Uma ferramenta de gestão de processos ajuda na criação de fluxos de trabalho que vão contribuir para a otimização da operação em diferentes departamentos das empresas, e com isso, resolver problemas de produtividade e eliminar gargalos.
Essa é uma forma de conectar a tecnologia com as melhores práticas de gerenciamento organizacional para obter os melhores resultados possíveis com a máxima eficiência de recursos.
Para quem não sabe, a gestão de processos de negócios, ou BPM, é uma disciplina que visa melhorar a eficiência de uma organização, gerenciando, otimizando e automatizando seus mais diversos processos.
Nesse sentido, o BPM ajuda as organizações a identificar ineficiências, simplificar fluxos de trabalho, reduzir custos operacionais e melhorar o desempenho no geral.
Um número que corrobora com esse argumento foi divulgado pelo site AI Multiple, que diz que 70% dos executivos acreditam que projetos BPM ajudaram a conquistar seus objetivos.
Portanto, quer aprender como fazer gestão de processos de forma eficiente por meio de uma ferramenta de automação? Confira então o conteúdo até o fim!
O que é uma uma ferramenta de gestão de processos?
Toda empresa é construída por processos, sejam eles formais ou informais. À medida que as empresas crescem e procuram maneiras mais eficientes de realizar sua operação, geralmente passam pela decisão de construir ou comprar soluções de automação de processos para seus negócios.
As ferramentas de gestão de processos resolvem problemas de produtividade por que facilitam a automatização de tarefas consideradas únicas e/ou comuns, mas também daquelas mais voláteis que mudam continuamente.
Além disso, essas ferramentas podem se integrar a outros sistemas da organização como uma plataforma orquestradora.
Afinal, uma ferramenta de gestão de processos BPM organiza visualmente os fluxos de trabalho de uma organização, identificando erros e ineficiências nas tarefas e gerando insights novos modelos mais assertivos.
Como fazer gestão de processos com BPM?
Vamos a um exemplo prático de BPM e de como essa ferramenta de gestão de processos pode funcionar na prática e ser aplicada no seu negócio.
Imagine um cenário relacionado à produtividade corporativa. Produtividade pode ser vista como a velocidade com que você reage às mudanças e garante a entregas de demandas. Nesse cenário podem existir alguns tipos de processos:
- Processos que raramente mudam e não são únicos, por exemplo, processos comuns em uma indústria. Se eles nunca mudam e são “comuns” a muitas empresas, com certeza deve haver uma solução pronta para automatizá-los, certo?
- Processos que são comuns, mas mudam com muita frequência, por exemplo, processos relacionados a impostos e regulamentos. Para esses processos, como são comuns, com certeza existe uma solução disponível também, como aplicativos baseados em assinatura para processamento de folha de pagamento.
- Processos que são únicos, mas não mudam com muita frequência. Para esses, uma boa solução seria moldá-los com uma ferramenta flexível e low code.
- Processos que são únicos e a mudança é frequente. Se houver processos de negócios estratégicos em sua empresa, que lhe darão uma vantagem competitiva, existe uma boa chance de esses processos estarem neste quadrante.
Para esses processos estratégicos, as ferramentas de BPM também são uma boa solução, pois podem ser usadas para realizar automação de processos de maneira escalável e personalizada
Qual a importância da gestão de processos nas empresas?
E qual é a importância da gestão de processos com o suporte de uma ferramenta tecnológica no cotidiano das empresas?
Ao implementar uma ferramenta BPM, as empresas podem obter melhor visibilidade de seus processos, padronizar procedimentos e garantir conformidade com regulamentações, o que também resolve problemas de produtividade. Além disso, o BPM pode ajudar as organizações a se adaptarem de forma mais eficaz às condições de um mercado em constante mudança e às necessidades específicas dos seus clientes.
Segundo uma pesquisa da Euax, 97% das empresas que usam gestão de processos fazem isso com o objetivo de melhorar seus problemas de produtividade.
Outro estudo, da ABPMP (Association Business Process Management Professionals) mostra que os principais motivos do uso da gestão de processos nas organizações são:
- 67% das empresas apontam a melhoria da produtividade e a percepção de valor pelos clientes;
- 58% buscam a eficiência produtiva;
- 41% visam melhorar a qualidade de seus produtos.
Esses números auxiliam os empreendedores a entenderem a real importância da gestão do fluxo de processos nas suas companhias. A produtividade dos colaboradores melhora consideravelmente quando a empresa tem plena consciência e controle sobre o funcionamento de seus processos.
Empresas que conseguem otimizar seus processos com gestão, potencializam seus ganhos financeiros e também as tomadas de decisão. Tudo isso é feito com agilidade e de forma mais assertiva.
Para entender melhor a importância da gestão de processos, podemos pensar num processo de solicitação de compra. Qualquer empresa que realiza uma solicitação de compra precisa estruturar o passo a passo desse processo:
- Criação do pedido de compras
- Aprovação
- Expedição
- Contrato vinculante
- Entrega de mercadorias
- Verificação em três etapas
- Fechamento
Esse é um exemplo simples de como fazer gestão de processos e é algo que acontece com frequência nas empresas. Se ele não seguisse um ciclo organizado, provavelmente seria muito mais trabalhoso e a produtividade do time responsável pela solicitação diminuiria.
Como aumentar a produtividade da empresa?
Para aplicar a gestão de processos na sua empresa é importante se concentrar na identificação, documentação e melhoria contínua dos fluxos de trabalho que ocorrem na operação.
É necessário compreender detalhadamente cada etapa envolvida em um processo, desde o início até a conclusão.
Ao obter uma visão abrangente de como a empresa realiza seus processos, é possível identificar gargalos e oportunidades de aprimoramento, sempre com o objetivo de melhorar a produtividade de todos os times. Confira 5 passos para aplicar gestão de processos na sua operação.
- Mapeamento de processos atuais
O primeiro passo para melhorar a produtividade com uma ferramenta de gestão de processos é fazer o mapeamento dos processos já existentes, o que permite que as equipes compreendam melhor o fluxo de trabalho e identifiquem possíveis gargalos e oportunidades de melhorias.
Como oportunidades de melhoria podemos listar a eliminação de etapas desnecessárias, a simplificação de procedimentos complexos ou a automação de tarefas repetitivas.
Ao otimizar esses fluxos, o tempo gasto em cada atividade é menor e, consequentemente, a produtividade aumenta.
- Automação de processos chave
Tarefas manuais e repetitivas gastam muito tempo e podem acarretar erros humanos. Por isso, a automação de processos-chaves pode desempenhar um papel importante no aumento da produtividade e otimização do dia a dia das equipes.
Implementando ferramentas de gestão de processos, como um BPM ou um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho, as empresas agilizam tarefas e liberam os colaboradores para se concentrarem em atividades mais estratégicas e criativas.
Por exemplo, um processo de aprovação de documentos como notas fiscais pode ser automatizado, permitindo que os funcionários não precisem ficar olhando nota por nota e foquem na exceção, como notas erradas.
Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz a possibilidade de erros.
- Padronização das melhores práticas
Uma boa gestão de processos também está ligada à implementação de melhores práticas. Quando os processos são otimizados é importante padronizar e disseminar as melhorias para todas as equipes, em toda a empresa.
Isso significa na prática, criar diretrizes claras e documentadas sobre como cada processo deve ser executado.
Essa padronização garante que todos os colaboradores que fazem parte da entrega de um processo estejam na mesma página e sigam padrões consistentes para realizar suas tarefas.
Além disso, a padronização também facilita a entrada de novos funcionários, que conseguem se familiarizar de forma ágil com processos que já estão claramente estabelecidos.
- Monitoramento de resultados
Depois de realizar a implementação das otimizações e padronizações, é importante monitorar regularmente os resultados. E isso deve ser feito por meio de métricas.
Realizar esse monitoramento por meio de uma ferramenta de gestão de processos permite que a companhia avalie o sucesso das implementações e identifique possíveis melhorias.
Por exemplo, se o monitoramento de resultados mostrar que em determinado ponto do processo o tempo de espera aumentou, a empresa consegue investigar mais a fundo a causa raiz desse problema e tomar medidas mais assertivas para a resolução do mesmo.
- Implementação de uma cultura de melhoria contínua
Encerramos nossas 5 dicas de como melhorar a produtividade da empresa, salientando a importância de implementar uma cultura de melhoria contínua dentro da empresa em um esforço de engajamento e colaboração entre todas as áreas da organização.
Nem todas as melhorias serão sempre bem-sucedidas, e é importante estar disposto a aprender com o que não dá certo e ajustar as estratégias conforme necessário. Esse processo cria um ambiente onde a inovação é incentivada, e os colaboradores se sentem parte do todo e prontos para contribuir com o crescimento e sucesso da empresa.
Agilidade, eficiência, adaptabilidade e produtividade não são apenas aspirações para empresas modernas; eles são pré-requisitos para o sucesso de qualquer companhia.
Seja nas complexidades da otimização do fluxo de trabalho, na conformidade com regulamentações em constante mudança, ou na adaptação às demandas dos clientes, o gerenciamento de processos existe hoje como a resolução em meio a essa complexidade.
Os problemas que as organizações enfrentam são variados:
- Processos desatualizados e complicados dificultam a agilidade e criam gargalos.
- Departamentos isolados frequentemente lutam para colaborar de forma harmoniosa, levando a ineficiências e falhas de comunicação.
- O ritmo acelerado da inovação tecnológica requer uma adaptação constante dos fluxos de trabalho.
É aí que entra a relevância da ferramenta de gestão de processos da Lecom e sua abordagem abrangente que oferece soluções sistemáticas para diversos desafios.
A plataforma Lecom capacita as organizações a simplificar suas operações, identificar e eliminar gargalos, aprimorar a transparência e alinhar seus processos com metas estratégicas.
Além disso, a plataforma também fornece ferramentas para automatizar tarefas repetitivas e aproveitar insights baseados em dados para tomadas de decisão, tudo em um só lugar.
Saiba mais sobre tudo que a Lecom pode fazer pelo seu negócio e como te ajuda a resolver seus problemas de produtividade.
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