A automação aplicada no fluxo de trabalho é um método revolucionário que melhora a eficácia e aumenta significativamente os resultados da empresa. Ao automatizar atividades, você aperfeiçoa a precisão, eficiência e custo-benefício, reduz os erros humanos e elimina etapas que não agregam valor à operação.
Graças a estes e outros benefícios da automação de processos, o mercado de BPM (Business Process Management — gestão de processos de negócio, em português) teve um boom nos últimos anos — e deve avançar ainda mais. Segundo a previsão do Mordor Intelligence, espera-se que o setor alcance os US$ 26,17 bilhões em 2029.
Para entender mais sobre como aumentar a eficiência com automação de processos, continue a leitura! Nos próximos parágrafos, você confere:
- como melhorar a eficiência dos fluxos de trabalho;
- quais os maiores benefícios da automação de processos;
- como implementar a automação de processos.
Bom aprendizado!
Como melhorar a eficiência dos fluxos de trabalho?
O primeiro passo é entender como funcionam os procedimentos atuais do seu negócio. Você precisa compreender o andamento das tarefas para identificar eventuais melhorias e eliminar etapas que não agregam valor à operação. Assim, além de aperfeiçoar o desenvolvimento das atividades, você reduz custos, diminui as chances de erros e busca a melhoria contínua.
A melhor forma de começar é com o mapeamento dos processos. Dessa forma, você visualiza todo o fluxo, com os gaps e oportunidades de melhorias, e constrói um novo modelo mais alinhado às metas de negócio e às necessidades do mercado. Além disso, você desfruta de inúmeras vantagens estratégicas, como veremos a seguir.
Quais os benefícios da automação de processos?
Os maiores benefícios de implementar a automação de processos são:
- economia de tempo e aumento da velocidade: a automação permite a eliminação de etapas que consomem tempo e recursos sem agregar valor à operação. Dessa forma, você reduz o tempo de realização das tarefas;
- redução de custos operacionais: a exclusão de atividades ineficientes permite reavaliar os custos e realocar os investimentos em setores ou tarefas mais estratégicas;
- diminuição dos erros humanos: a automação atua por meio de regras pré-definidas pela gestão e dispensa a necessidade de força de trabalho humana — o que reflete na diminuição de erros;
- aumento da produtividade: a padronização dos procedimentos permite que a produção cresça sem, necessariamente, precisar de mais investimentos de tempo ou recursos;
- melhoria do rastreamento de métricas e relatórios: é possível rastrear a eficiência com automação de processos por meio das ferramentas que coletam e analisam os dados para fornecer uma visão mais clara do negócio.
Como implementar automação de processos no seu negócio?
A implementação da automação deve seguir alguns passos para ter eficiência garantida:
- identificação dos processos a automatizar;
- definição dos objetivos;
- mapeamento de processos;
- integração entre o fluxo antigo e o novo;
- testes;
- treinamentos;
- monitoramento e análise;
- verificações de segurança;
- escolha da ferramenta de automação.
A seguir, entenda um pouco mais sobre cada uma das etapas.
- Identifique os processos a automatizar
Todo negócio é composto por inúmeros processos passíveis de automação. O primeiro passo é identificá-los. Essas tarefas geralmente envolvem inserção manual de dados, processamento de informações rotineiras ou seguem um padrão definido — ou seja, atividades burocráticas e repetitivas, que não exigem análise ou pensamento crítico.
Ao automatizar este tipo de ação, você pode, por exemplo, realocar a força de trabalho humana para setores com demandas mais urgentes ou estratégicas.
- Defina objetivos claros
Para aumentar a eficiência com automação de processos, estabeleça objetivos claros, coesos e, principalmente, alcançáveis.
Essas metas podem ser desde acelerar a entrega de resultados ou reduzir o número de erros cometidos, até aumentar a satisfação do cliente ao fornecer um serviço melhor em curto prazo.
- Faça o mapeamento de processos
Com uma compreensão clara de seus fluxos de trabalho e os objetivos já definidos, o próximo passo é construir um mapa das atividades. Projete um documento que incorpore etapas automatizadas, pontos de decisão e intervenção humana quando necessário.
Este mapa garante que seu fluxo de trabalho ganhe eficiência e se alinhe com as metas que você definiu para a automação. Para tanto, utilize elementos gráficos, como linhas, cores e formas geométricas, que tornem o entendimento fácil e acessível a todos os colaboradores.
- Integre o novo fluxo aos sistemas existentes
É essencial integrar os dados do seu sistema nativo ao novo fluxo para evitar a perda de informações importantes. Desta forma, você também acompanha a evolução dos dados para entender como funciona o aumento da eficiência com automação de processos.
- Realize testes
Antes de implantar totalmente a automação, realize testes rigorosos. É essencial garantir que a inovação funcione conforme o esperado, sem erros ou consequências indesejadas.
Envolva os usuários finais no processo de teste para coletar feedbacks e insights. A perspectiva deles é inestimável para aperfeiçoar essa solução e garantir o alinhamento com as necessidades do negócio.
- Treine os usuários
Fornecer treinamento adequado à sua equipe é essencial ao introduzir a automação de processos. Certifique-se de que sua equipe saiba como interagir com as atividades automatizadas e lidar com exceções quando surgirem.
- Monitore e analise
Depois de implementar a automação, comece a monitorar e analisar os dados e resultados obtidos pela solução. Os softwares permitem que você acompanhe o desempenho dos fluxos de trabalho automatizados e garantem que os objetivos sejam atendidos.
A análise fornece insights sobre áreas para melhoria e otimização. Com essas informações, pode-se refinar e aprimorar a operação ao longo do tempo.
- Segurança de dados e conformidade
Segurança e conformidade são dois aspectos inegociáveis da automação. Garanta que seus sistemas sigam as regulamentações de segurança e privacidade de dados para evitar multas ou penalidades por descumprimento. Atente-se especialmente para o ISAE 3402, a LGPD e para a legislação local.
A ferramenta BPM facilita esse procedimento. Implemente controles de acesso, criptografia e outras medidas de segurança para proteger dados sensíveis e afastar violações.
- Escolha a ferramenta de automação de processos
Escolher a ferramenta ou plataforma de automação certa é uma decisão crítica. Essa escolha depende da complexidade de seus processos e de suas necessidades específicas. Uma boa forma de escolher é por meio de consulta de resultados. Ao basear sua escolha em conquistas de outros negócios, você pauta a decisão em fatos e evita contratações que não fazem sentido para a sua realidade.
Lembre-se de que sua escolha deve se alinhar com os objetivos e as complexidades dos seus fluxos de trabalho.
Como a Lecom ajuda a melhorar sua eficiência com gestão de processos?
Agora que você já compreendeu a relação da eficiência com automação de processos e como essa união beneficia o seu negócio, chegou o momento de conhecer a sua nova parceria!
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Com a nossa solução, você consegue uma gestão mais inteligente e integrável a diversos sistemas, como:
- Inteligência Artificial;
- RPA (Robotic Process Automation, automação robótica de processos);
- CRM (Customer Relationship Management, gestão de relacionamento com o cliente);
- ERP (Enterprise Resources Planning, planejamento de recursos empresariais).
Dessa forma, você orquestra toda a operação em tempo real e facilita decisões baseadas em dados. O BPM pode melhorar significativamente a eficiência com automação de processos, uma vez que fornece valor e economia de custo e tempo.
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