A modelagem de processos é uma das principais etapas para estruturar um negócio e, ainda assim, é um desafio para muitos gestores. De acordo com um estudo publicado no Research Gate, muitas empresas não sabem como modelar processos e, com isso, enfrentam dificuldades na organização dos fluxos.
Esse mesmo estudo revela que, com as ferramentas para modelar processos, é possível conquistar mais produtividade, eliminar os erros da cadeia de execução de atividades e, consequentemente, aumentar os rendimentos de forma exponencial.
Se você deseja saber mais sobre o tema, continue a leitura. Nos parágrafos a seguir, falamos sobre o uso do aplicativo modelador de processos, o que é modelagem com BPMN, como modelar processos de forma eficiente e quais os benefícios da prática.
O que é modelagem de processos?
Modelagem de processos é o nome dado à representação gráfica de todas as atividades de uma empresa, desde o recebimento da demanda até a entrega do produto ou serviço ao cliente. A prática lista todas as etapas do fluxo organizacional e os responsáveis por cada uma, para que toda a equipe entenda sobre o funcionamento dos negócios.
Geralmente, as ferramentas para modelar processos usam formas, cores e linhas para designar atividades às pessoas e identificar cada etapa de forma ilustrativa e clara.
Assim, todos os níveis da organização entendem o passo a passo dos procedimentos e, mais do que isso, como cada um é parte da evolução do negócio.
A importância de modelar processos no dia a dia
À primeira vista, metodologias como as de modelagem de processos podem parecer meras “ferramentas de organização”, mas, ao aplicá-las, essa noção vai muito além.
A verdade é que a modelagem de processos impacta diretamente a produtividade e os lucros de uma companhia. Isso porque, ao identificar e ordenar os procedimentos, o time localiza etapas obsoletas, gargalos e falhas que custam dinheiro e tempo.
Por exemplo: com um mapeamento de processos bem estruturado, é possível identificar as etapas burocráticas e repetitivas, que consomem tempo dos colaboradores, e que poderiam ser automatizadas.
A prática, além de acelerar a cadeia produtiva, permite realocar a força de trabalho humana para atuação em outros setores.
Como modelar processos: 4 passos para começar
- Abordagem de modelagem
O primeiro passo para iniciar a modelagem de processos é entender seus objetivos e as necessidades da empresa. Aqui, decida se o mapeamento será “macro”, envolvendo todos os procedimentos do negócio, ou de apenas uma determinada área.
- Coleta de informações
Um modelo de processos tem, como base, informações sobre sua empresa, as etapas e atividades executadas por cada área, seus objetivos e os conhecimentos da equipe sobre cada tópico. Por isso, faça reuniões, colete feedbacks e entenda detalhadamente o cenário atual do negócio.
- Notação de processos
Aqui, cria-se os documentos, como os BPMN (Business Process Model and Notation — sobre o qual falamos a seguir), por exemplo, com todas as informações e abordagens definidas nas etapas anteriores.
O documento é o mapeamento físico dos processos, e dá aos times uma visão clara e objetiva sobre o fluxo produtivo.
- Monitoramento, análise e refinamento
Depois de finalizar a construção do mapeamento, monitore e analise constantemente os resultados obtidos.
Com os dados desta etapa, você aumenta sua produtividade, diminui a incidência de erros, identifica novas oportunidades de crescimento, elimina gargalos e reduz custos significativamente.
Modelagem com BPMN: o que é e como usar?
Business Process Modeling Notation, BPMN, é um modelo de notação gráfica que permite a representação do seu fluxo de produção por meio de um fluxograma. Nele, utiliza-se linhas, setas, formas geométricas e cores específicas para demonstrar cada etapa dos negócios, quem são as pessoas envolvidas e qual a ordem de execução das atividades.
O “desenho” é um tipo de modelagem de processos amplamente utilizado graças ao seu fácil entendimento e versatilidade.
Com a ferramenta, você detalha inúmeros aspectos essenciais de uma cadeia de produção de forma clara e objetiva, para que qualquer pessoa envolvida nos processos identifique o passo a passo facilmente.
O BPMS é uma das melhores formas de viabilizar o BPMN. A ferramenta permite a integração entre todos os setores, além de proporcionar a possibilidade de automatizar os processos e torná-los mais eficientes e assertivos.
Por que você deve saber como modelar processos?
Como já ficou claro até aqui, saber como modelar processos oferece inúmeros benefícios para o seu negócio. Abaixo, consolidamos os principais:
- melhor entendimento do fluxo de produção e da participação de cada colaborador;
- padronização dos processos;
- melhora na comunicação entre os times;
- otimização do tempo;
- redução de desperdícios (de recursos, tempo, dinheiro);
- melhores condições para uso de recursos como a automação;
- facilidade para identificar novas oportunidades de crescimento e melhoria.
Comece a modelar processos
Saber como modelar processos representa uma vantagem competitiva poderosa para seus negócios. Com o procedimento, você otimiza as atividades da sua empresa para conseguir mais lucros e clientes. Porém, para dar o primeiro passo, é preciso contar com uma parceria segura e idônea.
Com a Lecom, você começa a modelagem de processos com o auxílio de uma equipe profissional, preparada para te orientar em cada etapa da jornada.
Na plataforma, você encontra soluções completas para o BPM do seu negócio e as ferramentas necessárias para otimizar seus processos com segurança e eficiência.
Faça o tour guiado e entenda mais sobre a plataforma em ação e tire todas as suas dúvidas com um consultor!
Não adie o sucesso do seu negócio: faça como a Asics, que reduziu em 50% o tempo de execução das tarefas, e conte com a Lecom para o sucesso do seu negócio!
