Sua empresa automatiza as tarefas repetitivas? Segundo a Statista, o investimento em Automação Robótica de Processos (RPA) pode chegar ao valor de 13,39 bilhões de dólares até 2030. Antes de investir na tecnologia, porém, é preciso saber como implementar uma ferramenta de automação de processos.
Mais do que facilitar a rotina da empresa, trabalhar uma plataforma de automação pode aumentar e muito a competitividade dos negócios — o que, na prática, afeta positivamente o faturamento geral.
Continue a leitura e entenda o que é, quais as vantagens, os desafios e como implementar uma ferramenta de automação de processos na sua empresa.
O que são ferramentas de automação de processos?
As ferramentas de automação de processos são tecnologias que automatizam os procedimentos corporativos e mecânicos que, comumente, os funcionários realizam. Você pode explorar esses recursos em diversos setores, o que torna as atividades mais dinâmicas e com menos incidências de erros.
Há diversas vantagens em implementar uma ferramenta de automação de processos. Por exemplo: o RPA permite que você, gestor, configure scripts que definem como a inteligência artificial da plataforma deve realizar determinadas tarefas, o que inclui analisar dados, transmitir informações entre setores e executar transações.
Na prática, uma ferramenta de automação de processos ajuda a ter mais agilidade nos fluxos, com rastreabilidade, visibilidade e controle das atividades. Além disso, reduz o tempo do deslocamento físico do processo, a depender de como tramita pela organização.
Para que sua empresa consiga aproveitar a tecnologia, é vital entender como implementar uma ferramenta de automação de processos da maneira correta, conforme as necessidades e a situação atual do negócio.
Veja também um guia sobre os processos que podem ser automatizados na sua empresa
Como implementar uma ferramenta de automação de processos?
Resumidamente, é preciso seguir estes 4 passos:
- Identifique todas as atividades envolvidas no fluxo de trabalho;
- Faça o mapeamento dos processos;
- Escolha a ferramenta ideal;
- Integre os sistemas.
Veja, com mais detalhes, como implementar uma ferramenta de automação de processos.
1. Identifique todas as atividades do fluxo
As atividades farão parte dos modelos de processos, que sua empresa padronizará a partir de então.
Cada empresa conta com uma série de atividades repetitivas que tomam o tempo da equipe. Para automatizá-las, o primeiro passo é identificar cada etapa dessas tarefas, além de seus responsáveis. Quais recursos sua empresa precisa para executá-la? A atividade precisa da força humana de trabalho ou um bom sistema pode substituí-la?
2. Faça o mapeamento dos processos
A modelagem dos processos mapeia os fluxos de atividades da organização para facilitar o entendimento. Ter boa visibilidade e conhecer como os processos funcionam em sua empresa ajuda a otimizá-los e a escolher os melhores agentes (humanos ou não) para executá-los.
Construa mapas de todas as tarefas realizadas no dia a dia, com as pessoas responsáveis por cada uma.
3. Escolha a ferramenta ideal
Após entender os processos e as necessidades de sua empresa, ocorre a integração, de fato, dos formulários à plataforma, de forma que atenda às particularidades da sua empresa. O sistema deve preencher lacunas e oferecer opções adequadas para cada departamento.
Por exemplo: uma empresa de logística precisa de uma área no sistema para entrada e saída de produtos, enquanto uma administradora de shoppings não tem necessariamente a mesma demanda. Nesse sentido, a ferramenta de automação é personalizada para cada cliente, com soluções sob medida.
4. Integre os sistemas
Provavelmente sua empresa já trabalha com alguns sistemas de gestão. Aproveite para integrá-los à plataforma e, assim, visualizar tudo em um mesmo painel.
A integração é um dos pontos que mais trazem agilidade e evitam retrabalhos, pois não é necessário lançar as informações novamente para alimentar outros sistemas.
Em suma, a ferramenta deve receber uma notificação do fluxo de processo ou entregar uma resposta em termos de insumo e/ou resultados do trabalho dos atores. Para esse trabalho, dependerá de “instruções” diretas que você ou seu gerente será responsável por fornecer.
Quais os desafios na implementação da automação de processos?
Veja quais são os principais empecilhos no momento de instituir um novo sistema de gestão na empresa:
- resistência à mudança por parte dos colaboradores;
- integração com sistemas já existentes;
- necessidade de personalização da ferramenta para processos específicos.
Entenda, com detalhes, quais os desafios na implementação da automação de processos.
Resistência a mudanças
Como as equipes se acostumaram a trabalhar de determinada maneira, é comum resistirem a mudanças que podem beneficiá-las. Explique, portanto, todos os benefícios que uma boa ferramenta de automação oferece, como a agilidade em diversos processos e a eliminação de etapas extremamente burocráticas.
Também deixe claro que a substituição por ferramentas não significa que os funcionários perderão seus empregos. Ao contrário, ao automatizar processos, você permite que os colaboradores se dediquem a funções mais estratégicas e, assim, possam se aprimorar para cargos mais altos na empresa.
Integração com outros sistemas
Como visto, uma boa ferramenta de automação permite que você integre sistemas já existentes na empresa. Além de facilitar a visualização, você otimiza as tecnologias.
O problema é que, em alguns casos, a plataforma não é compatível com o que você tem na empresa. Contudo, vale optar por ferramentas de automação que são de fácil integração com sistemas legados ou avaliar se as tecnologias que a sua empresa utiliza estão muito defasadas.
Necessidade de personalização da ferramenta
Para muitos gestores, personalizar a plataforma com recursos adequados aos seus processos pode parecer cansativo. Contudo, é preciso pensar em longo prazo: essas adaptações economizarão tempo e recursos, além de oferecer melhorias que, num primeiro momento, você nem perceberia.
Agora que você já conhece os desafios, viu que é possível superá-los com um bom treinamento e com a adequação da tecnologia às necessidades da empresa. Veja agora como escolher a plataforma ideal.
Como escolher uma ferramenta de automação de processos?
O mercado oferece diversas plataformas do tipo voltadas ao meio corporativo. Contudo, a tecnologia não segue um padrão, ou seja, cada sistema tem suas particularidades. É essencial averiguar qual se adapta às necessidades da sua empresa.
Veja como escolher uma ferramenta de automação de processos:
- avalie as funcionalidades essenciais para a empresa: observe se a ferramenta oferece recursos adequados para otimizar funções dos seus setores;
- analise a compatibilidade com os sistemas e fluxos de trabalho existentes: o ideal é que a ferramenta de automação consiga integrar o máximo possível de sistemas que sua empresa já utiliza;
- avalie o custo-benefício e a escalabilidade da solução: vale pagar um pouco mais caro por uma plataforma que consegue integrar seus sistemas e oferece recursos personalizáveis. Além do mais, escolha uma tecnologia escalável, ou seja, que permite inserir mais recursos conforme a empresa cresce;
- pesquise feedbacks e cases de sucesso: uma ferramenta com credibilidade no mercado costuma ter depoimentos de outras empresas que trabalharam e otimizaram seus processos com o uso;
- verifique o suporte técnico oferecido pelo fornecedor: observe se a empresa auxilia na implementação da ferramenta, além de ter uma equipe técnica que tira dúvidas quando necessário.
Simplifique sua automação com a Lecom
Agora que você sabe como implementar uma ferramenta de automação de processos, percebe que tanto a inserção quanto o uso da tecnologia precisam facilitar o dia a dia das equipes. Afinal, mais do que manter a eficiência operacional, é preciso que a inovação traga mudanças significativas na realização dos processos automatizados.
Na plataforma de gestão inteligente da Lecom, você cumpre essas expectativas. Veja o que Talita Carolina, nossa líder de Squad, diz:
“Oferecemos mais facilidade na hora de automatizar. Nossa plataforma é simples de utilizar, não requer conhecimento técnico para automatizar o processo. Portanto, você só precisa ter conhecimento específico de programação nas integrações entre sistemas”.
Desfrute das vantagens de implementar uma ferramenta de automação de processos personalizada e apta a resolver seus principais problemas de agilidade e produtividade interna.
Quer saber mais sobre os ganhos e as funcionalidades que sua empresa pode conquistar, além de como automatizar processos do seu negócio e melhorar seus resultados? Conheça a ferramenta de automação de processos da Lecom!
