impraticáveis. Aliás, as metodologias de desenvolvimento ágil têm resultados comprovados e permitem mais contato com o cliente e direcionamento de demandas para entrega de valor contínua, com foco em elevar os resultados.
Por ter uma maior conexão entre as áreas, é possível garantir uma linha de desenvolvimento e entrega focada em etapas. Dessa forma, pode-se agilizar o processo de criação, gerar menos retrabalho e otimizar a lucratividade.
Centralização dos processos
Um dos grandes problemas de comunicação de uma empresa reside no distanciamento entre as funções exercidas por cada área. Além de não serem conhecidas pelas demais, ainda há uma discrepância comum sobre como lidar com cada linha de trabalho.
Com uma ferramenta de automação de processos, é possível centralizar todas as funções em uma única plataforma, funcional e completa, garantindo que todos os setores tenham pleno acesso às fases processuais e aos projetos.
Isso promove a integração entre os colaboradores e, ainda, capacita-os para, muitas vezes, lidar com problemas de outras áreas.
Construção do alicerce da transformação digital
Muitas empresas que não foram criadas na era digital sabem a importância que há em passar por essa transformação. Porém, para que isso aconteça, deve haver uma mudança muito grande de cenário interno no negócio.
Todas as alterações estruturais necessárias devem ser feitas para que a empresa possa se adequar à inovação da melhor maneira, com sinergia e o mínimo de impacto negativo nos resultados ou no financeiro.
Apostar em processos digitais que facilitem a organização e automação de processos é essencial para que essa transição seja efetiva e funcional para os colaboradores e gestores.
Como funciona a automação de processos e por que você deveria usar uma ferramenta?
Como já dissemos, uma ferramenta de automação de processos é parte importante da gestão de tarefas de uma empresa.
E, para que você absorva todas as vantagens que essa metodologia oferece, é importante saber como fazer a automação dos processos, considerando as particularidades da sua companhia.
Via de regra, esse procedimento segue uma série de 5 etapas, que podem ser adaptadas ou moldadas para contemplar aspectos que você ache importantes:
- identificação de quais processos podem ser automatizados;
- escolha da melhor ferramenta de automação para o processo escolhido;
- definição das regras de atuação dessa ferramenta;
- aplicação de treinamento para as equipes envolvidas.
- coleta de dados, monitoramento e análise dos resultados.
Uma vez seguidos esses passos e implementada a melhor solução para seu negócio, logo fica claro o porquê usar uma ferramenta de automação de processos é tão importante.
A cada uma das etapas, você pode coletar informações importantes sobre sua organização e colher insights poderosos que te facilitam a definição de eventuais melhorias para o dia a dia da produção.
Dê o primeiro passo para a transformação digital da sua empresa!
Agora que você já sabe o que são as ferramentas de automação de processos e os benefícios da aplicação dessa ferramenta nos seus negócios, é o momento de conhecer sua nova parceria para a transformação digital da empresa!
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