Você já deve saber que a otimização de processos serve para melhorar o desempenho da empresa, certo? Mas será que o seu negócio consegue, de fato, identificar os gargalos e corrigi-los rapidamente? E, mais do que isso, sabe como otimizar processos de uma forma eficiente para a organização?
Cada vez mais, as empresas ao redor do mundo buscam, por meio do investimento em tecnologia, formas de melhorar as entregas, e, consequentemente, os resultados. Um estudo publicado pela Forbes em 2023 indicou um crescimento de 8,5% na adoção de soluções tecnológicas.
Além das medidas apresentadas na pesquisa, conforme veremos a seguir, cresceram os números relacionados às buscas por ferramentas de otimização de processos, como a automação.
Pensando em formas de otimizar o fluxo de trabalho das empresas, selecionamos algumas técnicas aplicáveis a qualquer setor. Confira essas ideias e destaque a sua organização!
O que é otimização de processos?
Otimização de processos é um método de gestão que engloba técnicas voltadas ao aprimoramento da organização das atividades de uma empresa. Com a metodologia, pretende-se aumentar a qualidade das entregas, diminuir o tempo de execução das tarefas e, consequentemente, obter melhores resultados e lucros.
Para ser eficiente, a otimização dos processos deve seguir uma série de requisitos, conforme veremos a seguir. Dessa forma, pode-se criar um fluxo organizacional que faça sentido e seja funcional no dia a dia dos negócios, permitindo o gerenciamento eficiente do tempo, a implementação de automações e a identificação de gargalos, por exemplo.
Vale ressaltar, contudo, que a importância de otimizar processos vai muito além da obtenção de lucros.
Quando associada à governança corporativa, ajuda a conquistar a fidelidade do público e de investidores que, encorajados pela organização do seu negócio, demonstram mais interesse em auxiliar no seu crescimento em médio e longo prazo.
4 requisitos para começar a otimização de processos
Como já dissemos, mais do que saber o que é otimização de processos, é preciso entender as etapas iniciais para sua implementação. Desta forma, você pode, desde o início, acompanhar métricas importantes e identificar eventuais falhas em tempo de corrigi-las sem prejuízos.
Veja os 4 passos fundamentais para começar a otimizar processos no seu negócio.
- Mapear os processos
O primeiro passo para saber como otimizar processos é entender como eles funcionam em sua empresa. Por mais que você saiba as funções de cada setor, isso não é suficiente para determinar, por exemplo, quanto tempo cada atividade exige e o fluxo de tarefas que deve ser seguido para se obter eficácia máxima.
Desse modo, vale a pena contar com um BPMS (Business Process Management Suit), plataforma que coloca em prática a metodologia BPM (Business Process Management) e te ajuda a criar um mapeamento de processos.
Assim, é possível documentar todas as etapas, obter informações precisas sobre atividades, pessoas envolvidas, tempo gasto em cada tarefa e, por fim, traçar estratégias para alcançar os objetivos.
- Identificar e observar pontos de melhoria
A maioria dos processos pode ser melhorada por meio da automação — e, de acordo com a Mordor Intelligence, existe uma previsão de crescimento de 5,98% nos investimentos para esse setor até 2029 na América Latina, incluindo desde procedimentos complexos até tarefas pequenas.
Depois que o fluxo de trabalho é mapeado, por meio do diagrama, fica fácil identificar as áreas em que as mudanças são bem-vindas. Nesse momento, é interessante ouvir as sugestões dos colaboradores ou até mesmo entrevistá-los. Afinal, eles fazem parte do processo.
Um exemplo claro dessa otimização é o caso da Melitta, que reduziu em 30% o tempo de realização de processos com a implementação de uma ferramrnta efetiva e a identificação de gargalos após o mapeamento.
- Trabalhar a mudança de mindset
O ideal é que a otimização de processos seja feita de maneira gradual, para permitir que todos se acostumem com as mudanças. Lembre-se de que, quanto mais expressivas forem as alterações no trabalho, maior será seu impacto no dia a dia dos profissionais.
A mudança de mindset, ou a “virada de chave” para a adoção de novas ferramentas e processos, precisa ocorrer, mas é importante ser gradativa. Dessa forma, o novo modo de trabalhar e os objetivos determinados são apresentados de forma muito mais amigável à cultura organizacional.
Caso a equipe tenha colaborado com o mapeamento e a identificação de melhorias, fica mais fácil para se adaptarem. Mesmo assim, é importante que haja reuniões e treinamentos frequentes para tratar dos novos processos.
- Acompanhar os resultados da otimização de processos
A última técnica para otimizar processos é o acompanhamento de resultados. Sem ela, não é possível mensurar ou saber se o que foi feito realmente valeu a pena.
Imagine que você tenha alterado ou mesmo removido algumas tarefas dos fluxos, pois estavam causando lentidão na entrega ou aumentando as falhas.
Depois dessa mudança, as etapas ficaram mais rápidas e ágeis? Essa e outras questões podem ser levantadas durante o monitoramento. Se necessário, novas alterações podem ser feitas, já que o objetivo principal é a melhoria contínua da organização.
Como otimizar processos impacta seu negócio
A esta altura, já deve ter ficado claro o quanto atitudes como otimizar processos podem ser benéficas para a sua empresa.
Porém, é sempre bom reforçar o quanto uma mudança nesse sentido pode ser positivamente impactante no dia a dia dos negócios. Isso porque, além de mais organização no fluxo de trabalho, a otimização pode:
- diminuir a quantidade de erros e falhas humanas, graças ao uso da inteligência artificial na automação dos processos, por exemplo;
- auxiliar no controle de gastos e investimentos, permitindo que você economize com aquisições que não apresentam resultados ou com soluções para os erros;
- criar mais sintonia entre os colaboradores e seus objetivos de negócio com uma comunicação mais clara e linear;
- identificar possíveis gargalos e apresentar oportunidades de crescimento baseadas em dados concretos, coletados e armazenados pela ferramenta;
- relatar sucessos e insucessos por meio de métricas previamente estabelecidas e organizadas em relatórios esporádicos;
- reduzir o tempo de execução das atividades para garantir mais produtividade e entregas ágeis;
A lista de vantagens se estende! Porém, esses são exemplos de benefícios percebidos a curto prazo e que, com certeza, são objetivos de muitos gestores.
Conte com quem entende do assunto
É natural que, depois dessa explicação, você esteja interessado em saber cada vez mais sobre como otimizar processos e como dar início à implementação da metodologia no seu negócio. Se este é o seu caso, temos boas notícias!
A Lecom é uma plataforma de gestão inteligente que te auxilia em todas as etapas: desde o mapeamento das atividades até a configuração de ferramentas de otimização de processos que vão te apresentar benefícios logo nas primeiras semanas de uso.
No tour guiado da Lecom, você vê, na prática, a importância de otimizar processos e como a tecnologia, quando bem empregada, pode ser um fator de crescimento significativo para a sua produtividade e seus lucros.
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