Entender como implementar uma ferramenta BPMS envolve uma série de ações, como o mapeamento dos procedimentos da empresa e a escolha da ferramenta mais adequada para atender às necessidades do negócio.
Por falar em softwares, existem muitas opções no mercado, que cresce exponencialmente. Para ter uma pequena noção, este relatório do Mordor Intelligence diz que o setor movimenta quase 15 bilhões de dólares atualmente e a expectativa é de um crescimento de quase 12% ao ano até 2029.
Quer aprender como filtrar as melhores deste meio? Então, continue a leitura, pois neste artigo você entende:
- o que é uma ferramenta BPMS;
- quais os benefícios e desafios da adoção;
- como implementar uma ferramenta BPMS sem dor de cabeça.
Vamos lá?
O que é uma ferramenta BPMS?
BPMS é a sigla para Business Process Management System (ou Suite) ou, em português, sistema de gerenciamento de processos de negócios. Trata-se de uma ferramenta para implementação da metodologia BPM (Business Process Management) que modela, executa, monitora e otimiza os procedimentos da empresa.
O fluxo de trabalho da ferramenta segue seis etapas:
- planejamento;
- análise;
- desenho dos processos;
- implementação;
- monitoramento;
- refinamento.
O objetivo final é otimizar as operações da companhia para promover a melhora da eficiência operacional.
Uma boa ferramenta tem suas particularidades, e conhecê-las permite aproveitá-la ao máximo. Por isso, confira nosso artigo sobre as principais características de um software BPMS e seus componentes!
Quais as vantagens de implementar uma ferramenta BPMS?
As principais vantagens de implementar uma ferramenta BPMS na empresa são:
- redução dos custos operacionais por padronizar as ações e, assim, reduzir os erros e o retrabalho;
- melhor adaptação às mudanças do mercado, já que, com a ferramenta BPMS, a empresa acompanha seus processos de perto e age rapidamente a qualquer necessidade de adaptação;
- aumento da produtividade, uma vez que a plataforma sistematiza as tarefas, o que cria um guia para o negócio, além de eliminar etapas desnecessárias dos projetos para poupar tempo;
- auxílio na tomada de decisões porque o negócio entrega insights que orientam o planejamento;
- mais transparência e controle sobre as demandas, em função do acompanhamento dos projetos em tempo real.
É relativamente comum confundir ferramentas BPMS com outros sistemas empresariais. Para não cometer o mesmo erro, confira este artigo: qual a diferença entre BPMS e ERP e por que integrá-las?
Quais os desafios da implementação de uma ferramenta BPMS?
A adoção de qualquer nova aplicação traz suas próprias dificuldades. Dito isto, um dos principais desafios da implementação de uma ferramenta BPMS é a resistência dos colaboradores à mudança — o que atrapalha o processo e prejudica a organização.
Além disso, há a complexidade de muitos dos sistemas disponíveis, o que afasta os usuários mais novos, e a dificuldade de integração com outras plataformas de gestão. Inclusive, o processo é essencial por facilitar a migração de dados e agilizar a implementação.
Por fim, a necessidade de personalizar a ferramenta para atender às necessidades individuais de cada negócio também é um desafio, já que o sistema não pode ser genérico, mas adaptável para diversos contextos.
Então, como implementar uma ferramenta BPMS, mesmo com todos os desafios no caminho? Para aprender, siga o passo a passo do próximo tópico!
Como implementar uma ferramenta BPMS no seu negócio?
- Analise seus processos atuais
Entenda como sua empresa opera. Ou seja, como os fluxos de trabalho funcionam, com suas etapas, responsáveis e prazos de execução para identificar as oportunidades de melhoria.
- Defina seus objetivos organizacionais
O segundo passo para entender como implementar uma ferramenta BPMS é definir seus objetivos. O ideal é ter metas claras — que todos entendam com facilidade — e mensuráveis — facilmente medidas com os indicadores de desempenho.
Com isso, os objetivos viram um guia para a equipe, já que orientam o caminho até a “linha de chegada”.
- Escolha a ferramenta mais adequada
A melhor ferramenta BPMS se integra facilmente com outros sistemas, é escalável e tem um ótimo custo-benefício para não pesar no orçamento do seu negócio. Além disso, a plataforma é intuitiva, fácil de usar, personalizável e conta com um sistema de suporte ao cliente de qualidade.
Um ótimo exemplo de ferramenta BPMS completa é a plataforma Lecom, que permite que sua empresa identifique, mapeie e modele os processos mais importantes e ainda automatize tarefas repetitivas com poucos cliques!
- Capacite sua equipe
Após escolher e implementar a plataforma, capacite seus colaboradores. A equipe deve entender o funcionamento da ferramenta, bem como os benefícios e aplicações, para usá-la em sua totalidade.
Portanto, invista em treinamentos frequentes e envolva os colaboradores em todas as fases do processo de implementação. Assim, eles se engajam, logo de início, nas ações.
- Monitore os resultados
O último passo do tutorial de como implementar uma ferramenta BPMS é monitorar os resultados. Isto é, acompanhar a execução das tarefas para entender se a mudança foi positiva ou se ainda há oportunidades de melhoria.
Aliás, a prática é tão importante que os melhores sistemas, como a plataforma Lecom, contam com um recurso chamado rastreabilidade. No dia a dia, a funcionalidade permite acompanhar, em tempo real e de maneira centralizada, todas as tarefas.
Além disso, a Lecom oferece segurança, robustez e disponibilidade para acessar a interface de qualquer dispositivo conectado à internet.
Quer saber mais? Veja agora o tour guiado da Lecom e confira tudo que a plataforma pode fazer pela sua empresa!
