Uma estratégia de automação de processos pode trazer uma série de vantagens competitivas para sua empresa, como economia de custos, aumento de eficiência e precisão e uma melhor experiência do cliente.
Porém, desenvolver uma tática que entregue resultados não pode se pautar apenas na tecnologia.
Uma pesquisa realizada pela Ernst & Young mostrou que entre 30% e 50% das estratégias de automação falham devido aos desafios gerenciais e organizacionais.
Existem algumas etapas que as empresas podem seguir para construir uma estratégia de automação de processos que ajude a companhia a alcançar seus objetivos, reduzir erros e gargalos e, sempre que possível, otimizar rotinas conforme as novas metas.
Neste artigo, falaremos mais sobre a implementação da estratégia de automação de processos e seus benefícios, com um passo a passo detalhado para te ajudar a iniciar essa jornada. Continue lendo!
Implementando uma estratégia de automação eficaz
Uma estratégia de automação de processos bem-sucedida acontece quando a tecnologia e a cultura organizacional se unem para focar na digitalização dos processos e na transformação com automação inteligente. Para isso, é necessário seguir algumas etapas indispensáveis.
Para te ajudar, selecionamos os elementos essenciais para implementar uma estratégia de automação de processos eficaz:
Defina sua visão organizacional
Conhecer os objetivos da sua empresa deixa claro como a automação pode te ajudar a alcançá-los. Em quais valores sua organização foi fundada? Quais problemas está buscando resolver? Como o sucesso será visto daqui a um ano ou mais?
Um exemplo claro da necessidade da visão organizacional está relacionado à definição de metas. Afinal, se você tem como meta aumentar os seus níveis de produtividade, é natural que você busque resolver os problemas que causem atrasos ou erros durante o processo de execução das tarefas.
Processos de negócios eficientes
Os processos de negócios devem ser regularmente analisados para manter a eficiência.
Para isso, identifique o que está funcionando e o que pode ser melhorado. Por exemplo: quanto tempo determinada tarefa leva para ser realizada? Este é o menor período em que ela pode ser executada com qualidade? Se não, como mudar esse cenário de forma eficiente?
Reúna feedbacks à medida que implementa novos processos e crie um plano claro para o sucesso, no qual os membros da equipe possam se apoiar.
Governança de processos automatizados
A governança dos sistemas de automação engloba as práticas que simplificam, escalonam, implementam e garante a segurança do negócio. Ela deve ser alvo constante de atenção pois, além de ajudar as organizações a monitorar o desempenho, também pode aumentar a confiabilidade e resolver problemas.
Com tantas tecnologias automatizadas à nossa disposição, a governança ajuda a determinar a melhor opção para sua empresa.
Governança de dados
Com novas regulamentações de privacidade de dados, é fundamental que eles sejam confiáveis e bem utilizados. Um programa de governança de dados estabelece padrões internos com base em políticas que determinam como eles são coletados, mantidos e processados.
Ferramentas de automação
Ter acesso a ferramentas de automação BPMS ajuda a manter o fluxo organizacional dos negócios mais funcional e prático, evitando falhas, gargalos e atrasos. Além disso, podem ajudar sua empresa a otimizar metas, utilizando scripts para aumentar a taxa de sucesso das aplicações.
Investimento em treinamento de funcionários
Uma estratégia de automação é tão forte quanto a equipe por trás dela. Construir e treinar funcionários de suporte, equipes de TI, e analistas de dados é essencial para implementar uma automação de processos alinhada aos objetivos de sua organização.
Não existe uma estratégia de automação única para todas as empresas. Cada organização tem suas particularidades e, por isso, apostar em uma plataforma de gestão de processos flexível e personalizável ajuda a desenhar seu projeto de acordo com suas necessidades e objetivos-chave.
Passo a passo para implementar automação de processos
Depois de entender a importância de uma estratégia de automação de processos, o próximo passo é descobrir como implementar essa metodologia no seu negócio de forma eficiente.
1. Mostre o valor da automação para a liderança
Não é todo mundo que entende o valor que a automação agrega numa organização. A liderança pode ver a automação como uma interrupção cara, ou pior: como um sistema que substitui os funcionários.
Por isso, é importante mostrar, por meio de palestras e reuniões, por exemplo, como os sistemas de automação aumentam a eficiência e permitem que os funcionários reduzam as longas horas realizando tarefas manuais.
2. Analise o negócio como um todo
Com inúmeras ferramentas de automação de processos à nossa disposição, criar uma visão clara e concisa do que é possível com sistemas automatizados é importante. É essencial ajudar os times a enxergar o quadro geral do que a automação pode proporcionar de ganhos para a empresa como um todo.
Para isso, você pode fazer bom uso de treinamentos, palestrar e reuniões que apresentem, não apenas as metas de negócio, mas também os benefícios percebidos pelos próprios colaboradores durante o uso da automação.
3. Crie uma cultura de automação
É essencial quebrar estereótipos sobre a automação como um sistema de substituição humana e ajudar o time a abraçar a cultura.
Um estudo recente do Fórum Econômico Mundial mostrou que a automação deverá criar mais de 60 milhões de empregos novos até 2027. Uma cultura saudável de automação é aquela em que os funcionários coexistem em um ambiente otimizado com plataformas e tecnologia.
4. Redesenhe os fluxos de trabalho antes de automatizá-los
Antes de iniciar a automação prática, dar um passo para trás e analisar quais processos podem ser mais eficientes é essencial. Quais etapas nos processos existentes são necessárias? Onde as ineficiências criam gargalos? Como a automação pode aumentar a produtividade? Nesta etapa, um mapeamento de processos pode ajudar muito.
5. Estabeleça uma infraestrutura de TI de apoio
Uma estratégia de automação bem-sucedida funciona quando a TI trabalha em conjunto com os stakeholders de negócios . Em vez da estrutura organizacional tradicional, na qual a tecnologia da informação e negócios funcionam separadamente, aqui, o ideal é que ambos atuem mutuamente.
6. Crie uma estratégia robusta de gerenciamento de mudanças
Uma estratégia robusta de gerenciamento de mudanças cria um ambiente que prioriza a comunicação e o treinamento.
Quando os sistemas são radicalmente reimaginados e os processos estão em fluxo, é fundamental ter uma mensagem clara para os funcionários. Certifique-se de que eles entendam por que e como as mudanças acontecem.
7. Use as ferramentas de automação de processos ao máximo
As ferramentas de automação podem ser aplicadas em todos os departamentos, liberando os funcionários de tarefas manuais para que possam passar mais tempo em projetos de alto nível estratégico.
Elas também podem reduzir horas administrativas, antecipar condições de mercado e melhorar a experiência do cliente. Uma plataforma de gestão inteligente de processos, como a Lecom, ajuda a apoiar organizações em toda sua estratégia de transformação digital.
Conheça a Lecom
Diversas empresas líderes em seus setores contam com a plataforma Lecom para apoiar sua estratégia de automação. Facilitar a transformação digital e a estratégia de automação das empresas é o nosso principal objetivo.
Trabalhamos para que os colaboradores tenham mais tempo para se dedicar às tarefas estratégicas, por isso, focamos nossos esforços em automatizar processos repetitivos e economizar seu tempo e dinheiro.
As empresas agora podem simplificar diversos processos que antes demoravam dias para serem concluídos, como fez a Asics, que reduziu em 50% o tempo de execução dos processos com a Lecom.
A automação de processos mudou a maneira como as empresas operam. Otimizar e automatizar tarefas manuais tornou os negócios mais eficientes, proporcionou novas oportunidades de economia de custos e ajudou a desenvolver melhores experiências para os clientes.
Você pode dar esse passo para o futuro da sua empresa. Faça um tour guiado para saber mais sobre como a Lecom pode fazer parte da sua estratégia de automação de processos.
