Você, gestor, busca maneiras de otimizar seu dia a dia, certo? Por isso, pesquisa por novos métodos para executar tarefas comuns, como dicas de gestão de processos de negócios.
Afinal, a prática é vital para manter as empresas atualizadas, pois facilita a otimização dos procedimentos diários. Porém, para alcançar os melhores resultados, o caminho mais indicado é seguir as dicas testadas e aprovadas por outras organizações.
Que tal ver quais são as melhores práticas para adotar no seu negócio? Para conferir as dicas e aprender qual a importância da gestão de processos, continue a leitura!
Qual a importância da gestão de processos para as empresas?
A gestão de processos simplifica a implementação de melhorias nos fluxos de trabalho, uma vez que identifica erros e gargalos que atrapalham os procedimentos. Além disso, a prática facilita o acompanhamento dos resultados e aumenta a integração entre os diferentes setores do negócio.
Todos esses benefícios ocorrem porque a gestão de processos aprofunda o conhecimento dos gestores a respeito das etapas de execução das atividades. Com o processo, visualizam o funcionamento de cada ação e acompanham seus resultados.
Desse modo, fica mais fácil “enxergar” uma tarefa desatualizada ou errada e, assim, eliminá-la ou substituí-la para agilizar os procedimentos.
A gestão de processos não é o único passo para otimizar o dia a dia do seu negócio. Veja mais dicas neste artigo: como melhorar os processos internos de uma empresa?
Como fazer gestão de processos? Melhores dicas práticas!
- Tenha uma visão geral dos procedimentos
É praticamente impossível entender como fazer gestão de processos se você os desconhece. Por isso, é imprescindível estudar os procedimentos do negócio. Até porque, executar um planejamento sem seguir esse passo é tão prejudicial quanto não se planejar.
Assim, não apenas mapeie as atividades, mas também identifique seus responsáveis. Desse modo, entende o funcionamento de cada etapa individualmente e em conjunto e, assim, visualiza os processos de maneira mais abrangente.
Essa tática facilita a avaliação dos resultados de gestão e identifica gargalos, que são pontos de melhorias na execução das tarefas da empresa.
- Alinhe os processos à visão estratégia da empresa
O alinhamento entre processos de negócios e visão estratégica é crucial para alcançar seus objetivos. Afinal, executar um procedimento sem valor agregado é um desperdício de esforço, tempo e dinheiro, concorda?
Na prática, a ideia é implementar qualquer mudança só após prever os possíveis resultados e benefícios para a organização. Por exemplo, automatizar tarefas repetitivas para economizar X% do orçamento ao ano ou aumentar a produtividade em Y%.
- Defina os indicadores de desempenho
A terceira dica de gestão de processos é definir os indicadores de desempenho — métricas que mostram o alcance dos objetivos. Até porque apenas a análise dos dados permite entender se o procedimento foi assertivo — ou seja, trouxe benefícios para a organização.
Além das métricas, monitore as informações das performances anteriores. A tática ajuda a acompanhar a evolução da gestão e medir a taxa de Return on Investiment (ROI) — retorno sobre o investimento, em português.
Na prática, é uma forma de avaliar se a organização continua com as estratégias de gerenciamento atuais ou se implementa mudanças em pontos-chave.
- Envolva os usuários-chave nas decisões
Outra dica de gestão de processos é envolver os usuários-chave — principais responsáveis pelas atividades — nas decisões. A propósito, no geral, essas pessoas conhecem a fundo os procedimentos, o que inclui as etapas de execução.
Até porque o gestor compreende os objetivos de cada ação. Entretanto, ele não participa diretamente de cada tarefa, logo, não sabe ao certo o passo a passo de cada atividade na prática.
No fim, o resultado é insuficiente, o que causa problemas para toda a equipe e impede o alcance dos objetivos da companhia.
- Considere as competências da equipe
A quinta e última dica de gestão de processos é considerar as competências da sua equipe ao desenhar quaisquer procedimentos de negócios, e, até mesmo, capacitá-la. Ou seja, conhecer e desenvolver seus conhecimentos técnicos, habilidades e experiências
Afinal, o time facilita a execução das atividades, concorda? Logo, deve ser qualificado para desempenhar todas as funções que as responsabilidades individuais exigem com eficiência.
Conhecimento é poder. Por isso, indicamos estudar diferentes maneiras de otimizar o seu negócio. Leia materiais sobre o tema, como os desta lista: 8 livros sobre gestão de processos para entender sobre o assunto!
Mais dicas de gestão de processos: como otimizar suas ações?
- Otimize a comunicação interna
Uma das dicas de gestão de processos que facilita seu dia a dia é otimizar a comunicação interna. A intenção é colocar todo mundo “na mesma página” para que os colaboradores entendam os motivos por trás das decisões da empresa.
Para isso, abra um canal de informações para as equipes e informe-as de qualquer alteração nos procedimentos. Também ouça opiniões e dê feedbacks sobre o desempenho dos funcionários.
Assim, você cria uma força tarefa integrada e engajada com a gestão de processos, o que potencializa os resultados das ações.
- Use uma ferramenta BPMS
Para finalizar o nosso artigo com dicas de gestão de processos, temos uma das mais importantes: adotar uma ferramenta BPMS.
O Business Process Management Suite é um sistema crucial para aplicação da metodologia BPM no negócio, porque centraliza todas as tarefas e, com isso, gera:
- mais transparência para as operações;
- aumento da produtividade;
- redução dos custos;
- aumento do controle sobre os procedimentos;
- diminuição dos erros.
Além disso, um software BPMS é fácil de usar, visto que a interface é intuitiva, o que facilita a aplicação das práticas que apresentamos neste artigo.
Se interessou por uma ferramenta do tipo? Então, conheça a plataforma Lecom que permite modelar, mapear e monitorar suas tarefas de um só lugar com total comodidade e segurança.
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