Tão importante quanto saber o que é, é entender quais são e para que serve cada uma das etapas da modelagem de processos na organização de um negócio. Por meio desta metodologia, você consegue não apenas visualizar todas as atividades que compõem o fluxo de trabalho, como também eliminar gargalos, falhas e fatores causadores de erros.
Aliás, estes são alguns dos motivos por trás do aumento de investimentos no setor de BPM (gestão de processos de negócios) pelo mundo. Segundo a Mordor Intelligence, espera-se um aumento de 11,83% no mercado entre 2024 e 2029. As principais causas para este crescimento são as vantagens que a solução oferece, como redução de custos e aumento na eficiência operacional.
Se você deseja entender mais profundamente a relação entre BPM e as etapas da modelagem de processos, este texto é para você! Nos próximos parágrafos, falamos sobe:
- o que é a modelagem de processos;
- como fazer modelagem de processos de forma correta;
- qual a melhor ferramenta para modelar processos disponível no mercado.
Boa leitura!
O que é modelagem de processos e para que serve?
A modelagem de processos de negócios é a prática de representar visualmente as atividades, etapas e fluxos de trabalho que compõem a rotina produtiva em uma organização. Este modelo visa entender, documentar, analisar e otimizar os procedimentos empresariais para promover mais eficiência e alinhamento com os objetivos internos da companhia.
Por meio da modelagem de processos, as empresas podem:
- identificar gargalos e ineficiências;
- automatizar os processos de um fluxo;
- integrar as atividades de setores que se correlacionam;
- facilitar a comunicação;
- aumentar a colaboração entre as equipes;
- apoiar a transformação digital.
Para representar as tarefas e ações necessárias, as etapas da modelagem de processos utilizam diagramas e notações padronizadas, como o BPMN (modelos e notações de processos de negócios), que permite uma visualização clara e compartilhável dos fluxos.
Ou seja, o ato de modelar as atividades é essencial para a análise constante e melhoria contínua dos processos de uma organização.
Por que a modelagem de processos é importante?
A modelagem de processos é especialmente crucial para empresas que buscam eficiência, alinhamento estratégico e rápida adaptação às mudanças de mercado. Abaixo, listamos alguns aspectos essenciais da metodologia — que, aliás, representam excelentes benefícios para a companhia.
- Melhoria da eficiência operacional
Ao mapear e documentar os processos, a modelagem permite a identificação de gargalos, redundâncias e ineficiências no fluxo. Estes pontos facilitam a otimização das tarefas e reduzem custos operacionais, além de aumentar a produtividade. Empresas que compreendem as etapas da modelagem de processos frequentemente automatizam trabalhos repetitivos e eliminam desperdícios.
- Padronização e consistência
Modelar processos permite a padronização de toda a organização e promove mais consistência nas entregas de produtos ou serviços. Este aspecto é especialmente útil para empresas que buscam melhorar as ofertas e aumentar o nível de satisfação dos clientes e consumidores da marca.
- Facilitação da transformação digital
A modelagem de processos é um ponto de partida essencial para a transformação digital. Ao fornecer uma visão detalhada do funcionamento da empresa, é possível identificar áreas para implementação de novas tecnologias, como a automação e uso de inteligência artificial.
- Melhoria na colaboração e transparência
Quando os processos são claramente definidos e visíveis, as equipes compreendem melhor suas atribuições, responsabilidades e importância para a conquista das metas institucionais. Desta forma, a colaboração interdepartamental aumenta e a comunicação interna fica mais fácil e clara.
- Apoio à tomada de decisões e gerenciamento de mudanças
Ao fornecer uma visão abrangente dos procedimentos, as etapas da modelagem de processos ajudam na tomada de decisões. Além disso, torna-se mais fácil implementar reestruturações, e a adaptação às mudanças de mercado, por exemplo, também ficam mais ágeis e efetivas, com menos chances de erros.
Essas vantagens, além de demonstrar a importância das etapas da modelagem de processos, reforçam a necessidade de contar com esta metodologia para conquistar resultados mais expressivos.
Mas, afinal, quais são as etapas da modelagem de processos? É o que veremos a seguir.
Como fazer modelagem de processos: 4 etapas indispensáveis para o sucesso!
Agora que você já conhece os principais benefícios de utilizar a modelagem de processos, vamos te ensinar os principais passos para aplicar esta metodologia no seu negócio. Confira!
- Planejamento e definição do escopo
Nesta primeira etapa, a equipe de modelagem define os objetivos e limites do processo. Ou seja, o que se espera atingir, qual o alcance da metodologia e, claro, o posicionamento dos stakeholders quanto às decisões.
- Coleta e análise de dados
Aqui, o time coleta dados relevantes sobre o processo atual para identificar ineficiências e pontos de melhorias possíveis. Também é o momento de identificar variáveis e definir as métricas de desempenho que nortearão o monitoramento das atividades no futuro.
- Criação do modelo de processo
Com os dados em mãos, a equipe começa a construir o modelo visual do processo, por meio de diagramas, linhas e cores específicas para cada setor, pessoa ou tipo de tarefa. Aqui, também é possível indicar novos pontos de melhoria e tecnologias e soluções que agregam valor, como a inteligência artificial e automação de processos.
- Validação e documentação
Esta última etapa é crucial para preparar a implementação dos novos moldes de processos. É importante validar as alterações com os stakeholders e criar a documentação formal do novo modelo. Apenas assim a comunicação e implementação terão sucesso e, com o tempo, você terá acesso aos benefícios e vantagens da modelagem.
Vale lembrar: estas etapas da modelagem de processos são passos básicos para a implementação. A depender da complexidade das atividades e fluxos, considere outros aspectos para garantir o sucesso da estratégia.
Qual a melhor ferramenta para modelar processos?
Pronto, agora você já está preparado para escolher a solução de modelagem de processos que vai te ajudar a transformar o fluxo de trabalho! E é claro que, quando falamos na melhor plataforma para modelar e organizar as atividades do seu negócio, nos referimos à Lecom!
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