A automação de processos tornou-se um elemento essencial para otimizar a eficiência e reduzir custos nos Centros de Serviços Compartilhados (CSC). Por isso, gestores de todos os nichos buscam mais entendimento sobre as melhores práticas de gestão e como implementar automação de processos no CSC.
Inclusive, esse interesse reflete em um aumento significativo no mercado de CSC. De acordo com o Business Research Insight, a previsão é de que o crescimento do setor alcance os US$ 301,590 milhões em 2028 — um valor 14,5% maior do que o identificado no início da pesquisa, em 2021.
Aliás, este aumento nas buscas foi um dos motivos para a realização do CSC Insights, um evento exclusivo da Lecom. Nesta reunião, contamos com a presença de Juliana Pinheiro, diretora de transformação, projetos e TI, e Cleberton de Jesus, gerente de CSC, ambos da Atlantica Hospitality International, empresa líder em administração hoteleira.
Para entender mais sobre o tema, continue neste artigo. A seguir, falamos:
- o que é e como implementar automação de processos no CSC;
- como essa tecnologia funciona;
- quais processos podem ser automatizados;
- quais as vantagens da automação de processos no CSC.
Boa leitura!
O que é um CSC?
O Centro de Serviços Compartilhados (CSC) é uma estrutura centralizada que presta serviços administrativos e operacionais para diversas unidades de negócio de uma organização. Em outras palavras, o CSC é uma célula independente — mas intrinsecamente conectada ao negócio — que reúne funções de apoio à empresa e todos os seus setores.
A implementação de um CSC traz diversas vantagens, como redução de custos, padronização de processos e aumento da eficiência. Graças a esses e outros benefícios, muitos gestores têm investido em ações, como implementar automação de processos no CSC, como forma de obter sucesso e aumentar os lucros da companhia.
No caso da Atlantica, não foi diferente.
Para padronizar parte das funções de apoio dos hotéis, a empresa optou por estruturar um CSC. Dessa forma, além de centralizadas, as demandas de departamentos diversos, como RH, financeiro, reservas e revenue management, ou gestão de receitas, passaram a ter o mesmo padrão de qualidade, a fim de facilitar o acesso a todas as informações.
Com essa mudança, segundo Juliana, foi possível perceber ganho significativo de qualidade nos atendimentos e aumento da satisfação dos consumidores dos serviços.
Por que automatizar processos no CSC?
O principal motivo para optar por ações como implementar automação de processos no CSC, é desfrutar dos benefícios que essa metodologia oferece e os impactos positivos em curto prazo, tanto para a organização da companhia, quanto para aspectos como a produtividade, eficiência operacional e receita.
A automação de processos no CSC visa:
- ganho de escala: permite que a empresa cresça sem precisar aumentar, proporcionalmente, o número de colaboradores;
- garantia de qualidade e segurança: processos automatizados são menos suscetíveis a erros humanos, o que garante mais precisão e conformidade;
- redução de custos: automatizar tarefas rotineiras libera recursos humanos para atividades mais estratégicas e complexas.
Um estudo realizado pela KPMG, com base na opinião de quase 90 mil clientes, de 25 países diferentes, aponta que o cliente deve ser a prioridade dos negócios.
De acordo com a análise, empresas líderes se dedicam, cada vez mais, a entender seus clientes para oferecer experiências mais positivas. Com o ambiente comercial mais complexo, as organizações se apressam em projetar sistemas e arquiteturas e projetos de TI que tragam eficiência e respostas ágeis aos desafios.
É exatamente aqui que você entende melhor como funciona um CSC: a partir do momento em que todas as demandas estão centralizadas, é possível gerenciar, com mais foco e entendimento sobre as atividades, quanto tempo cada tarefa exige para conclusão e quais etapas precisam de mais atenção. Dessa forma, a busca pela melhoria contínua é constante e, os resultados, melhores.
6 passos para a implementação da automação no CSC
- Estude a viabilidade e construa um plano de ação
Antes de iniciar a automação, é crucial realizar um estudo de viabilidade. A contratação de uma consultoria especializada é uma excelente maneira de começar. Assim, você pode modelar, identificar gargalos e desenvolver um plano de ação eficiente.
- Defina os processos a ser automatizados
É importante identificar quais os processos que podem ser automatizados no CSC e as tarefas que têm mais sinergia, como os departamentos financeiro (contas a pagar e receber, fechamento contábil) e jurídico (gestão de contratos, conformidade legal e regulamentar, gestão de litígios).
- Faça benchmarking
Realizar um benchmarking com outras empresas do mesmo setor oferece insights valiosos sobre como implementar a automação de forma eficaz. Busque recomendações de empresas que já aderiram e desfrutam das vantagens da automação de processos no CSC para ter uma boa referência sobre a metodologia.
- Escolha a tecnologia adequada
A escolha da tecnologia para automação deve levar em consideração a robustez e a flexibilidade da solução. No caso da Atlantica, a Lecom foi mencionada como uma escolha eficaz devido à sua capacidade de adaptar-se às necessidades específicas da empresa.
- Mapeie os fluxos de trabalho
Elabore um catálogo detalhado dos serviços prestados pelo Centro de Serviços Compartilhados e mapeie todos os processos, com seus possíveis pontos de melhoria e atualizações. Essa estratégia ajuda a definir quais processos que podem ser automatizados no CSC.
- Implemente a automação
Execute projetos-piloto para testar a eficácia das soluções automatizadas em um ambiente controlado e garanta que a equipe esteja bem treinada e confortável com as novas tecnologias e processos. A comunicação clara e o treinamento adequado são essenciais para o sucesso da operação.
Após a implementação, monitore os processos continuamente e faça ajustes conforme necessário para garantir que os objetivos de eficiência e qualidade sejam alcançados.
As maiores vantagens da automação de processos no CSC da Atlantica
Após entender como implementar automação de processos no CSC e dar início à uma nova fase na execução das tarefas, a Atlantica Hospitality relatou melhorias nos seguintes aspectos:
- aumento significativo da produtividade;
- mais eficiência na realização das tarefas;
- redução de custos operacionais;
- mais qualidade e segurança nos processos;
- transparência e comunicação refinada;
- capacidade de crescer de forma escalável, sem aumento proporcional de custos.
Compreender como funciona um CSC é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência e reduzir custos operacionais. Com a abordagem correta e a escolha da tecnologia adequada, as empresas podem transformar seus Centros de Serviços Compartilhados em centros de excelência operacional.
Como implementar automação de processos no CSC com a Lecom
Um dos aspectos mais importantes na implementação da automação de processos é a escolha de uma ferramenta adequada. É essencial contar com fornecedores idôneos, com resultados comprovados e boa reputação no mercado. Para tal, conte com a mesma empresa que otimizou os processos da Atlantica Hospitality, a Lecom.
No mercado há quase 30 anos, a Lecom reúne a expertise que você precisa para obter os melhores resultados na hora de automatizar as tarefas do seu negócio.
Para entender mais sobre a implementação da automação no CSC e consultar todas as áreas em que a Lecom auxiliou a Atlantica a obter mais organização, controle e eficiência, acesse o case exclusivo.
