Uma boa ferramenta de gestão traz inúmeros benefícios a um negócio. Segurança, otimização e simplificação das informações são alguns exemplos. Todas essas vantagens, porém, envolvem mais o lado operacional, sem necessariamente afetar a parte estratégica da empresa. Então, como um BPMS pode melhorar a tomada de decisões?
Pode não parecer, mas o sistema de gestão certo pode elevar a posição do seu negócio no mercado. Neste texto, você vai entender o que é um BPMS, quais os benefícios e como a ferramenta atua para melhorar a tomada de decisões. Confira!
O que é um BPMS?
Business Process Management System/Suite (BPMS) é um software de gestão de processos empresariais. Mas não é qualquer sistema: suas funções se baseiam nas normas de Business Process Management (BPM), modelo de gerenciamento que otimiza e padroniza os procedimentos internos.
Por adotar as diretrizes do BPM, o BPMS trabalha com seis etapas. Ao contrário do que possa parecer, não é uma tarefa linear, com começo, meio e fim. Embora tenha uma ordem, a ferramenta trabalha num ciclo contínuo.
As etapas do BPMS são:
- modelagem dos processos: a empresa avalia todas as suas tarefas cruciais para ordená-las em mapas, modelos ou diagramas;
- implementação: fase em que a empresa configura as regras, papéis e responsabilidades de cada colaborador, além de integrar o processo aos sistemas e base de dados anteriores;
- execução: a ferramenta executa os processos conforme configurados na etapa anterior;
- monitoramento: o BPMS monitora o próprio trabalho e emite relatórios completos sobre o status de cada tarefa;
- otimização: um bom BPMS identifica pontos de insucesso para evitar obsolescências e prejuízos no seu negócio;
- automação e manutenção: gestores analisam relatórios para aprimorar seus processos, estudar novas formas de otimizar suas operações sempre que necessário e automatizar o que continua muito burocrático.
Quais os benefícios de um BPMS?
Um BPMS traz diversas vantagens à empresa. Mesmo que não se liguem diretamente à tomada de decisões, essas características atuam para otimizar tarefas e, consequentemente, proporcionar mais tempo às decisões estratégicas do negócio.
Alguns dos benefícios de um BPMS são:
- agilidade;
- acompanhamento;
- padronização de processos;
- integração de tecnologias;
- segurança.
Entenda melhor.
Agilidade
O BPMS agiliza os processos de sua empresa de diversas formas. Quando um funcionário precisa lidar com tarefas burocráticas, repetitivas e com dados, deve ter o máximo de atenção. Nesse contexto, o trabalho humano não é tão capaz de aliar qualidade à velocidade, porque qualquer distração pode causar erros.
Com o BPMS, esse problema não ocorre. A ferramenta consegue realizar, em minutos, processos que uma equipe demoraria dias para concluir. Por exemplo: ao utilizar a plataforma Lecom, a Servier do Brasil otimiza mais de 5 mil horas de trabalho ao ano.
Acompanhamento
O BMPS permite que o gestor acompanhe o andamento do processo em tempo real. Assim, é possível saber onde e com quem está a atividade, se está dentro do prazo ou se parou em alguma etapa. Os funcionários têm a visão de ponta a ponta, e o SLA (acordo de nível de serviço) por etapa possibilita ter maior gestão e previsão.
Padronização de processos
Outra forma de agilizar as atividades da sua empresa é por meio da padronização de processos. Quando não há normas, é comum que os funcionários exerçam uma mesma função de maneiras diferentes. Mas qual dos métodos funciona melhor? Qual o período ideal para executar a tarefa?
O modelador ajuda a entender quais as ferramentas e estratégias oferecem os melhores resultados.
Integração de tecnologias
Se uma empresa já trabalha com ferramentas e planilhas, não precisa abrir mão ao adotar um BPMS. Ao contrário: caso a tecnologia seja compatível, o sistema consegue integrá-las e, dessa forma, uma plataforma otimiza a outra.
Segurança
O BPMS desempenha um papel crucial na proteção de dados sensíveis do seu negócio, pois conta com recursos avançados de controle de acesso e criptografia. Dessa forma, apenas usuários autorizados conseguem entrar na plataforma, já que códigos complexos protegem as informações.
Outro benefício é que você também pode filtrar o acesso a dados extremamente confidenciais. Portanto, por mais que um usuário consiga entrar no BPMS, não terá acesso a tudo o que está ali.
Como um BPMS pode melhorar a tomada de decisões?
Um sistema de gestão atua de diversas formas para proporcionar decisões mais inteligentes. Algumas são:
- automação de processos;
- modelagem simplificada;
- mais agilidade;
- precisão de dados;
- melhor experiência para o cliente.
Veja, com detalhes, como um BPMS pode melhorar a tomada de decisões.
Automação de processos
O BPMS melhora a tomada de decisões ao permitir que os colaboradores parem de focar em tarefas repetitivas, que exigem muita atenção, mas não oferecem uma contrapartida estratégica, um aprimoramento de habilidades.
Ao transferir a responsabilidade por esses processos burocráticos para o BPMS, as equipes podem focar na parte estratégica do seu setor.
Outra vantagem é que o usuário interage e executa tarefas não automatizadas, enquanto o sistema executa de forma autônoma as que já passaram pelo processo.
Modelagem simplificada
Gestores e colaboradores podem sentir dificuldades para entender como cada processo da empresa funciona. Contudo, o BPMS trabalha de maneira visual: ao criar mapas e modelos visuais, a ferramenta facilita o entendimento sobre cada atividade.
Outro fator importante é que o modelador coloca as funções em ordem e com os responsáveis envolvidos. Portanto, você entende como cada atividade funciona do início ao fim.
Mais agilidade
Você já viu que agilidade é um dos benefícios de um BPMS. Contudo, essa característica também auxilia na tomada de decisões. Além dos benefícios citados, o sistema ajuda a empresa a se adaptar às mudanças de mercado e demandas dos clientes.
Por exemplo: no atendimento ao cliente, os chatbots se modernizaram a ponto de o uso de IA generativa ser essencial. A inteligência de dados com BPMS permite que sua empresa modele o processo para que, rapidamente, consiga utilizar a tecnologia, treiná-la, testá-la e otimizá-la para que o atendimento humano só precise agir em situações cruciais.
Precisão dos dados
O BPMS se atualiza automaticamente, ou seja, não trabalha com informações antigas e imprecisas. Se você remover itens do estoque, por exemplo, o sistema de gestão vai atualizar a quantidade no mesmo instante.
A atualização constante, aliás, é uma das principais maneiras de como um BPMS pode melhorar a tomada de decisões. Quando gestores precisarem de relatórios que ajudem a visualizar dados e resultados, eles terão informações precisas.
Melhor experiência para o cliente
A inteligência de dados do BPMS também permite que a empresa tome decisões mais precisas com relação a seus clientes. Uma rápida resposta — e, consequentemente, a resolução de problemas — melhora a relação entre empresa e cliente. Um exemplo de sucesso é o da Sicoob Credicocapec, que reduziu em 65% o tempo de resposta aos associados com a plataforma Lecom e a consultoria da Zixbe.
Os dados que seu usuário deixa no site, blog, redes sociais, landing pages e outras mídias ficam no sistema e se transformam em métricas. Com esses dados, a empresa consegue tomar decisões mais condizentes com as necessidades e desejos do consumidor.
Como visto, um BPMS melhora a tomada de decisões em diversas vertentes da empresa. Para tanto, você precisa investir em uma ferramenta que ofereça sucesso de mercado e uma experiência customizável.
Você também pode utilizar tecnologia e inteligência com um BPMS que cresce com a sua empresa. Tenha uma ferramenta personalizável, com apenas aquilo que você precisa: o software da Lecom conta com desenvolvimento low-code ou no-code, o que facilita a implementação e a transformação digital dos processos.
Conheça agora mesmo o BPMS da Lecom, e fique mais perto de uma melhor tomada de decisões em sua empresa!
