Se você deseja uma empresa mais competitiva, produtiva e eficiente, é interessante aprender como mapear processos com BPM pode resolver todas essas necessidades.
BPM significa Business Process Management — em português, gerenciamento de processos de negócio — e faz referência à metodologia de empresas de sucesso. A ideia é otimizar, organizar e, consequentemente, melhorar a gestão e execução de projetos e produtividade operacional.
Logo, para reduzir os gargalos, custos e otimizar as despesas, você precisa aprender como mapear processos com BPM e colocar em prática essa solução. E é exatamente esse assunto que abordamos ao longo deste artigo.
Então, continue a leitura para aprender o que é mapeamento de processos, qual é a importância de mapear processos e os benefícios. Acompanhe!
O que é o mapeamento de processos?
Dentro do mundo corporativo, o mapeamento de processos é um recurso bastante usado para identificar os fluxos de trabalho, com ênfase nos erros e gargalos mais comuns.
Como o próprio nome sugere, a sistematização dessas informações envolve o uso de elementos gráficos, como mapas ou diagramas. O formato é dinâmico e muito visual — o que proporciona um ar didático para as apresentações de equipe.
O conceito de mapeamento de processos é de Frank Gilbreth, um engenheiro especializado em eficiência, em meados de 1920. Outros estudiosos aperfeiçoaram essa concepção e, no ano de 1947, a Associação dos Engenheiros Mecânicos dos Estados Unidos (ASME) fez uma publicação sobre o assunto na qual associou fluxos e diagramas à discussão de Gilbreth.
Qual é a importância de mapear processos?
O mapeamento de processos é uma solução vantajosa nas seguintes situações:
- compartilhar a visão organizacional com o time;
- otimizar cadeia de valor no ambiente de trabalho e gerenciar projetos com mais facilidade;
- identificar atrasos, erros, lacunas e pontos de melhoria;
- melhorar a eficiência operacional e a qualidade das entregas.
A organização é uma chave que abre muitos caminhos para o crescimento e, se não existe uma consciência empresarial dos fluxos de trabalho, é muito provável que os retrabalhos sejam constantes na rotina do time.
Logo, o mapeamento de processos torna-se imprescindível. Não há atalhos, nem fórmulas mágicas para essa tarefa, mas, na sequência, explicamos tudo o que você precisa saber sobre como mapear processos com BPM.
Como mapear processos com BPM?
Agora que você já sabe o que é e qual a importância de mapear processos com BPM, chegou o momento de colocar esse conhecimento em prática. Confira, abaixo algumas dicas:
- identifique os fluxos operacionais de trabalho da empresa;
- faça uma lista sobre as prioridades do negócio;
- determine os objetivos do mapeamento de processos e associe-os às metas que deseja alcançar;
- reúna anotações sobre a rotina, como cargos, tarefas, ferramentas utilizadas e organização do ambiente laboral;
- entreviste gestores e líderes para enriquecer as informações do mapeamento;
- desenhe os mapas e escolha um software para analisar os dados.
Se você seguir o passo a passo acima, saberá como mapear processos com BPM de forma bem sucedida, e o reflexo dessa missão é usufruir as vantagens deste sistema. A seguir, confira os principais benefícios!
Quais as vantagens de usar uma plataforma BPMS?
Entre as muitas vantagens de usar uma plataforma Business Process Management Suite (BPMS) para mapear processos e desburocratizar a rotina, as principais são:
- aumento da produtividade;
- otimização do tempo;
- redução de gargalos;
- racionalização e otimização de recursos.
E, como diz o velho ditado, “tempo é dinheiro”; portanto, escolher a ferramenta certa é, antes de tudo, entender quais são seus benefícios. Confira detalhes na sequência!
- Aumento da produtividade
Você já teve a sensação de demorar muito tempo para realizar algumas tarefas? Nem sempre é fácil identificar a queda de produtividade quando o time trabalha bem e faz as entregas, mas existem sinais que indicam pontos de melhorias nos processos, como:
- necessidade de identificar os gaps da geração da folha de pagamento dos funcionários com mais agilidade;
- demandas de otimização na hora de monitorar as cotações e realizar orçamentos para as compras;
- falta de agilidade para aprovação de campanhas e eventos, em qualquer lugar;
- demora na aprovação de descontos da área comercial, de modo remoto.
Felizmente, existem softwares que otimizam todas as tarefas acima. E uma das vantagens de usar uma plataforma BPMS é dar vazão para tais demandas.
Deste modo, a empresa apresenta resultados e se torna mais competitiva no mercado. Ou seja, as ferramentas são uma grande aliada para o aumento da produtividade na hora de realizar muitas tarefas manuais, pois reduzem o tempo e mantém a performance das atividades.
Leia mais: como a automação de processos aumenta a produtividade?
- Otimização de tempo
Fazer a gestão de tarefas dentro de uma empresa é um desafio e, para cada setor, há demandas específicas. O setor de RH, por exemplo, precisa otimizar o andamento de processos de recrutamento e solução constantemente.
A área de projetos, frequentemente, solicita recursos financeiros e humanos.
Como dar uma resposta para essas necessidades em tempo hábil? Como saber se é necessário aumentar a equipe? Quais são as prioridades do negócio de acordo com a visão organizacional?
Uma ferramenta BPM é importante para documentar as informações desses fluxos e guiar a modelagem de processos em tempo hábil e com agilidade.
- Redução de gargalos
Depois de entender o que é mapeamento de processos, provavelmente você sabe como essa solução faz a diferença na hora de reduzir gargalos e retrabalhos.
Sim, é preciso ter uma visão holística para saber, por exemplo, quais são os problemas causados na etapa de recebimento de novos materiais do fornecedor para não ter prejuízos.
O mesmo olhar é bem-vindo quando o objetivo é evitar danos causados pelos ruídos na comunicação interna da empresa.
Fluxogramas, mapas interativos e dashboards são excelentes para entender melhor as necessidades e buscar soluções em conjunto.
- Racionalização e otimização de custos
Redução de custos desnecessários e realocação de recursos são demandas solucionadas somente após uma empresa entender o que é mapeamento de processos e para que serve essa ferramenta.
Afinal, só é possível reduzir os desperdícios de materiais de escritório ou uso de papel, por exemplo, quando existe clareza dos investimentos operacionais.
Uma ferramenta que ajuda a organizar as informações da rotina de trabalho com qualidade é muito bem-vinda para fornecer insights inteligentes e trazer benefícios às empresas.
Por isso, é importante buscar parcerias que compreendem as dores do seu negócio e estão dispostas a te ajudar em todas as etapas do mapeamento de processos com BPM.
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Esperamos que este artigo seja útil para compreender o que é mapeamento de processos e como um BPM pode impactar todos os departamentos de uma organização.
Agora, para fazer uma mudança real em busca de mais produtividade, conheça a Lecom, que tem quase 30 anos de experiência no mercado e oferece o melhor em gestão inteligente para seus clientes.
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