Compreender os componentes de um BPMS é fundamental para o entendimento de como o Business Process Management System — ou sistema de gestão de negócios — pode trazer grandes benefícios.
Atualmente, o BPMS é uma das principais ferramentas de gestão de processos no mundo corporativo. Os componentes de um BPMS são complementares e potencializam as soluções para a sua empresa, de modo harmônico e integrado.
As principais funcionalidades deste recurso são: otimização, implementação, monitoramento e aperfeiçoamento dos fluxos operacionais. Ou seja, se você deseja aumentar a capacidade produtiva da sua empresa, é necessário aprender como funciona um BPMS.
Neste artigo, você verá:
- o que é um BPMS;
- como funciona um BPMS;
- quais os componentes de um BPMS;
- quais os benefícios de um BPMS.
Boa leitura!
O que é um BPMS?
O BPMS é um sistema que integra diversos recursos e softwares com o objetivo de melhorar a gestão do negócio. Os componentes de um BPMS servem para:
- modelar processos;
- executar tarefas com o princípio da gestão inteligente;
- identificar fluxos operacionais e gargalos na operação;
- otimizar processos;
- melhorar a governança corporativa;
- ampliar a eficiência do fluxo de trabalho da empresa;
- automatizar tarefas.
Em resumo, o BPMS é um sistema completo para gerenciar o fluxo de trabalho, de modo flexível e escalável, e são essas características que tornam sua empresa mais produtiva e rentável.
A seguir, entenda como funciona um BPMS.
Como funciona um BPMS?
O BPMS descomplica a rotina operacional de uma empresa. Na prática, o software funciona como uma espécie de plataforma na qual você consegue centralizar diversas funções em um só lugar.
O objetivo é proporcionar uma gestão inteligente para sua empresa! Não é à toa que o BPMS é uma ferramenta de gerenciamento de processos de ponta e análise de desempenho, especialmente porque funciona com workflows automatizados (em tradução livre, significa fluxo de trabalho).
Esse sistema de workflows são como manuais, que orientam o melhor caminho para executar as atividades, com base em princípios como:
- automação de processos;
- redução de desperdício;
- foco na produtividade;
- organização de processos;
- identificação de tarefas repetitivas;
- aumento da economia.
Em resumo: implementar o sistema BPMS com o método de workflow é o caminho que você precisa percorrer para uma gestão inteligente. A seguir, confira a estrutura do BPMS e como cada elemento é importante neste desafio.
Quais são os principais componentes de um BPMS?
Os principais componentes de um BPMS são:
- ferramentas de modelagem de processos;
- motor de automação/execução e/ou gerenciador de regras;
- sistema de monitoramento de indicadores de desempenho e relatórios;
- gerenciador de formulários;
- interface com o usuário.
Cada elemento é central para você alcançar os objetivos da empresa. Na sequência, entenda como funciona cada um desses recursos que constituem um sistema BPMS.
Ferramentas de modelagem de processos
Você já pensou em acompanhar cada etapa da rotina operacional e visualizar todos os detalhes de um processo operacional do seu negócio? Graças ao modelador de processos, esse panorama é possível.
Atualmente, as ferramentas de modelagem de processos possibilitam que você:
- faça um mapeamento visual dos fluxos de trabalho e processos do negócio;
- crie diagramas e representações visuais com o passo a passo detalhado dos fluxos operacionais;
- visualize todas as etapas que compõem o sistema de trabalho da empresa de modo dinâmico;
- compartilhe as informações com sua equipe e facilite a execução das tarefas.
Ao investir na modelagem de processos, você prioriza a otimização da rotina de trabalho, torna a gestão mais inteligente e consegue definir um padrão de qualidade para procedimentos operacionais.
Cada empresa tem uma realidade. Por isso, há diversas formas de desenhar os processos. Conheça 5 tipos de mapeamento de processos + exemplos práticos.
Motor de execução
Dentre os componentes de um BPMS, o motor de execução é a peça central para executar workflows com ênfase na otimização da gestão de tempo. Na prática, o recurso serve para:
- conectar ações;
- executar regras e etapas do processo automatizado;
- controlar a execução dos workflows.
- distribuir tarefas para as pessoas ou sistemas adequados;
- identificar tarefas manuais repetitivas.
Sistema de monitoramento e relatórios
O sistema de monitoramento de um BPMS é um dos diferenciais do sistema. A ferramenta ajuda a monitorar a execução dos processos em tempo real.
Com este recurso, você ainda consegue:
- acompanhar os indicadores de desempenho e performance;
- extrair informações importantes, em formato de relatório;
- analisar as métricas de desempenho com dashboards inteligentes.
Monitorar a rotina é muito importante para alcançar a maturidade de processos do seu negócio e promover melhorias contínuas.
Gerenciador de formulários
Mais uma das vantagens de uma ferramenta BPMS é a qualidade da gestão da informação. Com a plataforma adequada, você tem acesso à informação estratégica, a qualquer momento, em qualquer lugar.
O gerenciador de formulários é um exemplo de como criar, personalizar e gerenciar a entrada de dados no sistema, com recursos para validar e formatar as informações com qualidade.
Interface com o usuário
Uma plataforma amigável, intuitiva e que proporciona uma boa experiência é fundamental para que a sua equipe trabalhe bem. Por isso, um dos componentes de um BPMS é a interface com o usuário.
A ideia da ferramenta é desburocratizar a rotina, por meio de vantagens como:
- interação de qualidade com os usuários;
- apresentação de dashboards interativos para facilitar a execução e acompanhamento de tarefas;
- experiência positiva no uso da ferramenta.
Agora que você já conhece os componentes de um BPMS, vamos explicar como o conjunto de recursos do sistema pode beneficiar seu negócio. Confira o próximo tópico!
Quais os benefícios de um BPMS para sua empresa?
Se você ainda tem dúvidas sobre os benefícios do BPMS, chegou a hora de saná-las. Ao implementar esse sistema com sucesso na sua empresa, as vantagens são:
- automação de tarefas e aumento da produtividade;
- mais transparência e visão aprofundada da operação;
- melhoria e aperfeiçoamento contínuo dos processos;
Abaixo, mais detalhes práticos.
Automação de processos e aumento da produtividade
O sistema BPMS é um recurso de gestão inteligente. Uma das vantagens da ferramenta é a integração de vários sistemas em apenas um lugar.
Essa característica facilita a identificação e a automação de tarefas repetitivas. Consequentemente, as pessoas da sua equipe trabalham muito melhor e ganham tempo para focar no que realmente importa. Por consequência, a produtividade do seu negócio também aumenta.
Mais transparência e visão aprofundada dos processos
O BPMS tem um sistema de rastreabilidade. Ou seja, você tem acesso ao histórico dos processos e fluxo de atividades, sempre que precisar. Sem dúvidas, esse fator contribui para o aumento da transparência, e você tem uma visão aprofundada sobre a rotina operacional.
O sistema também dá visibilidade aos processos em execução e ajuda a identificar os gargalos e problemas da rotina, o que facilita os ajustes e priorização de soluções com mais agilidade.
Melhoria e aperfeiçoamento contínuo
Com o sistema de monitoramento e a modelagem de processos, você tem muito mais possibilidades de aperfeiçoar os fluxos de trabalho, acompanhar a rotina e fazer ajustes quando necessário. Ou seja, o BPMS é essencial para o crescimento saudável da sua empresa.
Não perca mais produtividade, invista na gestão inteligente
Agora que você conhece os principais componentes de um BPMS e benefícios do sistema para a gestão inteligente de uma empresa, não perca mais tempo. Invista no futuro da sua empresa hoje mesmo e não fique para trás.
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- simplificar processos;
- reduzir erros;
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