A evolução da gestão de processos se intensificou a partir da transformação digital nas organizações. Essa mudança diz respeito à busca contínua das empresas para integrar novas tecnologias e sistemas aos seus negócios.
Segundo o Índice Transformação Digital Brasil 2023, 93% dos entrevistados apontam os processos digitais e automações como as principais transformações ocorridas nas organizações nos últimos cinco anos.
Para manter a instituição antenada, é essencial ficar de olho nas novidades administrativas e tecnológicas. Continue a leitura para conferir o que mudou nos processos organizacionais, os impactos da transformação digital, as principais tendências e dicas de como evoluir em gestão de processos!
Gestão de processos com a transformação digital
Antes da revolução digital, a gestão de processos organizacionais era do tipo funcional, ou seja, a estrutura era limitada a cada um fazer o trabalho no qual era especialista e não participar dos projetos como um todo.
Além disso, os setores eram totalmente dependentes de instâncias superiores e não havia o compartilhamento de informações.
Assim, o gestor enxergava os departamentos de maneira separada e não como cooperativos e interdependentes. Consequentemente, a tomada de decisões era mais demorada e o nível de assertividade não costumava ser tão alto.
Com a evolução da gestão de processos, surgiu a possibilidade das empresas aderirem à organização sistêmica. No entanto, nem todos os negócios mudaram a forma de trabalhar.
O Guia para a Gestão de Processos de Negócios, organizado pela ABPMP (Association Of Business Process Management Professionals), aponta que as organizações não surgiram com o pensamento em mudanças e rupturas. Porém, as que incentivam a inovação e apostam na tecnologia se tornam mais estratégicas e competitivas.
Nos locais em que a gestão de processos organizacionais é sistêmica, em vez de funcional, o foco não é só entregar um produto ou serviço, mas melhorar a forma de trabalhar.
Para cumprir esse objetivo, as organizações utilizam plataformas e sistemas, como o BPMS, a fim de otimizar os processos, medir o desempenho das equipes e melhorar os fluxos internos.
Quando as informações se integram em um sistema único, é mais fácil enxergar a conexão entre as atividades. Dessa forma, a visualização dos processos se torna macro e os funcionários não se limitam mais a uma tarefa, mas à sua função no todo.
A evolução da gestão de processos é essencial para empresas que querem estar à frente, melhorar as condições de trabalho e, consequentemente, as entregas.
Tendências da gestão de processos
Os novos sistemas buscam uma cultura de dados, automatização de processos, integração entre sistemas e compartilhamento de informações. O objetivo é que a equipe acompanhe o fluxo de trabalho e os gestores diminuam os gargalos na produção.
Em uma cooperativa de crédito, por exemplo, é possível diminuir o tempo de análise ao adotar avisos de SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) no processo. Assim, não há risco de encaminhamento incompleto das solicitações, o que prejudica o prazo.
Já em uma prefeitura, cujos processos são complexos e burocráticos, é possível adotar uma modelagem BPMS para mapear, agilizar e simplificar as tarefas do dia a dia. Como consequência, a organização economiza tempo e dinheiro e a equipe foca em atividades mais estratégicas.
Essa evolução da gestão de processos tende a crescer cada vez mais, visto que, a cada dia, as possibilidades de automação e inteligência artificial avançam. Confira a seguir as principais tendências da gestão de processos.
Automatização de Processos
Tarefas repetitivas são desmotivadoras para o funcionário e pouco estratégicas para as empresas. Por esse motivo, automatizar esse tipo de atividade é uma solução transformadora para muitas instituições.
Com a automatização de processos, há redução de erros , aumento da produtividade e da facilidade de acompanhar as tarefas significativas para o negócio.
Inteligência Artificial e Machine Learning
Assistentes virtuais, como a Siri e a Alexa, o Chat GPT e o Dall-e são algumas das IAs mais famosas atualmente. A presença do uso das inteligências artificiais nas organizações é impressionante e o cenário indica ainda mais crescimento.
De acordo com a pesquisa The state of AI in early 2024, da McKinsey, em 2024, cerca de 72% das empresas já utilizam IAs em todo o mundo, e a curva tende a aumentar.
Gestão Ágil de Processos
A gestão de processos com a transformação digital também beneficiou a velocidade das entregas. Uma das tendências mais queridas dos últimos anos é o desenvolvimento ágil de processos.
Segundo o Íris Lab, as metodologias ágeis devem ser flexíveis, proativas e rápidas — objetivos que todas as empresas querem em seus projetos. As mais conhecidas são: Scrum, Kanban, Extreme Programming e Lean Startup.
BPM (Business Process Management)
A sigla BPM significa “Business Process Management”, em português, Gestão de Processos de Negócio.
É uma disciplina de administração muito reconhecida pelos métodos que buscam descobrir, modelar, analisar, medir, corrigir e melhorar os processos internos de um negócio. Ao adotar o BMP por meio da Lecom, a Melitta reduziu em 30% o tempo médio de realização dos processos.
Data Driven
Tomar decisões é um momento crítico nas organizações. Para amenizar as problemáticas e resolver as questões de maneira científica, a gestão data driven ganha espaço como uma grande tendência, que traz ótimos resultados.
Data driven nada mais é que “orientado a dados”, em inglês. Isso significa que, em empresas que adotam esse modelo, a tomada de decisões acontece a partir dos números coletados. Dessa forma, são fatores científicos que apontam a melhor escolha.
Como evoluir em gestão de processos? Dicas!
A instituição deve se atentar à evolução da gestão de processos. Porém, essa mudança não ocorre de maneira abrupta e deve seguir três pontos principais:
- mudar o mindset da empresa;
- adotar uma ferramenta de ponta;
- capacitar a equipe e engajar a liderança.
O primeiro passo, e principal, para automatizar a gestão de processos organizacionais é mudar o mindset da empresa. Não basta escolher uma plataforma ou sistema, se toda a equipe não se engajar na nova solução. O ideal é agregar as mudanças à cultura da organização para obter resultados efetivos.
Com esse mindset mudado, adote uma ferramenta de ponta para que os gestores capacitem a equipe e a incorporem à mudança. Por ser algo que impacta o dia a dia da organização como um todo, investir em sistemas confiáveis é essencial.
Para isso, conte com a Lecom, Plataforma de Gestão Inteligente referência no mercado.
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Para integrar os profissionais à nova rotina, é importante capacitar as equipes e engajar as lideranças. Promova reuniões, cursos e treinamentos para que todos entendam o motivo da mudança e aprendam a usar, da melhor forma, a ferramenta escolhida.
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