Entender como implementar um software BPM envolve uma série de ações, como o mapeamento dos procedimentos da empresa e a escolha da ferramenta mais adequada para atender às necessidades do negócio.
Por falar em softwares, existem muitas opções no mercado, que cresce exponencialmente. Para ter uma pequena noção, um relatório do Mordor Intelligence diz que o setor movimentou US$ 16,73 bilhões em 2024 e a expectativa é de um crescimento de quase 12% ao ano até 2029.
Ou seja, ao investir em um sistema BPM, você não apenas otimiza a sua forma de trabalhar, como também faz parte de um ecossistema tecnológico altamente promissor.
Quer aprender como filtrar as melhores soluções deste meio? Então, continue a leitura, pois neste artigo você entende:
- o que é um software BPM;
- quais são os benefícios e desafios da adoção;
- onde esta ferramenta é aplicável;
- quais são as tendências do futuro para esse sistema;
- como implementar essa ferramenta sem dor de cabeça.
Vamos lá?
O que é um BPMS?
BPMS é a sigla para Business Process Management System (ou Suite) ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios. Trata-se de uma ferramenta para implementação da metodologia BPM (Business Process Management) que modela, executa, monitora e otimiza os procedimentos da empresa.
O fluxo de trabalho da ferramenta segue seis etapas:
- planejamento;
- análise;
- desenho dos processos;
- implementação;
- monitoramento;
- refinamento.
O objetivo é otimizar as operações da companhia para promover a melhora da eficiência operacional.
Uma boa ferramenta tem suas particularidades e conhecê-las permite aproveitá-la ao máximo. Por esta razão, quanto mais você souber sobre as principais características de um software BPM e seus componentes, maiores as suas chances de obter os benefícios desse sistema.
Quais são as vantagens de implementar um software BPM?
As principais vantagens de implementar um software BPM na empresa são:
- redução dos custos operacionais por padronizar as ações e, assim, reduzir os erros e o retrabalho;
- melhor adaptação às mudanças do mercado, já que, com o software BPM, a empresa acompanha seus processos de perto e age rapidamente a qualquer necessidade de adaptação;
- aumento da produtividade, uma vez que a plataforma sistematiza as tarefas, o que cria um guia para o negócio, além de eliminar etapas desnecessárias dos projetos para poupar tempo;
- auxílio na tomada de decisões por meio de insights que orientam o planejamento;
- mais transparência e controle sobre as demandas, em função do acompanhamento dos projetos em tempo real.
Ou seja, ao adotar um sistema BPM, você não apenas organiza seus processos, como melhora todo o fluxo de trabalho e prioriza aquilo que agrega valor ao seu negócio. Porém, é igualmente importante conhecer os desafios da implementação, especialmente para saber como contorná-los.
Quais são os desafios da implementação de um software BPM?
A adoção de qualquer nova aplicação traz suas próprias dificuldades. Um dos principais desafios da implementação de um software BPM é a resistência dos colaboradores à mudança — o que atrapalha o processo e prejudica a organização.
Além disso, há a complexidade de muitos dos sistemas disponíveis, o que afasta os usuários mais novos, e a dificuldade de integração com outras plataformas de gestão. Inclusive, o processo é essencial para facilitar a migração de dados e agilizar a implementação.
Por fim, a necessidade de personalizar a ferramenta para atender às necessidades de cada negócio também é um desafio, já que o sistema não pode ser genérico, mas adaptável para diversos contextos.
Portanto, é essencial conhecer suas necessidades. Assim, você identifica potenciais áreas em que o sistema BPM é mais necessário. Mas quais são esses setores? Como a ferramenta atua em cada um?
4 setores estratégicos para aplicar o sistema BPM
Compreendidos os benefícios e desafios da adoção do software BPM, o próximo passo é saber onde esta ferramenta é aplicável e de que forma. Para te ajudar a esclarecer esse ponto, confira a tabela abaixo, na qual trazemos 4 setores estratégicos do seu negócio e as formas como o sistema BPM ajudam a trabalhar em cada uma.
| SETOR | APLICAÇÃO | ATUAÇÃO |
| Financeiro | Automação de processos fiscais e contábeis | Reduz erros em pagamentos, melhora a conformidade regulatória e agiliza o pagamento de faturas |
| Recursos Humanos | Gestão de admissões, folha de pagamento e avaliação de desempenho | Facilita a integração de novos funcionários, automatiza cálculos salariais e melhora a análise de desempenho |
| Atendimento ao cliente | Otimização do fluxo de solicitações e gestão de chamados | Melhora o tempo de resposta, centraliza registros de interações e possibilita a automação de respostas |
| Logística | Monitoramento e otimização da cadeia de suprimentos | Automatiza pedidos, rastreia entregas e melhora a eficiência na distribuição de produtos |
Estes são apenas alguns exemplos de aplicação prática do software BPM. Contudo, a versatilidade dessa ferramenta é tamanha que você pode adotá-la em inúmeros outros setores: marketing, produção, jurídico e o que mais sua empresa precisar!
O que esperar do software BPM no futuro?
Até aqui, já deve estar claro o quanto o sistema BPM é uma ferramenta que ajuda a avançar para um futuro cada vez mais organizado, promissor e eficiente nos negócios. Aliás, a tendência é de que, no futuro, esse software expanda suas capacidades e abranja um número ainda maior de funções e soluções voltadas à otimização dos processos.
Segundo a pesquisa da AIMultiple, as principais tendências são:
- hiperautomação e RPA (Automação Robótica de Processos), para automatizar processos mais complexos e baseados em dados não estruturados;
- democratização do BPMS por meio de soluções no–code e low–code, de modo que mais pessoas possam acessar a ferramenta;
- uso de inteligência artificial e machine learning (aprendizado de máquina) para otimizar a interação entre máquina-humanos de forma orgânica;
- aplicação do BPMS como ferramenta em prol da sustentabilidade do negócio.
Ou seja, a adoção do software BPM vai muito além de uma mera aquisição de ferramenta. Ao aplicar esse sistema ao seu negócio, você obtém vantagens estratégicas sobre a concorrência e, de quebra, eleva o valor das suas entregas por meio de uma tecnologia em pleno crescimento.
Como implementar um software BPM no seu negócio?
Agora que você já sabe mais sobre as características de um software BPM, confira, a seguir, o passo a passo para a implementação dessa ferramenta.
1. Analise seus processos atuais
Entenda como sua empresa opera. Ou seja, como os fluxos de trabalho funcionam, com suas etapas, responsáveis e prazos de execução para identificar as oportunidades de melhoria.
2. Defina seus objetivos organizacionais
O segundo passo para entender como implementar um software BPM é definir seus objetivos. O ideal é ter metas claras — que todos entendam com facilidade — e mensuráveis — facilmente medidas com os indicadores de desempenho. Assim, os objetivos viram um guia para a equipe.
3. Escolha a ferramenta mais adequada
Os melhores softwares BPM se integram facilmente com outros sistemas, são escaláveis e têm um ótimo custo-benefício para não pesar no orçamento do seu negócio. Além disso, a plataforma é intuitiva, fácil de usar, personalizável e conta com um sistema de suporte ao cliente de qualidade.
Um ótimo exemplo de BPMS é a plataforma Lecom, que permite que sua empresa identifique, mapeie e modele os processos mais importantes e ainda automatize tarefas repetitivas com poucos cliques!
4. Capacite sua equipe
Após escolher e implementar a plataforma, capacite seus colaboradores. A equipe deve entender o funcionamento da ferramenta, bem como seus benefícios e aplicações, para usá-la em sua totalidade.
Portanto, invista em treinamentos frequentes e envolva os colaboradores em todas as fases do processo de implementação.
5. Monitore os resultados
O último passo do tutorial de como implementar um software BPM é monitorar os resultados. Isto é, acompanhar a execução das tarefas para entender se a mudança foi positiva ou se ainda há oportunidades de melhoria.
Aliás, a prática é tão importante que os melhores sistemas, como a Lecom, contam com um recurso que permite acompanhar, em tempo real e de maneira centralizada, todas as tarefas e resultados.
Além disso, a Lecom oferece segurança, robustez e disponibilidade para acessar a interface de qualquer dispositivo conectado à internet, ou seja, ideal também para empresas que operam com trabalho remoto.
Quer saber mais? Baixe o manual dos processos que podem ser automatizados com a Lecom e confira tudo que a plataforma pode fazer pela sua empresa!
