Compreender o que é e como implementar a gestão por processos é uma excelente forma de obter mais organização e clareza nas tarefas executadas. Por meio desta metodologia, as empresas podem orientar seus procedimentos de uma forma mais estratégica e com mais valor agregado, de modo que todos os colaboradores participem das mudanças e estejam cientes das novas tecnologias adotadas.
É graças a este mindset, aliás, que o mercado de BPM (gestão de processos de negócios) cresce exponencialmente ao longo dos últimos anos. Segundo a Mordor Intelligence, o setor, avaliado em US$ 14,96 bilhões em 2024, deve avançar 11,83% e chegar aos US$ 26,17 bilhões já em 2029.
Os principais motivos para este aumento, segundo os entrevistados na pesquisa, são o crescimento da produtividade e a redução significativa dos custos operacionais das companhias.
Mas, para saber como implementar a gestão por processos, primeiro precisamos esclarecer alguns pontos-chave sobre o tema:
- o que é a gestão por processos?
- quais as características desta metodologia?
- qual a importância da gestão por processos em um negócio?
- quais os desafios e as ferramentas que auxiliam na implementação?
Continue a leitura e descubra!
O que é gestão por processos?
Gestão por processos é uma abordagem administrativa que foca na otimização e melhoria contínua dos procedimentos internos de uma organização. Seu principal objetivo é alcançar mais eficiência, qualidade e satisfação dos consumidores.
Para tanto, inclui ações como mapear, analisar, documentar e gerenciar o fluxo de trabalho de forma integrada e estratégica, focada na obtenção de resultados positivos.
TOP 5 características da gestão por processos
As principais características da gestão por processos são:
- foco nos processos, e não nas funções: a gestão por processos prioriza o fluxo de trabalho como um todo, e não as ações individuais de cada setor;
- melhoria contínua: por meio da gestão por processos, você pode buscar a atualização e melhoria constante dos processos da empresa;
- visão holística: a gestão por processos promove visão global da organização e considera como os procedimentos se conectam para entregar valor ao cliente;
- medição e controle: envolve o uso de indicadores de desempenho (KPIs) para monitorar e avaliar a eficiência do fluxo de trabalho e dos colaboradores;
- tecnologia como suporte: todos os procedimentos contam com ferramentas tecnológicas, como a automação inteligente de processos, para agilizar e melhorar as entregas.
Qual a importância da gestão por processos?
A importância da gestão por processos está justamente em sua capacidade de aumentar a eficiência e agilidade das organizações. Por meio desta metodologia, a gestão orienta toda a execução das tarefas para os resultados, e não para a mera realização dos procedimentos. Desta forma, as entregas têm mais qualidade e os resultados tendem a ser mais positivos.
Isso porque a metodologia promove a melhoria da qualidade dos produtos/serviços, mais flexibilidade, tomada de decisões informadas e foco no cliente. Entenda melhor.
Melhoria da qualidade dos produtos ou serviços
Ao focar em padronização e otimização, a gestão por processos aumenta a qualidade dos produtos ou serviços. A metodologia garante que as atividades sigam padrões pré-estabelecidos e reduz a variabilidade dos resultados.
Mais flexibilidade e adaptabilidade
Organizações que adotam a gestão por processos se adaptam mais rapidamente às mudanças de mercado e demandas dos clientes. A estrutura da metodologia facilita a identificação e implementação de alterações estratégicas, sem afetar a operação global.
Tomada de decisões baseadas em dados
Empresas que focam em como implementar a gestão por processos baseiam suas decisões em dados estratégicos, coletados e armazenados pelas ferramentas e sistemas. Desta forma, todas as escolhas são mais seguras, assertivas e têm o respaldo de informações sólidas e reais, e não achismos.
Foco no cliente
A gestão por processos coloca o cliente no centro da estratégia organizacional. Desta forma, ao alinhar os processos, você entrega mais valor e garante experiências mais positivas, com maiores níveis de satisfação, e conquista a lealdade de quem consome a sua marca.
Quais os principais benefícios da gestão por processos?
Ao adotar ações como implementar a gestão por processos, você desfruta de benefícios altamente estratégicos e valiosos para a operação e receita do seu negócio. Confira, a seguir, as 6 principais vantagens de utilizar esta metodologia.
- Mais eficiência operacional
A otimização dos processos internos elimina desperdícios, reduz o tempo de execução das atividades e maximiza o uso de recursos. Desta forma, há um impacto positivo na eficiência operacional e aumento exponencial da produtividade.
- Redução de custos
Com processos mais eficientes, menos redundantes e a aplicação de tecnologias específicas para evitar erros, a gestão por processos permite uma redução significativa dos custos operacionais. Assim, você pode realocar os investimentos e torná-los mais estratégicos para o negócio.
- Aumento na qualidade dos produtos e serviços
Como já mencionamos, atitudes como implementar a gestão por processos são excelentes formas de aumentar a qualidade dos produtos ou serviços ofertados.
A padronização e otimização dos procedimentos permite que as entregas sigam um parâmetro previamente estabelecido, o que reduz as chances de erros e falhas em geral.
- Integração e comunicação mais efetivas
A gestão por processos proporciona uma melhoria significativa na comunicação e integração entre setores e colaboradores.
A visão global facilita o entendimento e o engajamento dos times, que passam a compreender mais profundamente a importância de todos na busca pelas metas e objetivos da empresa.
- Conformidade e compliance
A formalização dos processos e a padronização das atividades facilita o cumprimento de normas internas e das legislações brasileiras — ou estrangeiras, quando necessário. Desta forma, as auditorias são mais fáceis, e você não corre o risco de incorrer em multas ou outras penalidades.
- Inovação e competitividade
A análise contínua só é possível quando você entende como implementar a gestão por processos.
Ou seja, por meio desta metodologia, você é capaz de identificar oportunidades estratégicas para crescer, adotar novas tecnologias e ajudar a empresa a se manter competitiva num mercado em constante atualização.
Pronto, agora você conhece alguns dos benefícios da gestão por processos!
O próximo passo é entender, na prática, como implementar esta metodologia no seu negócio. É o que veremos a seguir.
Como implementar a gestão por processos?
Depois de compreender o que é e quais os benefícios, você precisa saber como implementar a gestão por processos de forma eficiente no seu negócio. Para te ajudar, preparamos um tutorial simplificado. Confira o passo a passo a seguir.
- Identificação e mapeamento dos processos
Liste todos os processos-chave da empresa, desde os principais até os procedimentos de suporte.
Colete feedbacks de colaboradores, observe as atividades diárias e crie um mapeamento de processos que forneça uma visão global e clara de como as tarefas são realizadas e quem são os responsáveis. Assim, você localiza gargalos e eventuais ineficiências.
- Analise os processos atuais
Avalie o documento originado da etapa anterior em busca de pontos fracos ou aspectos passíveis de otimização.
Utilize os dados fornecidos pelo sistema para compreender onde estão os problemas e qual a melhor forma de solucioná-los: contratação de novos profissionais? Adoção de novas tecnologias?
- Proponha novas estruturas organizacionais
Com base na análise realizada, proponha uma forma para reestruturar os processos. Leve em consideração a possibilidade de implementar novas atividades, mas também cogite excluir as etapas que não agregam valor ou causam ineficiências no fluxo.
Lembre-se de automatizar as tarefas e simplificar tudo o que for possível para evitar perda de qualidade ou eficiência.
- Defina KPIs estratégicos
Estabelecer métricas de desempenho e indicadores de performance (KPIs) ajuda a avaliar o funcionamento dos processos e o comportamento dos times. Além disso, esses valores permitem a identificação de melhorias e garantem mudanças positivas na companhia por meio de dados concretos e constantemente atualizados.
- Automatize a operação
As melhores ferramentas para implementar a gestão por processos também podem te auxiliar na automação de tarefas repetitivas e burocráticas. Desta forma, além de adotar uma metodologia estratégica, você também otimiza o seu fluxo ao reduzir o tempo de execução das atividades e torná-las mais eficientes.
- Monitore e avalie o desempenho
É essencial acompanhar e avaliar constantemente o desempenho do novo modelo de trabalho. Assim, você evita desatualizações ou obsolescências, mantém a operação sempre funcional e os colaboradores informados sobre as eventuais mudanças necessárias ou novas formas de atuação.
- Revise e atualize o fluxo
Atualizar o fluxo é indispensável às empresas que querem manter-se competitivas. O mercado muda constantemente e, para evitar prejuízos, é essencial realizar upgrades constantes, tanto nas tecnologias utilizadas, quanto nos conhecimentos dos times que compõem o fluxo.
Estes são os passos básicos para saber como implementar a gestão por processos! É claro que, a depender da complexidade do negócio ou das necessidades específicas da sua empresa, o procedimento pode ser mais ou menos intrincado.
Por isso, lembre-se de montar equipes de serviços de tecnologia da informação devidamente capacitadas e aptas a manusear as ferramentas para implementar a gestão por processos.
4 ferramentas para implementar a gestão por processos que você precisa conhecer
Você notou que o procedimento para saber como implementar a gestão por processos envolve a elaboração e análise de documentos e dados específicos, não é? Portanto, para te ajudar a vencer estas etapas, confira 4 ferramentas estratégicas que te ajudam na adoção desta metodologia.
- Softwares de BPM
Também conhecidos como BPMS (ferramentas de gestão de processos de negócios), esses sistemas dão suporte ao BPM e permitem a modelagem, automação e otimização dos procedimentos de um negócio do início ao fim. Este software é o principal responsável pela redução nos custos e no tempo de execução das atividades.
- Mapeamento dos processos
Mapear é o mesmo que documentar visualmente as etapas em um fluxo de trabalho. Com o mapeamento dos processos, você cria um diagrama claro e facilmente inteligível por todas as pessoas da organização. Assim, todos sabem quais as próprias atribuições, quais os setores envolvidos na entrega e como tudo deve caminhar até a obtenção do resultado.
- Indicadores de desempenho (KPIs)
Os KPIs são métricas que te ajudam a mensurar, avaliar e monitorar constantemente o andamento dos processos e o nível de desempenho dos colaboradores. É por meio dessas informações que você enxerga possibilidades de otimização ou mudanças estratégicas na execução das tarefas que compõem o fluxo de trabalho.
- Ferramentas de automação
Esses sistemas são capazes de tornar autônoma a realização de tarefas específicas, baseadas em regras fornecidas pela liderança. Desta forma, é possível eliminar a força de trabalho humana, reduzir erros e diminuir significativamente os investimentos necessários para o cumprimento das etapas.
Estas ferramentas, quando combinadas, fornecem uma base sólida para a gestão por processos e permitem que as empresas otimizem suas operações em busca de melhores resultados, mais eficiência e precisão.
Quais os desafios da implementação da gestão por processos e como vencê-los?
Assim como implementar a gestão por processos oferece benefícios valiosos à companhia, também existem alguns desafios a considerar na hora de adotar esta metodologia:
- resistência às mudanças;
- falta de apoio da liderança;
- falta de conhecimento;
- falta de visibilidade e conhecimento sobre os processos;
- ausência de especialistas.
Todas essas questões fazem diferença, não somente na hora de implementar a gestão por processos, como na elaboração do dia a dia operacional e até nos resultados obtidos.
Por esta razão, é essencial a liderança tomar a frente e garantir que, desde o primeiro momento, a implementação siga o passo a passo apresentado e, claro, as orientações fornecidas pelos especialistas no assunto.
Portanto, para iniciar a transformação digital completa da sua companhia e entender como implementar a gestão por processos sem sofrer prejuízos, conte com a Lecom.
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